什么是整合管理?整合什么?如何整合?
1、整合管理包括識別、定義、組合、統一和協調各項目管理過程組的過程和活動而展開的過程及項目管理活動。
2、整合的內容包括:范圍、進度、成本、質量、資源、采購、溝通、相關方、風險等九個過程領域。
3、如何整合?在各個相互沖突的目標與方案之間進行權衡和選擇:資源分配、平衡競爭性需求、研究各種備選方法、為實現項目目標而裁剪過程、管理各個項目管理知識領域之間的依賴關系。
制定項目章程
什么是項目章程?
項目章程是編寫一份正式批准項目並授權項目經理在項目活動中使用組織資源的文件的過程。
項目章程是由項目啟動者或發起人發布的,項目章程一旦被批准,就標志着項目的正式啟動,在項目中,應盡早確認並任命項目經理,最好在制定項目章程時就任命,且總應在規划開始之前任命,項目章程可由發起人編制,或者由項目經理和發起機構合作編制。
項目章程主要作用是什么?
明確項目和組織戰略目標之間的直接聯系,確立項目的正式地位,並展示組織對項目的承諾。
主要內容包括:
項目目的、可測量的項目目標和相關的成功標准、高層級需求、高層級項目描述、項目的主要風險、總體里程碑進度計划、總體預算、關鍵相關方名單、項目的審批要求、項目推出標准、委派的項目經理及其職責和職權、發起人或其他批准項目章程人員的姓名和職權。
例題時間
1、在一個項目的早期階段,項目經理與許多相關方開會,就項目的目標,關鍵可交付成果達成共識。項目經理現在可以完成哪份文件?
A: 項目管理計划
B: 商業論證
C: 項目章程
D: 可行性計划
答案:C
什么情況下會被簽發項目章程。(大家達成共識)
2、由於組織管理層的變化,一名新的項目相關方被分配到項目上,新的項目相關方請求高層級需求以及職權級別相關的信息。若要幫助該項目相關方,項目經理應該查閱哪份文件?
A: 范圍管理計划
B: 項目章程
C: 項目范圍說明書
D: 項目管理計划
答案:B (題目中描述有高層級需求,屬於項目章程中的內容)
3、在討論一個新項目的相關方會議上,運營經理表示他們不知道項目經理有權使用他們部門的資源,項目經理應該做什么?
A: 讓發起人與運營經理會談
B: 與運營經理單獨會面以澄清期望
C: 向運營經理發送正式的通知備忘錄
D: 向運營經理提供一份項目章程的副本
答案:D (項目章程中有規定項目經理的職責和職權,項目經理和運營經理是平行職權,無須單獨找他,在會議中可直接提出)
4、一位新發起人被分配到一個項目,項目經理發現項目章程中有不正確的信息
項目經理應該做什么?
A: 召開項目團隊會議來糾正問題
B: 查看項目的商業論證文件
C: 請求發起人批准更正后的項目章程
D: 提交變更請求表以變更原始項目章程
答案:D,誰批准誰修改,發起人批准項目章程。
5、一公司計划擴大其網站的服務范圍,項目經理要根據已批准的項目章程搜集相關需求信息,為了項目的可交付成果達成一致,項目經理需要做哪些工作?
A: 與相關方和主題專家召開焦點小組會議
B: 對關鍵相關方進行引導
C: 與相關方舉行頭腦風暴
D: 訪談項目發起人和關鍵相關方,了解更多需求信息
答案:B 焦點小組不用達成共識,是展開討論。考點,工具與技術,關鍵詞,達成一致,用工具(引導)來達成一致。
輸出---假設日志
在項目啟動之前編制商業論證時,識別高層級的戰略和運營假設條件與制約因素。這些假設條件與制約因素應納入項目章程。
較低層級的活動和任務假設條件在項目期間隨着諸如定義技術規范、估算、進度和風險等活動的開展而生成。假設日志用於記錄整個項目生命周期中的所有假設條件和制約因素。
制定項目管理計划
1、什么是項目管理計划?
項目管理計划是定義、准備和協調項目計划的所有組成部分,並把它們整合為一份綜合項目管理計划的過程。
2、項目管理計划的作用?
項目管理計划的作用是生成一份綜合文件,用於確定所有項目工作的基礎及其執行方式,它僅展開一次或僅在項目的預定義先開展。
3、項目管理計划的內容?
范圍管理計划,需求管理計划、進度管理計划、成本管理計划、質量管理計划、資源管理計划、溝通管理計划、風險管理計划、采購管理計划、相關方管理計划、變更管理計划、配置管理計划。
4、項目管理計划三大基准
范圍基准、進度基准、成本基准。
項目管理計划應基准化,至少應規定項目的范圍、時間、成本方面的基准,以便據此考核項目執行情況和管理項目績效。
在確定基准之前,可能要對項目管理計划進行多次更新,且這些更新無須遵循正式流程。但是,一旦確定了基准,就只能通過實施整體變更控制過程進行更新。
項目啟動會(開工會議 Kick-off meeting)
項目啟動會通常意味着規划階段結束和執行階段開始,旨在 1、傳達項目目標 2、獲得團隊對項目的承諾 3、闡明每個相關方的角色和職責。
項目啟動會可能在不同時間點舉行,對於多階段的項目,通常在每個階段開始時都要舉行一次項目啟動會。
目標:審查項目管理計划,獲得團隊對於項目的承諾。
項目啟動會議(Initiating Meeting)開始時間:啟動階段結束時召開的會議 目的:發布項目章程,任命項目經理並賦予其使用組織資源的權利
開工會議 Kick-off meeting 開始時間: 項目管理計划完成后,實施之前召開 目的: 1、傳達項目目標 2、獲得團隊對項目的承諾 3、闡明每個相關方的角色和職責。
指導與管理項目工作
是執行過程組的子過程
是為實現項目目標而領導和執行項目管理計划中所確定的工作,並實施已批准變更的過程。
主要作用:對項目工作和可交付成果開展綜合管理,以提高項目成功的可能性。(本過程需要在整個項目期間開展)
輸入:項目管理計划,項目文件(變更日志、經驗教訓登記冊、里程碑清單、項目溝通記錄、項目進度計划、需求跟蹤矩陣、風險登記冊、風險報告)、批准的變更請求
輸出:可交付成果,工作績效數據
問題日志
在整個項目生命周期中,項目經理通常會遇到問題,差距,不一致或意外沖突。項目經理需要采取某些行動加以處理,以免影響項目績效。
問題日志是一種記錄和跟進所有問題的項目文件,所需記錄和跟進的內容包括:
問題類型、問題描述、由誰負責解決問題、問題狀態、問題提出者和提出時間、問題優先級、目標解決日期、最終解決情況。
什么時候使用問題日志?
1、已經產生的問題,問題的跟蹤、解決方案等都要查看/更新問題日志
2、尋找”問題,缺陷,問題如何解決“等關鍵字。
四部曲:記錄-找原因-評估對象的影響-解決方案
變更請求
變更請求是關於修改任何文件、可交付成果或基准的正式提議。任何項目相關方都可以提出變更請求,應該通過實施整體變更控制過程對變更請求進行審查和處理。
變更請求源自項目內部或外部,是可選或由法律(合同)強制的。變更請求可能包括:
1、 缺陷補救(為了修正不一致產品或產品組件的有目的的活動)---一般是項目有質量問題時需要用到
2、修正措施(為使項目工作績效重新與項目管理計划一致,而進行的有目的的活動) --項目進度有偏差,績效有問題時用到
3、預防措施(為確保項目工作的未來績效符合項目管理計划,而進行的有目的的活動)
4、更新(對正式受控的項目文件或計划等進行的變更,以反映修改或增加的意見或內容)CCB(變更控制委員會,一個職能部門,變更請求的申請是由它來審批的)
