什么是整合管理?整合什么?如何整合?
1、整合管理包括识别、定义、组合、统一和协调各项目管理过程组的过程和活动而展开的过程及项目管理活动。
2、整合的内容包括:范围、进度、成本、质量、资源、采购、沟通、相关方、风险等九个过程领域。
3、如何整合?在各个相互冲突的目标与方案之间进行权衡和选择:资源分配、平衡竞争性需求、研究各种备选方法、为实现项目目标而裁剪过程、管理各个项目管理知识领域之间的依赖关系。
制定项目章程
什么是项目章程?
项目章程是编写一份正式批准项目并授权项目经理在项目活动中使用组织资源的文件的过程。
项目章程是由项目启动者或发起人发布的,项目章程一旦被批准,就标志着项目的正式启动,在项目中,应尽早确认并任命项目经理,最好在制定项目章程时就任命,且总应在规划开始之前任命,项目章程可由发起人编制,或者由项目经理和发起机构合作编制。
项目章程主要作用是什么?
明确项目和组织战略目标之间的直接联系,确立项目的正式地位,并展示组织对项目的承诺。
主要内容包括:
项目目的、可测量的项目目标和相关的成功标准、高层级需求、高层级项目描述、项目的主要风险、总体里程碑进度计划、总体预算、关键相关方名单、项目的审批要求、项目推出标准、委派的项目经理及其职责和职权、发起人或其他批准项目章程人员的姓名和职权。
例题时间
1、在一个项目的早期阶段,项目经理与许多相关方开会,就项目的目标,关键可交付成果达成共识。项目经理现在可以完成哪份文件?
A: 项目管理计划
B: 商业论证
C: 项目章程
D: 可行性计划
答案:C
什么情况下会被签发项目章程。(大家达成共识)
2、由于组织管理层的变化,一名新的项目相关方被分配到项目上,新的项目相关方请求高层级需求以及职权级别相关的信息。若要帮助该项目相关方,项目经理应该查阅哪份文件?
A: 范围管理计划
B: 项目章程
C: 项目范围说明书
D: 项目管理计划
答案:B (题目中描述有高层级需求,属于项目章程中的内容)
3、在讨论一个新项目的相关方会议上,运营经理表示他们不知道项目经理有权使用他们部门的资源,项目经理应该做什么?
A: 让发起人与运营经理会谈
B: 与运营经理单独会面以澄清期望
C: 向运营经理发送正式的通知备忘录
D: 向运营经理提供一份项目章程的副本
答案:D (项目章程中有规定项目经理的职责和职权,项目经理和运营经理是平行职权,无须单独找他,在会议中可直接提出)
4、一位新发起人被分配到一个项目,项目经理发现项目章程中有不正确的信息
项目经理应该做什么?
A: 召开项目团队会议来纠正问题
B: 查看项目的商业论证文件
C: 请求发起人批准更正后的项目章程
D: 提交变更请求表以变更原始项目章程
答案:D,谁批准谁修改,发起人批准项目章程。
5、一公司计划扩大其网站的服务范围,项目经理要根据已批准的项目章程搜集相关需求信息,为了项目的可交付成果达成一致,项目经理需要做哪些工作?
A: 与相关方和主题专家召开焦点小组会议
B: 对关键相关方进行引导
C: 与相关方举行头脑风暴
D: 访谈项目发起人和关键相关方,了解更多需求信息
答案:B 焦点小组不用达成共识,是展开讨论。考点,工具与技术,关键词,达成一致,用工具(引导)来达成一致。
输出---假设日志
在项目启动之前编制商业论证时,识别高层级的战略和运营假设条件与制约因素。这些假设条件与制约因素应纳入项目章程。
较低层级的活动和任务假设条件在项目期间随着诸如定义技术规范、估算、进度和风险等活动的开展而生成。假设日志用于记录整个项目生命周期中的所有假设条件和制约因素。
制定项目管理计划
1、什么是项目管理计划?
项目管理计划是定义、准备和协调项目计划的所有组成部分,并把它们整合为一份综合项目管理计划的过程。
2、项目管理计划的作用?
项目管理计划的作用是生成一份综合文件,用于确定所有项目工作的基础及其执行方式,它仅展开一次或仅在项目的预定义先开展。
3、项目管理计划的内容?
范围管理计划,需求管理计划、进度管理计划、成本管理计划、质量管理计划、资源管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、采购管理计划、相关方管理计划、变更管理计划、配置管理计划。
4、项目管理计划三大基准
范围基准、进度基准、成本基准。
项目管理计划应基准化,至少应规定项目的范围、时间、成本方面的基准,以便据此考核项目执行情况和管理项目绩效。
在确定基准之前,可能要对项目管理计划进行多次更新,且这些更新无须遵循正式流程。但是,一旦确定了基准,就只能通过实施整体变更控制过程进行更新。
项目启动会(开工会议 Kick-off meeting)
项目启动会通常意味着规划阶段结束和执行阶段开始,旨在 1、传达项目目标 2、获得团队对项目的承诺 3、阐明每个相关方的角色和职责。
项目启动会可能在不同时间点举行,对于多阶段的项目,通常在每个阶段开始时都要举行一次项目启动会。
目标:审查项目管理计划,获得团队对于项目的承诺。
项目启动会议(Initiating Meeting)开始时间:启动阶段结束时召开的会议 目的:发布项目章程,任命项目经理并赋予其使用组织资源的权利
开工会议 Kick-off meeting 开始时间: 项目管理计划完成后,实施之前召开 目的: 1、传达项目目标 2、获得团队对项目的承诺 3、阐明每个相关方的角色和职责。
指导与管理项目工作
是执行过程组的子过程
是为实现项目目标而领导和执行项目管理计划中所确定的工作,并实施已批准变更的过程。
主要作用:对项目工作和可交付成果开展综合管理,以提高项目成功的可能性。(本过程需要在整个项目期间开展)
输入:项目管理计划,项目文件(变更日志、经验教训登记册、里程碑清单、项目沟通记录、项目进度计划、需求跟踪矩阵、风险登记册、风险报告)、批准的变更请求
输出:可交付成果,工作绩效数据
问题日志
在整个项目生命周期中,项目经理通常会遇到问题,差距,不一致或意外冲突。项目经理需要采取某些行动加以处理,以免影响项目绩效。
问题日志是一种记录和跟进所有问题的项目文件,所需记录和跟进的内容包括:
问题类型、问题描述、由谁负责解决问题、问题状态、问题提出者和提出时间、问题优先级、目标解决日期、最终解决情况。
什么时候使用问题日志?
1、已经产生的问题,问题的跟踪、解决方案等都要查看/更新问题日志
2、寻找”问题,缺陷,问题如何解决“等关键字。
四部曲:记录-找原因-评估对象的影响-解决方案
变更请求
变更请求是关于修改任何文件、可交付成果或基准的正式提议。任何项目相关方都可以提出变更请求,应该通过实施整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。
变更请求源自项目内部或外部,是可选或由法律(合同)强制的。变更请求可能包括:
1、 缺陷补救(为了修正不一致产品或产品组件的有目的的活动)---一般是项目有质量问题时需要用到
2、修正措施(为使项目工作绩效重新与项目管理计划一致,而进行的有目的的活动) --项目进度有偏差,绩效有问题时用到
3、预防措施(为确保项目工作的未来绩效符合项目管理计划,而进行的有目的的活动)
4、更新(对正式受控的项目文件或计划等进行的变更,以反映修改或增加的意见或内容)CCB(变更控制委员会,一个职能部门,变更请求的申请是由它来审批的)