項目PMP之四——項目整合管理

一、定義：隸屬於項目管理過程組中的各種過程和項目管理活動進行識別、定義、組合、統一和協調的各個過程

二、過程：

1. 制定項目章程：對於啟動階段和規划階段的一切過程進行統一整合；標示着項目正式啟動；正式批准初步要求，並任命授權項目經理；批准代表項目正式啟動
   • 定義：授權項目經理使用組織資源開始項目活動的文件，記錄可交付產物的高層級信息
   • 輸入：
     • 商業文件：商業論證，同時包含業務需求和成本效益分析，用於確認項目的合理性和項目邊界
     • 協議：可正式合同類型，也可非正式的口頭或電子郵件
     • 事業環境因素：法律規則，市場條件，組織文化，組織治理框架
     • 組織過程資產：標准過程、政策、過程等
   • 使用工具：產出高層次、宏觀和總體性內容
     • 專家判斷：風控小組
     • 數據收集：頭腦風暴（需要引導者引導）、焦點小組（同職能）、訪談（私密，1對1）
     • 人際和團隊：沖突管理、引導、會議管理
   • 輸出：
     • 項目章程：高層級
       • 范圍：目的、需求、描述、可交付成果，即功能
       • 時間：里程碑計划
       • 成本：預算
       • 質量：成功標准、審批要求、退出標准（關閉或取消項目）
       • 資源：相關方、項目經理、發起人
       • 風險
     • 假設日志：假設和制約（未來風險預測，層級低）；高層次的納入項目章程
2. 制定項目管理計划：制定后續執行、監控、結尾的相關流程；制定項目管理計划，即基准化（管理的主要工具）；漸進明細地不斷更新
   • 輸入添加其他子過程規划計划
   • 工具：同1，區別在於數據收集可通過核對單（checklist）來處理
     • 啟動會議（kickoff meeting）：標識規划結束，執行階段開始；確認所有相關方職責，確認項目目標
   • 輸出：
     • 變更管理計划的臨界值，通過規划過程輸出、事業環境因素和組織過程資產確認
     • 文字順序有講究，需要記住項目管理計划的部分，非此18項則是項目文件，此類文件根據需求而編寫，實現高效管理
     • 
3. 指導與管理項目工作：目標提高項目成功率；實際操作為管理計划中所確認的工作，並實施已批准變更
   • 輸入：
     • 項目管理計划、項目文件、事業環境因素、組織過程資產
     • 批准的變更：
       • 糾正措施：使當前績效和計划重新一致
       • 預防措施：風險控制，使未來績效符合計划
       • 缺陷補救：質量控制
       • 更新：相關方需求變更
   • 工具：
     • 專家判斷、會議
     • 項目管理信息系統：
       • 工作授權系統：用來授權開始項目工作的正式程序，以保證項目工作由正確的組織、在正確的時間以正確的順序執行（防止鍍金）
       • 進度計划軟件工具
       • 配置管理系統
       • 信息收集與發布系統
       • 自動化界面
       • 自動獲取KPI
   • 輸出：
     • 可交付成果，第一版完成就開始進行變更管理
     • 工作績效數據：記錄的原始數據和測量值
     • 問題日志：項目文件，管理問題；跟隨監控進行記錄
     • 關鍵字：存在功能滿蔓延和預算超支，存在多個內容計划，參考只能是項目管理計划
     • 變更請求：
       • 變更過程口訣1：1溝2記3流程4日志5更新6實施（1與提出者溝通，評估影響；2記錄變更單；3流程審批；4記錄變更日志；5更新項目計划；6實施新計划）
       • 變更類型口訣2：糾正->拉績效；預防->控風險；缺陷->補質量；更新->客戶提（團隊的不算）
4. 管理項目知識：知識管理，以便后續學習； 盡可能將隱性知識轉化成顯性知識；知識分享和集成
   • 關鍵營造相互信任的氣氛，激勵團隊成員
   • 工具：
     • 專家判斷、人際團隊技能
     • 知識管理：
       • 組織員工進行分享隱性知識，通常前期通過面對面方式，后期可虛擬互動；例如故事會、興趣小組、研討、茶座等
       • 顯性知識分享，建立人與知識的關系，並用互動和信息管理工具來維護信息的傳遞
     • 信息管理：創建人們和知識的聯系，促進顯性知識的分享；例如文件、經驗教訓登記冊、圖書館、項目管理信息系統
   • 輸出：
     • 項目管理計划更新、組織過程資產更新
     • 經驗教訓登記冊：早期階段創建，可作為階段輸入，同時可在輸出進行修改；最終成為組織過程資產
5. 監控項目工作：跟蹤、審查和調整項目進度；分析測試結果並預測趨勢，從而推進過程改進
   • 輸入：工作績效信息：執行階段獲得數據，分析產出的值
   • 輸出：
     • 工作績效報告：全面評價項目狀態；並作為決策和采取行動的依據
       • 價值：PV（計划價值），EV（掙值），AC（實際成本）
       • 偏差：進度=EV-PV；成本=EV-AC
       • 績效指數：進度=EV/PV；成本=EV/AC
   • 工具：
     • 專家判斷、會議
     • 決策：一致同意、大多數同意和相對多數同意
     • 數據分析：備案分析、成本效益分析、掙值分析、根本原因分析、趨勢與偏差分析、決策
6. 實施整體變更控制：貫穿項目始終；審查、批准並管理；無論變更與否都應記錄變更日志並納入組織過程資產
   
   • 工具：
     • 專家判斷、會議、決策
     • 變更控制工具：
       • 配置控制：用於關注可交付成果的功能特征和物理特征；過程包含：識別配置項、記錄並報告配置項狀態、進行配置項核實和審計
       • 變更控制：識別變更 -> 記錄變更 -> 做變更決定 -> 跟蹤變更
     • 數據分析：備選方案分析和成本效益分析
   • 審批權限：量化指定
     • 項目經理：緊急情況變更
     • 發起人：項目章程變更
     • 變更控制委員會：項目計划中18個文件的變更
     • 客戶：需求變更
   • 變更控制委員會（CCB\CAB）：臨時存在；同一變更同一時間不能重復出現（防止舞弊）
7. 結束項目或階段：確認工作完成，采購合同完成，移交可交付成果，交付最終收尾報告，滿意度調研，總結，存檔，釋放資源；確保之前階段有關的所有活動均已完成
   • 輸入：
     • 驗收的可交付成果：包括中間段的驗收，提供驗收文件
     • 采購文件：所有涉及采購文件歸檔
     • 商業文件（效益管理計划）、協議：確認符合目標
   • 工具：
     • 專家判斷、會議（總結會）
     • 數據分析：文件分析（現有項目文件）；回歸分析（變量值關聯分析）；趨勢分析（模式有效性）；偏差分析（最終目標和計划目標分析）
   • 項目提前完成，先調查和記錄中止原因，並將已完成或未完成項目交接他人

 

 三、趨勢：掌握項目總體情況，對整個項目承擔最終責任

1. 使用自動化工具：PMIS，實現項目目標和效益；CRM,ERP
2. 使用可視化工具：jira/confluence，獲取和監督項目，實時狀態；excel，project
3. 項目知識管理：累計控制流動率
4. 增加項目經理的職能：啟動前准備帶入項目經理；團隊培養（xp，師徒）
5. 混合型：新的技術或工具，變革；敏捷