項目管理【04】 | 項目整體管理-制定項目章程


項目整體管理是項目管理十大知識領域的第一個領域。整體管理就是將范圍、進度、成本、質量、人力資源、溝通、風險和采購等幾個相互影響而又制約的方面有效形成整體,為項目的整體利益而工作,並努力在各個相互沖突的目標與方案之間權衡取舍。項目整體管理包括六個過程:

(1)制定項目章程(啟動組):設定目標

(2)制訂項目管理計划(計划組):達到目的的途徑

(3)指導與管理項目執行(執行組):按照既定的計划和批准的變更執行活動達到目標,通過收集數據,形成工作績效數據

(4)監控項目工作(監控組):用計划的和批准的變更的標尺測量實際的項目

(5)實施整體變更控制(監控組):啟動變更,形成信息,得到工作績效信息

(6)結束項目或階段(收尾組):正式結束項目或階段,總結經驗教訓,形成知識管理

 

以下是六個過程的輸入、工具和技術、輸出:

 

本節着重講述第一個過程——制定項目章程。

 

1、項目章程是正式批准項目的文件。由於項目章程要授權項目經理在項目活動中動用組織的資源,所以,項目經理任何時候都應該在規划開始之前被委派,最好是在制定項目章程之時。項目章程是由項目實施組織外部簽發的。

 

2、項目章程的內容包括以下幾方面:

(1)項目目的或批准項目的原因

(2)可測量的項目目標和相關的成功標准

(3)項目的總體要求

(4)概括性的項目描述

(5)項目的主要風險

(6)總體里程碑進度計划

(7)總體預算

(8)項目審批要求

(9)委派的項目經理及其職責和職權

(10)發起人或其他批准項目章程的人員的姓名和職權

 

3、制定項目章程是制定一份正式批准項目或階段的文件。項目章程的批准,標志着項目的正式啟動。在項目中,應盡早確認並認命項目經理,由於項目章程將授權項目經理在項目活動中使用組織資源,項目經理應該參與制定項目章程。

項目由項目以外的人員批准,如發起人、項目管理辦公室或項目組合指導委員會,項目章程經啟動者簽字,即標志着項目獲得批准。

 

4、制定項目章程的ITO(輸入、工具和技術、輸出)詳解:

①  協議。定義了啟動項目的初衷,包括合同、協議、意向書等多種形式。

②  項目工作說明書。是對應由項目提供的產品或服務的文字說明,指明業務需求,或產品范圍,或戰略計划。

③  商業論證。從商業角度提供必要的信息,決定項目是否值得投資,包含業務需求、成本效益分析等。

④  事業環境因素。對項目成功有影響的環境因素和制度、文化、資源、風險承受力等。

⑤  組織過程資產。對項目成功有影響的資產,包括組織進行工作的過程與程序、組織整體信息存儲檢索知識庫。

⑥  專家判斷。具有專門知識或訓練的集體或個人,將其評價和知識運用於項目管理。

⑦  引導技術。通過一定的工具進行指導和引導項目規划和計划階段的制定,如頭腦風暴、沖突管理、問題解決和會議管理等。

⑧  項目章程。是對項目名稱、時間、項目經理、依據、目標、干系人等進行正式約定和批准的文件。

 

另外,制定項目章程的依據和“項目選擇”、“項目目標”兩個命題息息相關,下面分別進行說明。

5、項目選擇方法的用途是確定組織選擇哪一個項目。這些方法分為兩類:

(1)效益測定方法。如比較法、評分模型、對效益的貢獻或經濟學模型。

(2)數學模型。如利用線性、非線性、動態、整數或多目標編程算法。

財務方面的考慮通常是項目選擇的重要考慮因素,對項目財務價值評價常用以下三種方法:

(1)凈現值分析:把所有預期的未來現金流入與流出都折算成現值,計算預期的凈貨幣收益,為正數時項目才可以考慮。

t為現金流的持續時間,A為每年的現金流量,r為折現率

(2)投資收益率分析:凈收入除以投資額

ROI=(總的折現收益-總的折現成本)/折現成本

(3)投資回收期分析:用凈現金流入補償凈投資所用的時間

 

6、項目啟動會議是啟動項目的一種常用方式。項目啟動會議一般由項目經理負責組織和召開,會議目的是主要利益相關者明確項目的目標、范圍、需求、背景及各自的職責與權限。

 

7、項目目標是項目欲達到的境地或標准。項目目標必須要量化,是可度量的、具體的、可達到的、與企業戰略目標相關的、有時間限制的。成果目標和約束目標之間經常發生矛盾,項目團隊一定要分清其輕重緩急,一般來說,約束目標要讓位於成果目標。

 

制定項目章程是啟動一個項目或階段的必要前提。制定項目章程基本上就是將業務需求、上項目的理由、當前對顧客要求的理解,以及用來滿足這些要求的產品、服務或成果形成文件,是對項目或階段的一個宏觀概括。下文中,將對項目章程進行進一步分解,以形成切實可行的項目計划,敬請期待~


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