企業溝通機制

公司內部溝通機制

第一條 制定目的

為提高工作效率，避免出現因內部各環節溝通不及時或不順暢導致的工作脫節、推諉現象，根據公司管理要求及公司實際工作的需要，特制定本制度。

 

第二條 適用范圍

集團公司所有在職人員。

 

第三條行政部門權責

一、總經理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會議資料的准備，會議記錄，會議決議追蹤及呈報;

二、總經理信箱(傳統信箱以及電子信箱)的管理，定期收、發;

三、企業制度、正式文件的頒發、發行;

四、公司決議事項和總經理指令的通知、傳達;

五、有關事物的聯絡、協調、催辦。

 

第四條 其他各部門主管權責

一、出席要求參加的會議、執行會議決議;

二.根據會議要求、上級指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達會議決議及公司的政策、規章、要求等;

三、定期或不定期向總經理或分管副總經理作述職匯報，及相關業務狀況的呈報;

四、部門會議的通知、召集、會議資料的准備、會議決.議追蹤及呈振;

五、有關辜務的聯絡、協調、催辦.

 

第五條 溝通形式

一、正式的文件溝通;

二、會議溝通:例行性會議、臨時性會議;

三、非正式場合、非正規形式的溝通(公司電子郵箱、個別交談等);

四、總經理私人信箱;

五、網絡平台:公司主頁、企業論壇等:

六、公告欄、員工天地等:

七、合理化建議的征集。

第六條 具體內容

一、正式的文件溝通

1、規章、制度類文件

規定各種規章制度及作業程序、作業規范、操作標准並經相關權責主管審核、批准的正式文件，有專一主題、格式、適用期長，一般不針對具體個人、具體時間，並在相應范圍必須遵循的基礎性制度;

2、聯絡、通知類文書

進行各種具體事務聯絡、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適用期較短，針對性較具體，適用期過后，多數無保存價值或存檔年限短。另外，有些臨時性或試行性制度也可采用此類形式。

3、報告、報表類文書

(1)下級呈報上級，下屬部門呈報直接主管部門、主管.部門向公司或總經理的述職報告，專項工作匯報、及各項業務報表等，分為定期及不定期的呈遞;

(2)須定期呈報的有:

a、生產計划報表、生產月報表、品質分析報表、毛利預算表、財務收支預算、采購資金計划表等;

b、業務部的業務報表、銷售及費用月計划表及相關分析報告等;

c、財務的財務報表、財務分析報告、責任單位成本績效報告;

d、下級主管對上級主管的述職報告、工作報告。

4、會議記錄類文書

各類會議由指定人員做《會議記錄》;《會議記錄》均以郵件形式發送到各中層領導個人郵箱。