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新的三月,我們開始新的第三章。
願各位越來越好,禾木。
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PS:個人理解概述
《項目章程》是為了給各個領域(階段)的規划階段使用,在最開始的規划管理過程中作為參照的基准。
我們看到《PMBOK》中,所有的規划階段都有《項目章程》作為輸入,才能開始該階段之后內容。
規划階段都需要《項目章程》,是因為《項目章程》中包含 批准並授權項目經理在項目活動中使用組織資源,規划階段需要根據已有的資源進行規划。
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一、 文件背景
1. 涉及知識領域:ALL
2. 制定項目章程階段需參照文檔
(1)商業文件
商業文件成為制定項目章程過程的輸入。
(2)協議
在執行外部項目時,通常需要用正式的合同來達成合作協議。
3. 制定項目階段需編制文檔
項目章程
4. 制定項目章程/項目章程的定義
制定項目章程是編寫一份正式批准項目並授權項目經理在項目活動中使用組織資源的文件的過程。
項目管理計划是描述如何執行、監督和控制項目的一份文件。
5. 制定項目章程的作用
(1)明確項目與組織戰略目標之間的直接聯系,確立項目的正式地位,並展示組織對項目的承諾。
(2)編制過程中項目經理可以更好的了解項目目的、目標和預期效益,以便更有效的向項目活動分配資源。
(3)編制完成后,項目章程授權項目經理規划、執行和控制項目
(4)通過編制項目章程,來確認項目符合戰略和日常運營的需要
(5)項目章程一旦被批准,就標志着項目的正式啟動,正式批准項目並授權項目經理在項目活動中使用組織資源的文件。
6. 制定項目章程的執行時間
本過程僅開展一次或僅在項目的預定義點開展。
7. 項目章程相關方
(1)發起人編制(發起人見2.2 )
(2)由項目經理與發起機構合作編制
8. 項目章程可影響的領域/文件
項目章程是制定子計划的規划的第一項輸入,項目管理計划為制定子計划的規划的第二項輸入。
(下圖是從網絡中找到的一張與項目章程相關的整體關系圖)
二、制定項目章程工具與技術
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PS:個人概述理解
就制定項目章程的工具和技術而言,主要包含數據收集和人際關系與團隊技能兩個部分。
因為在制定項目章程的時候,我們還沒有對范圍、進度、成本、資源、風險等進行詳細的規划;
只包含項目整體的高層級需求、目標、邊界(范圍)、總體里程碑(進度)、預先批准的財務資源(資源)、整體風險、相關方等內容。
所以在制定項目章程的過程中,我們需要的技能就是如何將 邊界(范圍)、總體里程碑(進度)、預先批准的財務資源(資源)等數據收集好;
收集的過程中,與相關方交流時必要的,所以我們需要學習一些人際關系的技能。
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PS:工具與技術介紹說明
考慮到篇幅的原因,我想把工具和技術在文章中做簡單介紹,之后單獨列出章節,去做各個工具和技術的詳細介紹。
我們在之前寫過一個工具和數據的目錄,會以此目錄為索引逐步添加,也會在各個章節中添加鏈接。
(更新制定項目章程工具與技術總結鏈接:https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12548155.html)
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(一)專家判斷(關注點/會議點/討論點)
1. 組織戰略
2. 效益管理
3. 關於項目所在的行業以及項目關注的領域的技術知識
4. 持續時間和預算的估算
5. 風險識別
(二) 數據收集
1. 頭腦風暴
本技術用於在短時間內獲得大量創意,適用於團隊環境,需要引導者進行引導。
頭腦風暴由兩個部分構成:創意產生和創意分析。
制定項目章程時可通過頭腦風暴向相關方、主題專家和團隊成員收集數據、解決方案或創意。
(頭腦風暴講解鏈接:https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12507806.html)
2. 焦點小組
焦點小組召集相關方和主題專家討論項目風險、成功標准和其他議題,比一對一訪談更有利於互動交流。
(焦點小組講解鏈接:https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12544473.html)
3. 訪談
訪談是指通過與相關方直接交談來了解高層級需求、假設條件、制約因素、審批標准以及其他信息。
(訪談講解鏈接:https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12544473.html)
(三) 人際關系與團隊技能
可用於制定項目章程過程的人際關系與團隊技能包括(但不限於):
1. 沖突管理(9.5.2.1)
沖突管理有助於相關方就目標、成功標准、高層級需求、項目描述、總體里程碑和其他內容達成一致意見。
(沖突管理講解鏈接:https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12531371.html)
2. 引導
引導是指有效引導團隊活動成功以達成決定、解決方案或結論的能力。
引導者確保參與者有效參與,互相理解,考慮所有意見,按既定決策流程全力支持得到的結論或結果,以及所達成的行動計划和協議在之后得到合理執行。
(引導講解鏈接:https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12529972.html)
3. 會議管理(10.2.2.6 )
會議管理包括准備議程、確保邀請每個關鍵相關方群體的代表,以及准備和發送后續的會議紀要和行動計划。
(會議管理講解鏈接:https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12547806.html )
(四)會議
在制定項目章程過程中,與關鍵相關方舉行會議的目的是識別項目目標、成功標准、主要可交付成果、高層級需求、總體里程碑和其他概述信息。
三、 項目章程文件內容
1. 項目目的
項目是為了創造 獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。所以項目的目標就是為了創造出滿足相關方需求的產品、服務或成果。
所以在項目章程的第一部分需要將我們要創造的產品、服務或成果做簡單的概述性介紹。
項目目的在編寫商業文件的時候就已經確定的,並在項目章程中明確列出。
(1)包含領域
<1> 5.1 規划范圍管理
<2 > 8.1 規划質量管理
2. 項目概述
(1)包含領域
<1> 5.1 規划范圍管理
3. 假設條件
(1)包含領域
<1> 4.1 項目整合
在項目啟動之前編制商業論證時,識別高層級的戰略和運營假設條件與制約因素。這些假設條件與制約因素應納入項目章程。
<2> 5.1 規划范圍管理
4. 制約因素
(1)包含領域
<1> 5.1 規划范圍管理
5. 項目意圖實現的高層級需求、戰略
(1)包含領域
<1> 5.1 規划范圍管理
6. 可測量的項目目標和相關的成功標准
(1)內容獲取方式
焦點小組召集相關方和主題專家討論項目風險、成功標准和其他議題,比一對一訪談更有利於互動交流。
(2)包含領域(具體內容)
<1> 8.1 規划質量管理
7. 高層級項目描述、邊界定義以及主要可交付成果
項目章程中至少應該定義項目的高層級信息,供將來在項目管理計划的各個組成部分中進一步細化。
項目章程內容記錄了關於項目和項目預期交付的產品、服務或成果的高層級信息。
(1)包含領域(具體內容)
<1> 8.1 規划質量管理
對項目和產品特征的高層級描述。
<2> 9.1 規划資源管理
項目的高層級描述和要求。
8. 整體項目風險
9. 總體里程碑進度計划
項目章程中規定的總體里程碑進度計划會影響項目的進度管理。
(1)包含領域
<1> 6.1 規划進度管理
項目章程中規定的總體里程碑進度計划會影響項目的進度管理
<2> 9.1 規划資源管理
里程碑概況。
10. 預先批准的財務資源
(1)包含領域
<1> 7.1 項目成本管理
項目章程規定了預先批准的財務資源,可據此確定詳細的項目成本。
<2> 9.1 規划資源管理
預先批准的財務資源。
11. 關鍵相關方名單
項目章程會列出主要相關方清單,其中可能還包含與相關方角色及職責有關的信息
關鍵相關方名單。
(1)包含領域
<1> 7.1 規划成本管理
<2> 9.1 規划資源管理
12. 項目審批要求
例如,用什么標准評價項目成功,由誰對項目成功下結論,由誰來簽署項目結束
項目章程所規定的項目審批要求,也對項目成本管理有影響。
(1)包含領域
<1> 7.1 規划成本管理
項目章程所規定的項目審批要求,也對項目成本管理有影響。
<2> 8.1 規划質量管理
13. 項目退出標准
例如,在何種條件下才能關閉或取消項目或階段
14. 委派的項目經理及其職責和職權
15. 發起人或其他批准項目章程的人員的姓名和職權
16. 產品特征