項目PMP之十二——項目采購管理

 

一、定義：存在法律義務，需要對采購過程了解，非法律專家，合同約束

• 項目經理無權簽署對組織有約束力的法律文件
• 采購模式：
  • 分散式采購：無采購管理部門，項目經理有采購權
  • 集中式采購：采購專屬部門
• 協議內容：
  • 明確預期可交付成果
  • 合同未規定的任何事不具有法律強制力
  • 法律或當地文化影響層面
  • 書面規定采購規則
  • 添加項目文件未附件
  • 集中式/分散式采購
• 發展趨勢：工具更新（新型模型采購工具）；風險管理更成熟；合同的簽署更貼近國際化；物流和供應鏈國際化；技術和相關方關系提升；試用采購

二、過程：

 

        

1.  規划采購管理：
   • 定義：記錄項目采購決策、明確采購方法、識別潛在相關方；盡早確認與采購相關的角色和職責
   • 招標經典步驟：
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   • 組織過程資產：曾經用過的合同（賣方清單、采購機構、合同協議），類型總價類（3個）、成本補償類（3個）、混合型的工料合同（1個）
     • 總價類：有利於買方；關鍵字需求明確，不會出現重大范圍變更
       • 固定總價合同FFP：不允許改變（成本基於乙方，風險高）
       • 總價+激勵費用合同（FPIF）：允許績效偏離，給財務獎勵；存在上限值
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       •  總價+經濟加個調整合同（FPEPA）：特點合同周期長期（數年）、不同貨幣支付；根據條件變化事先確認的方式對合同進行最終調整；保護賣方和買方免受外界不可控影響
     • 成本補償類：有利於賣方；關鍵字范圍不明確，期間存在重大變更
       • 成本+激勵合同（CPIF）：同總價類FPIF，無上限值
       • 成本+固定費用（CPFF）：按初始估算金額百分比計算為酬勞，不會按乙方實際績效進行估算酬勞，成本實報實銷；乙方肯定不虧（靈動性）
       • 成本+獎勵合同（CPAF）：滿足籠統、主觀的績效標准下（沒有特定的百分比計算）主觀判斷給獎勵，但成本為實報實銷；乙方不虧
     • 工料合同：兼具成本補償合同和總價合同特點，時間和材料合同。關鍵字兼顧雙方利益；適用於無法快速編制出准確工作說明書的情況下擴充人員、聘用專家或尋求外部支持
     • 合同風險：
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   • 工具
     • 專家判斷
     • 數據收集：市場調研：了解市場親口光和供應商能力
     • 數據分析：
       • 自制外購分析：通過投資回報率ROI，內部報酬率IRR，現金流貼現，凈現值NPV，收益成本來估算是自制還是外購
       • 供方選擇分析：加權平均算；即讓供方知道如何評估，有何標准
         • 考慮要素及適用面：
           • 最低成本：適用標准化貨常規采購
           • 僅憑資質：適用於采購價值小的情況
           • 基於質量或技術：適用關注技術建議書質量的采購
           • 基於質量和成本：適用同時考慮技術和成本的情況
           • 獨有來源：適用沒有競爭的壟斷供方
           • 固有預算：適用范圍說明書明確，預期無變更，並且預算不可超
   • 輸出：
     • 招標文件：信息邀請書（RFI）；報價邀請書RFQ，建議邀請書RFP
     • 采購文件：提供賣方評估；文件的復雜和詳細程度要與采購的價值和風險相符合；一致並適當的應答賣方
     • 采購工作說明書SOW：通過清晰、完整的描述需求的產品、服務或成果，可讓供方評估是否有能力完成
     • 供方選擇標准：加權評分
     • 采購管理計划：采購過程中的所有活動
     • 采購策略：交付方式、合同支付類型（7類）、采購階段流轉定義
     • 自制外購的決策
     • 獨立成本估算：特定組織進行估算，並與供方的報價比對，差異大存在問題（采購說明書模糊或賣方誤解需求）
2. 實施采購：獲取賣方應答、選擇賣方並簽署合同
   • 工具：
     • 廣告：公示，擴大潛在供方名單
     • 投標人會議（承包商會議、供貨商會議或投標前會議）：提交建議書之前（投標前），保證采購要求了解清楚一致；如私下詢問需所有人知曉，不偏頗
     • 數據分析：建議書評估
     • 人際和團隊技能——談判：獲得公平合理的價格，建立良好的買賣關系（硬件：9折；軟件：65折；服務：1折）
   • 產出：
     • 選定賣方：最佳投標人；協議簽署前，需要高需要高級管理人員審批
     • 協議內容：可交付成果；進度計划、里程碑事件；績效報告；驗收標准；定價；擔保；獎勵處罰；保險；變更處理方式；終止條款等
3. 控制采購：
   • 定義：監督合同實現，實施必要變更和糾偏及關閉合同過程；確保雙方都履行法律協議
   • 根據協議內容管理乙方
   • 輸入：
     • 批准的變更：對合同的條款和條件修改，涉及采購一定需要書面形式記錄，並取得正式批准
       • 合同變更控制系統：定義修改合同的流程；事業環境因素； 管理甲方乙方的整體變更，確認雙方同意
   • 工具：
     • 合同
     • 索賠管理：替代爭議解決ADR（仲裁、居委會等）；談判時解決所有索賠和爭議的首選方案（口訣：1談判、2ADR、3上訴）
     • 數據分析：績效管理；趨勢分析（成本績效的完工預算）；掙值分析
     • 檢查：乙方的可交付產品
     • 審計：合同定義審計的權利和義務；根據審計結果可進行變更
     • 往來函件：包括買方審計與結果審查的結果，賣方需糾正的不足之處；提出警告，要求處理解決；關鍵字已提出變更雙方存在爭議確認問題
   • 輸出：
     • 結束的采購：采購關閉前需要批准所有的可交付成果
     • 組織過程資產：
       • 請款單（支付計划和請求）
       • 賣方績效評估文件：賣方評級，確認能力，后期是否可再用
       • 預審合格賣方清單：如賣方不佳，名單剔除
       • 經驗教訓知識庫：改善未來項目的采購工作
       • 采購檔案：索引全套合同文檔