項目溝通計划用來確定：什么人需要什么信息、這些人何時需要這些信息，信息的形式是怎樣的，哪個干系人來提供這些信息。溝通管理計划識別了適宜的溝通技術、方式、會議，該計划還建立了進度表說明何時進行溝通。
溝通管理計划可以組織和記錄溝通的過程、類型和期待。 溝通管理計划提供了：
- 一個系統，搜集、組織、存儲和傳播合適的信息給合適的人。
- 將需要的信息從項目傳達到正確的人的細節，溝通結構記錄了信息從哪發源、發送給誰以及信息接收的方式。
- 要發布的信息應該如何組織，各類溝通所期望的詳細程度、溝通的術語。
- 各種溝通合適進行的進度表。一些溝通，例如會議應該按照固定的時間召開，其他的溝通需要按照項目的狀況開展。
- 獲取所需要信息的方法。
- 隨着項目進行溝通計划應如何更新的指導。
- 所涉及的干系人是誰？項目贊助商，團隊成員，客戶和社區成員常常都屬於出干系人的范圍。股東和新聞界人士可能還需要一些正式的溝通，屬於“關鍵”干系人的類別。
- 哪兒些細節必須傳達到各個團隊？根據干系人的參與程度，他們可能需要不同種類的細節和互動。
- 當一個項目團隊必須傳達到每一個干系人群體時？一些干系人需要每天關注，而另一些可能只需要被動每隔幾個月通信。然而，在今天的社交化網絡支持下，一些干系人可能希望收到源源不斷的項目信息跟蹤和分析工具直接產出的信息。
- 干系人在哪兒里收到給他們的信息？盡管它通過一個單一的渠道可能看起來很容易，如電子郵件推送信息，干系人經常需要在各種媒體的溝通。據商業專家介紹，成功的項目團隊為干系人提供了許多不同的方式來享受更新，從印刷的報到到緊急短信。
- 項目團隊成員將如何與干系人進行溝通？有些項目經理選擇與另一個“誰”，通過專注於團隊成員負責保持通信流來回答這個問題。例如，項目溝通協調可能通過各種責任渠道來獲得關鍵信息。在其他情況下，項目經理可能回到對多個團隊成員忽略監督的溝通方式。
55%的溝通不是通過語言傳達的。當您考慮到項目團隊對EMAIL,文字消息和WEB協作軟件的依賴程度時，就容易明白如何對溝通進行分解。除了語言之外，您的肢體語言，面部表情和手勢都能影響你要表達的信息。溝通管理計划中，盡可能頻繁地與你的項目團隊和其他干系人召開面對面的會議。面對面的會議是正確溝通的最好方法之一。
有效的聆聽是關注講話人肢體語言，理確語言之外的意義，並且明白面部表情代表的意思。然后根據這些信息澄請問題並進行反饋。積極的聆聽需要信息接收者提供一些線索，例如點頭代表他正在聆聽。也需要接收者重復信息、問問題，如果需要澄請問題的時候，可以討論。
溝通渠道的公式是n(n-1)/2，其中，n 代表干系人的數量。有10 個干系人的項目，就有10(10-1)/2=45 條潛在溝通渠道。
溝通也可能因為一些流行用語、行話或者極度悲觀的評述而受阻。可能由於噪音，敵對，文化差異和其他溝通障礙的干擾而受到影響。
這里有一個 Communication Plan 模板可參考。
作者：Petter Liu
出處：http://www.cnblogs.com/wintersun/
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