【摘要】ERP環境下企業的退貨業務，包括采購退貨業務和銷售退貨業務，分析企業購銷及退貨業務數據流程有助於規范企業退貨業務處理模式，合理進行不同類型、不同環節退貨業務的處理。
【關鍵詞】采購退貨 銷售退貨 紅字單據 數據流程
企業退貨業務按照業務環節的不同，分為采購退貨業務和銷售退貨業務。購銷活動不同階段發生的退貨業務其業務處理流程不完全相同，退貨業務必須執行嚴格的審批程序。
一、企業退貨業務的類型
1.采購退貨業務分類。采購退貨業務是指因物料質量、品種、數量等不符合要求或企業轉產等原因而將已購貨物退回供應商的業務。（1）按物料是否入庫分為入庫前退貨和入庫后退貨；（2）按貨款是否結算分為結算前退貨和結算后退貨；（3）按退貨數量分為部分退貨和全部退貨。
2.銷售退貨業務分類。銷售退貨業務是指客戶因貨物質量、品種、數量等不符合要求而將已購貨物退回本企業的業務。（1）按物料是否出庫分為出庫前退貨和出庫后退貨；（2）按是否開票分為開票前退貨和開票后退貨；（3）按退貨數量分為部分退貨和全部退貨。
二、ERP環境下企業購銷及退貨業務數據流程分析
（一）采購及退貨業務數據流程分析
1.采購退貨單可以參照采購訂單、采購到貨單、不良品處理單生成，也可以手工新增，但選擇“普通業務必有訂單”選項時，不可手工新增。采購退貨單是采購到貨單的紅字單據。
2.已審核采購退貨單可以參照生成紅字入庫單，紅字入庫單是采購入庫單的逆向單據。此外，如果發現已審核的入庫單數據有誤（多填數量等），可以原數沖回，即將原錯誤的入庫單以相等的負數填制紅字入庫單，沖抵原入庫單數據。
3.紅字采購專用發票是采購專用發票的逆向單據，據以進行反結算，結轉退貨成本、往來核銷。
（二）銷售及退貨業務數據流程分析
1.銷售退貨單是發貨單的紅字單據，可以手工新增，也可以參照發貨單生成或參照原有合同錄入，據以處理客戶的退貨業務。
2.紅字銷售出庫單是銷售出庫單的逆向單據，可以參照退貨單生單，如果銷售選項中選擇了“銷售生成出庫單”，則紅字銷售出庫單在退貨單審核時自動生成。
3.紅字銷售專用發票是銷售專用發票的逆向單據，據以進行退貨成本結轉和往來核銷。
三、ERP環境下企業退貨業務處理模式及案例分析
（一）采購退貨業務
1.入庫前、結算前部分（全部）退貨。例1，2012年5月12日，收到本月8日采購的女士服裝200套，單價2 000元。13日驗收入庫時發現其中2套存在質量問題，經與供應商協商，退貨2套，驗收合格的女士服裝辦理入庫手續。操作流程為：（1）采購管理系統――8日，采購訂單（200套）；12日，到貨單（200套）；13日，采購退貨單（2套）。（2）庫存管理系統――13日，采購入庫單（198套）。
案例分析：尚未辦理入庫手續的退貨業務，只需開具退貨單即可完成退貨業務的處理。待收到供應商按實際驗收數量開具的發票后，再按正常業務流程辦理采購結算。
2.入庫后、結算前部分（全部）退貨。例2，2012年5月8日訂購的女士服裝200套，單價2 000元，12日全部到貨，13日辦理了驗收入庫手續。14日發現其中2套存在質量問題，經與供應商協商，退貨2套。當日收到對方開具的采購專用發票，但尚未結算。操作流程為：（1）采購管理系統――8日，采購訂單（200套）；12日，到貨單（200套）；14日，采購退貨單（2套）；14日，采購專用發票（198套）；14日，采購結算（200套-2套）。（2）庫存管理系統――13日，采購入庫單（200套）；14日，紅字采購入庫單（2套）。
案例分析：如果已經錄入采購入庫單，同時退貨時已經收到采購發票，則需要根據退貨數量錄入紅字采購入庫單，並錄入采購發票，其中發票上的數量=原采購入庫單數量-紅字采購入庫單數量。這時需要采用手工結算方式將紅字采購入庫單（2套）與原采購入庫單（200套）和采購發票（198套）進行采購結算，以沖抵原入庫數量。
3.入庫后、結算后部分（全部）退貨。例3，2012年5月8日訂購的女士服裝200套，單價2 000元，12日全部到貨，13日辦理了驗收入庫手續並收到供應商開具的增殖稅專用發票。14日發現其中2套存在質量問題，經協商退貨2套。該批服裝已於13日辦理采購結算，貨款尚未支付。操作流程為：（1）采購管理系統――8日，采購訂單（200套）；12日，到貨單（200套）；13日，采購專用發票（200套）；13日，采購結算（200套）；14日，采購退貨單（2套）；14日，紅字采購專用發票（2套）；14日，采購結算（-2套）。（2）庫存管理系統――13日，采購入庫單（200套）；14日，紅字采購入庫單（2套）。（3）存貨核算系統――13日，正常單據記賬並生成憑證（200套）；14日，記賬並生成沖銷結轉成本憑證（-2套）。（4）應付款管理系統――13日，應付單據審核並制單處理（200套）；14日，審核紅字應付單並制單（-2套）。
案例分析：如果在采購管理系統中選擇了“普通業務必有訂單”選項，則紅字采購入庫單必須依據紅字到貨單生成。已經辦理結算手續的采購退貨業務，需要輸入采購退貨單，據以生成紅字采購入庫單和紅字采購專用發票，並進行采購反結算，即采購成本沖減和應付款項沖銷。
（二）銷售退貨業務
1.出庫后、開票前部分（全部）退貨。例4，2012年5月28日，批發部賒銷給某客戶20台彩電，單價4 500元，已出庫發出。29日因質量問題退回2台，已入庫。30日開具銷售專用發票，確認收入並結轉成本（結存單價3 600元、先進先出法）。操作流程為：（1）銷售管理系統――28日，銷售訂單（20台）；28日，發貨單（20台）；29日，退貨單（2台）；30日，銷售專用發票（18台）。（2）庫存管理系統――28日，銷售出庫單（20台）；29日，紅字銷售出庫單（2台）。（3）存貨核算系統――30日，正常單據記賬並生成憑證（18台）。（4）應收款管理系統――30日，應收單據審核並制單處理（18台）。 案例分析：對於不退款只退實物的退貨業務，退貨單可參照訂單或發貨單生成，參照發貨單生成的退貨單自動沖減原發貨單數量。待開票時參照發貨單即可，開票數量為沖減后的數量（18台）。開票前退貨流程應注意參數對業務處理的影響。
2.出庫后、開票后部分（全部）退貨。例5，2012年5月28日，批發部現銷給某客戶20台彩電，單價4 500元，從電視機庫發出，當日開具銷售專用發票，確認收入並結轉成本。30日因質量問題退回2台，入電視機庫。操作流程為：（1）銷售管理系統――28日，銷售訂單（20台）；28日，發貨單（20台）；28日，銷售專用發票（現結20台）；30日，退貨單（2台）；30日，紅字銷售專用發票（2台）。（2）庫存管理系統――28日，銷售出庫單（20台）；30日，紅字銷售出庫單（2台）。（3）存貨核算系統――28日，正常單據記賬並生成憑證（20台）；30日，記賬並生成沖銷結轉成本憑證（2台）。（4）應收款管理系統――28日，應收單據審核並制單處理（20台）；30日，審核紅字應收單並制單（2台）。
案例分析：對於退貨退款業務，可手工填制退貨單，根據退貨單開具或生成紅字專用銷售發票。退款時，可對紅字銷售專用發票進行現結處理，也可在應收賬款中進行付款處理。
3.開票后、出庫前部分（全部）退貨。例6，2012年5月28日，批發部現銷給某客戶20台彩電，單價4500元，當日開具銷售專用發票，生成發貨單，但對方尚未提貨，30日因質量問題經協商全部退回。操作流程為：（1）銷售管理系統――28日，銷售專用發票（現結20台）；28日，發貨單（20台）；30日，退貨單（20台）；30日，紅字銷售專用發票（20台）。（2）應收款管理系統――28日，應收單據審核並制單處理（20台）；30日，審核紅字應收單並制單（20台）。
案例分析：對於只退款不退實物（先開票后發貨）的退貨業務，可手工錄入退貨單並審核，據以生成紅字銷售專用發票，對沖原有應收賬款即可。
參考文獻
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