導讀：應付帳款流程與應收帳款流程是財務管理的開端，也是財務工作的主要流程。若能夠這兩大流程控制好了，ERP系統的財務模塊也就成功了一大半了。我先講一下財務管理的應付帳款流程。
企業的應付帳款有很多種類，如原材料的應付帳款、電力能源的應付帳款、房租的應付款等待，但是，大頭是原材料的應付帳款，我講述的重點也是這個。
在講解以前，我們有必要先了解以下，ERP的應付帳款流程跟一般的財務管理的應付帳款管理系統兩者的區別，這有利於我們更好的了解ERP系統的財務管理功能。我們都知道，一般的財務管理系統，他的起點就是憑證，也就是說，要財務人員手工的輸入憑證，到企業的定單比較多，特別是生產企業原材料比較多的情況下，輸入憑證就是一個非常大的工程。有些制造企業，財務部門甚至有一個專門的人員，負責這憑證的輸入工作。但是，ERP系統不一樣。ERP系統的應付帳款憑證（指供應商的應付帳款）一般都可以根據原材料入庫單直接轉換過來，可以節省財務部門很多的工作量，而且，因為ERP系統是“不會打瞌睡的”，所以，在轉換生成憑證的時候，一般就不會出錯。
接下去，我就列舉應付帳款中的兩個經典管理流程及操作要點，大家可以對照一下，你們采用的是哪一種流程？
應付帳款流程一：發票金額跟本月的應付款對應的管理流程
假設某供應商的付款條件是月結。本月，其共進了三次貨，1月5日向企業送了50萬的貨，1月14日，送了80萬，1月20日又送了90萬。為了敘述的方便，這里不考慮稅費等其他因素的影響。也就是說，這個供應商本月一共送了220萬的貨，在月底，其開了一張220的發票。如此，應收帳款的流程該怎么走？
以上就是這種情況的應付帳款流程，這實際管理跟ERP操作沒多大的區別。具體流程看如上的圖示就可以了解的一清二楚，我這里就不再說廢話了。我現在要講的是這個流程里的注意點及操作技巧，有些可都是我的不傳之秘哦。
1、價格有錯誤怎么辦？
在供應商送發票之前或者入庫單轉換成應付憑單作業之前，一般采購都要跟供應商進行對帳，看看當月的帳目是否有錯誤。萬一不幸的是，若采購價格 有錯誤怎么辦呢？因為采購單已經入庫結案，即使只入了一部分，系統為了數據的安全，也不會允許采購員通過采購定單邊變更單更改價格；若采購員把原材料入庫單先撤消審核、再刪除、然后再變更采購單的話，改完后再走一遍入庫流程，明顯是不可能的。那該怎么辦呢？
其實，在很多ERP系統（如神州數碼的易飛ERP）在原材料入庫單上有個小功能，通過此，可以在采購單已經結案的情況下，修改入庫單價。如原來采購單上的單價為5元，而其實應該是6元，通過這個功能，可以把入庫單的材料單價改為6元，計算庫存成本時也是按照這個價格來計算，包括統計生產成本。但是，采購單的價格不會更改，這是為了保留歷史記錄。但是，在轉換應付憑單的時候，就會以正確的價格，即6元的價格。
若數量有問題也可以做類似處理。如供應商總共送來5000套材料，但是，如質量或者其他原因，最后計價的數量只有4900套，此時，就可以在這里直接更改數量即可。這個工具，極大的方便了日常管理。那這個工具是什么？其實就是寫的一個客制程序。
2、發票信息如何控制？
若想要財務付款，一般需要四張單據，分別為采購單、供應商送貨單、企業的入庫單與供應商發票，缺一不可。特別是供應商增值稅發票，以為這發票對於企業來說，就是錢。所以，財務人員也想省事，跟采購或者供應商說，你們沒有發票就不用來向財務請款了，請了也是白請。也就是說，在轉應付憑單的時候，就要有一個判斷，看入庫單有沒有發票，及發票的金額是否准確等等。
在入庫單上還有一個功能，通過這個功能，采購員可以把這張入庫單的發票信息輸入進去。在轉換應付憑單的時候，財務人員可以選擇，是全部轉換呢，還是只轉換那有有發票信息的入庫單據。通過這個控制，那些不及時提供發票的供應商，就不用想急着收到款項。
但是，在實際作業中，有這種情況存在。如供應商不按照當月的貨款來開發票，而是每月固定開票。如當月的貨款雖然有550萬，但是，其每月就開500萬發票。此時，就有個發票的匹配問題。關於這個問題的處理情況，我會在應付帳款的另外一個流程中，詳細介紹。
3、若在應付憑證處，發現采購價格有錯誤怎么辦？
有時候由於人為的疏忽，采購員在對帳時，沒有發現什么問題。但是，財務人員在審核憑證時，發現了價格有問題。在應付憑單上有個查詢工具，可以查詢這個材料、這個供應商的歷史交易信息，可以看到價格等記錄，方便財務人員核對。若財務人員在核對時，發現價格有錯誤，該如何操作呢？
當然，可以直接在應付憑單上進行修改。但是，我一般在ERP項目實施時，不建議用戶這么做。因為財務人員從管理角度講，是沒有價格更改的權限，若直接在應付憑單上改的話，不方便以后財務工作的稽核，跟財務管理的要求也合。財務管理要求，若記帳憑證錯誤是因為原始憑證的錯誤引起的，則還要開證明。所以，我在財務模塊實施中，建議用戶若發現原材料的價格有錯誤，在采購員對帳時，沒有發現，而導致應付憑單錯誤的話，我建議他們把應付憑單刪除，然后讓采購員在入庫單上通過更改價格的功能把價格改正過來，然后，再生成應付憑單。
若應付憑單不刪除的話，則對應的原材料入庫單是已經結束了的，無法進行任何修改。所以，要在修改前，一定要先刪除應付憑單。
4、若有預付款如何處理？
如某個供應商比較***，他要求企業在下單時，必須先預付50%的預付款。若企業當月下單500萬，先預付了250萬。在月底的時候，實際只要付款250萬即可，這在系統里是如何體現的呢？
在根據入庫單自動生成應付憑單的過程中，系統會去判斷，這張入庫單對應的采購單有沒有預付款的項目，沒有就罷了，若有，則在生成應付憑單的時候，還會觸發一個動作。就是關聯對應的預付單據。在生成的預付款單據上，會帶出原來的預付款記錄，並可以根據用戶的要求，自動沖銷應付帳款。當然，用戶也可以選擇在付款的時候沖銷，用戶可以根據自己的操作習慣來選擇。
關於預付帳款流程我在以后的文章中，還會重點講述，大家若感興趣的話，可以適當關注一下。
5、應付憑單與入庫單的對應關系。
根據個人喜好不同，有些人喜歡一張入庫單對應一張應付憑單，這方便核對與入帳；而有些人則系統同一個供應商當月不管有多少入庫單，都匯總成一張應付憑單，他們可能認為如此處理，后續工作方便。總之是個人有個人的愛好。如此，ERP該如何處理呢？
在入庫單轉換為應付憑證時，有個選項開關，可以幫助用戶實現這個需求。在轉換時，用戶可以選擇是否合並，而且，還可以選擇有的供應商合並，有的不合並。這都可以根據用戶的實際需要作出處理。但是，一般我們不建立把跨月的單據進行合並。如因為入庫單據比較少，而把1月份的入庫單跟2月份的入庫單合並成一張應付憑單，我們這是不允許的。在實際工作中，企業也是禁止的。但是，有些財務人員為了工作的方便，會如此處理。此時，ERP系統不會在用戶面前低頭，財務人員只能改變自己的工作習慣，而“臣服”與ERP系統。
以上是“發票金額跟本月的應付款對應的管理流程”這個流程的操作要點。若各位朋友正在實施這個流程的話，可以看看參考一下。
第二個例子
對於ERP項目來說，其核心就是企業管理流程。這里我將給大家介紹的第一個流程是應付帳款流程。
應付帳款流程說說是一個流程，其實，根據應付帳款形式的不同，其還可以細分為好幾個流程。如應付帳款逐筆結轉流程、應付帳款月結流程、應付帳款暫估流程等等。出於篇幅的限制，我這里對於應付帳款逐筆結轉流程與應付帳款月結流程將合並講述。而因為應付帳款暫估流程比較特殊，我將分開來講解。
我先以應付帳款月結為例，進行說明。
假設，某企業當月的某個供應商一共有四筆交易記錄，明細如下：
1、5月4日供應商送貨20萬，企業開入庫單A。
2、5月10日供應商送貨15萬，企業開入庫單B。
3、5月26日供應商送貨10萬，企業開入庫單C。
4、5月31日供應商送貨20萬，企業開入庫單D。
到5月底、6月初，企業就要進行應付帳款作業。結合ERP系統，企業用戶該如何開展相關工作呢?
第一步：采購員提出應付帳款的需求。
在月底，采購要跟供應商進行對帳。對帳是一件比較頭疼的問題，因為其比較煩瑣，沒有多少技術含量，只要人細心就可以了。其實在對帳中，還是有些技巧的。
我以前有個客戶，對帳的大部分工作由企業自己做。具體的說，就是月底供應商送來一份出貨明細表，然后，公司的采購員根據此表一張張的尋找進貨記錄與采購記錄，進行逐筆的核對。如此，對帳的工作明顯都推給了企業。其實，我們若采用了ERP系統后，我們可以反過來。每月底，我們可以從系統里導出一份當月的進貨記錄，然后把這份記錄發給供應商，讓其進行核對。我們只需要對於供應商有異議的條目進行復核即可。如此，對於企業來說，工作量就會輕松很多。 再對帳時，要注意兩個問題。
一是月結的時間問題。我遇到的大部分客戶，都是按自然月結帳，也就是說，以自然月為單位，跟供應商對帳。但是，也有不少的客戶，不采取自然月，而手工的划分月結時間。如我有一個客戶，其規定的月結時間是25日截止，26日送的貨都當是下個月進的貨。故若遇到這種情況，我們在系統里導出進貨明細表的時候，要注意選擇具體的日期，如4月26日到5月25日，這就是5月份應該結帳的進貨記錄。也就是說，若按照這個客戶的要求，則以上的例子中，只有第一、二條記錄可以作為5月份的貨款依據。
二是發票的問題。在大部分生產企業中，都有增值稅發票的管理要求，因為其可以用來抵扣銷項稅額。一般情況下，有兩種發票管理方法。一是逐項開發票，也就是說，每進一次貨就開一次發票。這種發票管理比較簡單，因為其跟采購單、入庫單是一一對應的，但是，工作量比較大。無論是供應商開發票還是企業自己認證發票，都比較麻煩。另外是一個月開一次發票。也就是說，跟供應商對完帳后，供應商就開一張發票過來，發票的金額就是當月產生的總金額。對於ERP系統來說，這兩者都支持。前者，就是逐筆結帳流程，后者就是月結流程。由於增值稅發票，在一定程度上也是企業的資產，所以，在供應商材料入庫單上，ERP也作了限制。當采購員收到發票時，采購員需要在入庫單上注明發票的號碼，以表示供應商開了發票。若沒有發票信息，則系統可以控制，該入庫單不能生成應付帳款信息。
采購員對帳完成后，就會把相關的單據遞交給財務人員，讓其再次對相關內容進行核對。
第二步：財務人員核對
采購員對帳無誤后，填寫付款申請單給財務，財務會再次核對相關信息。
到了財務部門，財務人員主要會核對單據是否齊全。不同的企業對於申請貨款需要哪些單據有其不同的要求。我的客戶，大部分都是四單合一，即采購單、供應商送貨單、原材料入庫單與發票申請單四單一致。為了方便財務人員核對，系統提供了“四單報表”。這張報表以入庫單為依據，查找對應的供應商入庫單單號(如果在系統中有輸入的話)、采購單號及發票號碼。通過這張報表財務人員就可以一目了然的知道，單據是否齊全。若單據不齊全，財務人員就可以把付款申請單退回給采購，讓其重新整理，直到單據齊全為止。
一般情況下，入貨的數量、價格等基本信息經過采購員對帳后，很少會有錯誤。不過有時候，發票的金額可能會產生誤差。如當月供應商當月發生退貨時，本來應該開紅字發票對沖的，但是，這么處理起來比較麻煩。所以，可能退貨的金額直接在當月發票上扣掉。所以，當月的開票金額跟當月的應付金額可能不一致。系統會提示相關的報警信息，若用戶覺得這沒有錯，則可以忽略這個報警信息。
第三步：自動生成應付單據。
財務人員核對無誤后，就可以進行自動生成應付單據作業。這支作業的主要用途就是把“原材料入庫單”轉換成“應付帳款”單據。
在這個轉換的過程中，有很多后台的命令要處理。如：
1、價稅分離。現在大部分企業供應商報價時，都是含稅價格。也就是說，采購價格中包含17%的增值稅。但是，在應付帳款時，是要價稅分離的。所以，在自動生成應付單據這支作業運行時，會根據相關信息，與判斷該張單據是否是含稅，及對應的稅率，然后執行價稅分離動作。不過，不同的ERP軟件可能價稅分離的運行時點不一樣，如有的在采購單審核時就會進行價稅分離。
2、預計付款日期的計算。現在大部分企業出於現金流的考慮，一般不會采取立即付款的付款策略。而會采取如到貨后一個月或者結帳后一個月等類似的付款條件。系統會根據客戶對應的付款條件及其他的一些信息來計算預計付款的日期。這里作為實施顧問或者系統管理員，要注意不同的付款條件具體代表的含義是什么。如上例中，若客戶采取的是到貨后幾天付款的付款條件的話，則可能會根據不同的付款日期生成多張應付帳單;而若客戶采取的是結帳后幾日付款的話，則當月的入庫單只生成一張應付單據。所以，付款條件的設置，也會影響到應付帳款的生成。
3、進貨單信息的更新。在進貨單上，有個結帳字段，若該字段選中，表示該筆進貨單已經結帳，已經不能做任何的修改，包括刪除動作。這是一個非常重要的功能。這可以保證入庫單跟應付帳款單據的內容一致。當某張應付帳款單據因為某種原因刪除時，也會更新這個字段，更新為不選中。如此，又可以更改相關的入庫單，我們也可以重新的結帳。
第四步：應付憑單錯誤的修改。
一般情況下，應付憑單是不會產生什么錯誤的。其若真的出現什么錯誤的話，也是入庫單或者其他基本信息的錯誤而造成的。如供應商的付款條件錯誤或者進貨單上的進貨日期錯誤，可能導致應付帳款上的預計付款日期錯誤;進貨單上的價格或者數量錯誤，也會影響到應付帳款上的金額，等等。
若應付憑單真的發生錯誤改如何處理呢?
一般情況下，我們是不建議用戶直接修改應付憑單。因為這會導致跟原始單據不一致，以后稽核時，容易產生問題。所以，我們建議，在應付憑單上發現問題時，最好把應付憑單刪除或者作廢掉。然后修改入庫單等原始單據，修改完成后，再重新結帳。這么做，雖然比較麻煩一點，但可以保證應付帳款憑證跟原始單據一致，方便以后的管理。這不僅是系統的要求，也是企業管理實務的要求。當然，若用戶覺得沒必要重頭開始改起，那用戶也可以直接在應付憑單上進行更改。只是，用戶要記住為什么要更改，否則的話，以后要查詢更改原因的話，那就比較困難了。時過境遷，到時候不一定有人會記得。
以上講的就是應付帳款的月結流程。其實，月結流程跟逐筆結帳流程差不多，只是一個多對一與一對一的關系，這里就不再重復說明了。
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