主管都在用項目管理Excel表格模版管理項目
目前項目主管們使用最多的項目管理工具是什么呢？估計結果不是 Microsoft Project，也不是 Trello，不是免費的Asana，而是Microsoft Excel。不管是傳統制造業還是技術創業公司，項目經理們首先想到的是項目管理Excel表格模版來管理項目，原因非常簡單，首先Excel大家都會，其次項目管理Excel表格模版就能大體完成對一些小型項目管理的管理工作。但現在IT技術及管理思想日新月異，我們來來談談用項目管理Excel表格模版來做項目管理的優點與缺點。
要了解 項目管理Excel表格模版 來管理項目的利與弊，得先了解如何用 Excel 來管理項目，Excel表格模版 能做什么，怎么做。項目管理，從本質上就是兩件事情，計划安排編制和進度跟蹤管控。計划安排包括計划和安排。計划是確定要做什么事情，並分解成一個個任務，比如在 Excel 里面按照 WBS 來做計划。而安排就是根據分解任務確定誰做什么事情以及什么時候做什么事情，比如在 Excel 里面制作計划甘特圖來做安排。進度跟蹤包括進度和跟蹤。進度是了解項目的進展，哪些已經完成，哪些有待完成（完成了多少），都可以在 Excel 里面繪制燃盡圖來展現進度。跟蹤是及時了解團隊每個人的狀態，某個任務完成度如何了，這里更多的是通過私下溝通來讓被人去更新到 Excel 文件來表達。
Excel 無所不能，采用項目管理Excel表格模版作為項目管理工具，有下面這幾點好處
1）普及，群眾基礎扎實。可以說，你去外面配個電腦裝個機都能在系統之外都會幫助安裝一個 Excel程序。這也帶來了 Excel 基本上可以順手即來，不需要求人去安裝基本就有了。
2）定制性強。基於表格的任務屬性，粒度可粗可細，根據團隊的方法不同可任意調整，這可說是 Excel 的最大優點。這也是很多項目主管喜歡 Excel 的最大原因，完全做到
3）功能豐富。Excel 的數據處理能力非常強大，宏、函數、篩選、排序、作圖等。Excel 的基本操作一般人員也就 Excel 10% 的功能，大多數人只是學會了點皮毛，浪費了如此”好”的一款軟件。
4）控制性強。定制性強帶來了一部分的控制性，但是控制性更多的體現在流程上。團隊內部流程不需要任何調整就可以直接應用到 Excel 中，而且調整也非常容易，做到了管理者的真正掌控。
5）量身定制，不受到任何限制。
6）采用項目管理Excel表格模版后，會增加很多項目管理的功能、宏函數等，使用起來更加簡單了。
但Excel 畢竟不是專業的項目管理工具，采用項目管理Excel表格模版 管理項目的缺點也非常明顯。
1）維護非常耗時，自動化程度低。即使你使用了宏和函數，還是需要很多人工的操作，比如任務拆分、甘特圖的制作，都需要重排很多數據。現在很多用 Excel 管理項目的團隊，會有專門一個助理來做這個事情，每天的工作就是維護 Excel。
2）有些項目非常復雜。沒有人能學會 Excel 所有的功能，只學會百分之二三十的功能就可以稱為高手了。以前開過玩笑，專業的IT人員 Excel 也不會用 Excel的非常好。Excel 的學習成本是非常高的。
3）信息呈現單一，可用性不高。Excel 畢竟只是表單數據處理軟件，不是專業的項目管理軟件，所以在呈現上沒有信息架構可言，缺乏重點，用戶體驗差。同時，無法在上面做一些任務的溝通，項目管理過程被割裂成一塊一塊。
4）進度跟蹤不及時。Excel 缺乏實時的信息更新，所以一般做法是每天開會確定一下昨天的進度，專人記錄更新到 Excel 里面。這樣子，有些問題就會被隱藏下去，無法及時發現，無法在正確的時間讓正確的人去做正確的事。然而用 Excel 管理項目的話，只能把文件傳來傳去，也不知道到底這個版本和上個版本有了哪些變化
5）重點是成員間同步麻煩。溝通的好壞，能否保證所有成員在一個節奏上，直接影響到項目的成敗。
雖然項目管理中工具並不是最主要的，但是一個好的工具絕對能讓事半功倍。如果說過往用 項目管理Excel表格模版來管理項目是因為專業的項目管理軟件很昂貴，學習成本也很高，在此相比而言下 Excel 如果是一個尚且不錯的選擇的話，那么現在這個時代，已經有很多輕量級的項目管理工具可以使用，而且價格也非常合適。推薦小白都能掌握的 Gungho項目管理工具 ，能完美地繼承項目管理Excel表格模版的一些功能、表現方式，又可以避免其一些缺點。
Gungho提供了項目管理Excel表格模版數據導入系統功能，並根據數據自動排布生成計划甘特圖（支持計划變更版本管理），可以實現清晰的任務管理體驗，可以自動將計划分解為任務（每人會自己的任務清單里面看到被分配的任務）、進度跟蹤一目了然。一處編輯、多處實時更新，保持團隊成員步調一致，從而使任務管理輕松有序
