文獻管理軟件Mendeley使用技法

 

畢業論文研究和寫作總會涉及到文獻的搜集、閱讀和管理環節。盡管很多同學會選擇手動管理文獻，但是大學一定會推薦一款名為Endnote的軟件，並會給學生們提供一些教程和tutorial session。可惜知名度較高的Endnote是一款收費軟件，通常在學校的電腦上使用。而今天我在這里給大家介紹一款自己已經使用了多年的免費又賊好用的文獻管理軟件，Mendeley。

下面是Mendeley Desktop文獻管理軟件界面圖(win版): 

 

 

Mendeley是一款Elsevier公司旗下的免費文獻管理軟件，集文獻的搜集，管理，搜索，閱讀，標注和引用等等功能於一身。並且Mendeley還具備多平台同步和雲備份功能。現在不僅很多大學的電腦都已經預裝了Mendeley，你更是可以在自己的筆記本電腦，手機，iPad上都安裝Mendeley客戶端，只要一同步，在任何設備上都可以up-to-date使用。

從下面的Mendeley工作界面（Mac 版桌面客戶端平台）就可以看出，你可以:

• 使用右上角搜索框，對你的文獻庫進行關鍵字、作者等信息的全文搜索
• 使用左上角Library組織文件夾，將文獻分門別類放在不同的文件夾下進行管理
• 使用頂部菜單，將文獻按照年份、期刊名稱、導入時間等進行排序
• 在左下角直接選擇作者的名稱，自動列出文獻庫里這個作者所有的文章

可見僅僅是其文獻管理功能就已經非常強大。

想當年我自己在讀碩士的時候，曾一度固執地認為文獻管理嘛，手動編輯就好了，何必用軟件來把這件事復雜化呢。但是到了整理畢業論文的Reference List的時候，做着手動編輯和校對的工作真是有苦說不出。尤其是發現自己忘了儲存文獻的pdf，因此找不到引用文獻的期刊號和頁碼，還得重新上網搜索的時候，看着身邊的小伙伴只需要點擊Insert Bibliography和refresh就能三秒搞定，我當即決定，趕緊下載一個Mendeley！

下面就手把手教大家使用Mendeley的常用基本功能（以Mac版桌面客戶端平台為例）：

1. 賬戶注冊和下載安裝

打開http://www.mendeley.com 頁面，就能看到注冊免費賬號的按鈕：

點擊Create Account后，就看到以下界面

在這里輸入你的郵箱（可以是私人郵箱，也可以是學校的郵箱），並創建密碼后，你的Mendeley賬號就可以使用了。這個時候，你在網頁上登陸你的賬號，就可以看到Mendeley的網頁版Library界面：

然后你可以回到Mendeley網站的主界面，點擊Download，下載安裝Mendeley桌面平台的客戶端

同時你也可以看到，網頁上有提供多種平台的客戶端下載：

 

下載安裝完成后，登陸你的Mendeley賬號，就可以開始使用啦！

2. 導入文獻的幾種不同方式

下面就開始介紹如何通過不同途徑導入文獻到Mendeley的文獻庫吧：

2.1 直接導入期刊文章的pdf文件

當你從期刊網站上下載了一篇文章的pdf文件，想要導入進Mendeley文獻庫，最直接的方式就是直接將pdf文件拖曳進Mendeley Library界面，它就會顯示在Library條目的第一條：

 

 

因為Mendeley把文獻條目和pdf文件做了自動連接，你雙擊打開剛剛導入的pdf文件條目，就可以看到以下pdf閱讀界面：

 

在閱讀界面的右邊，可以看到文獻條目的具體信息。Mendeley對pdf文件的文獻信息有自動識別功能，一些不是太老的文獻一般都能識別出來：

 

 

為了方便日后寫作時引用這個文獻，我通常在導入文獻時就會看一看這些信息是否准確，是否完整，並且對有誤和缺失信息自己手動修改和補充編輯，編輯完后這些信息就自動保存了，不需要特別按保存按鈕。

當然，除了拖曳，你也可以使用左上角的Add按鈕和菜單里的Add files選項來添加你已經下載到本地的pdf文獻條目：

 

 

 

2.2 手動錄入期刊文獻條目並鏈接對應pdf文件

有時候在導入文獻條目時，暫時還不能下載到pdf文獻（例如你當時沒有網絡，無法下載，或者沒有權限下載全文，只能在線閱讀，但是又急需導入這一文獻條目）。這個時候你可以先創建文獻條目，之后再將這個條目和下載到本地的pdf文件進行鏈接。

選擇左上角Add菜單的第四項，Add Entry Manually:

 

 

這時候會彈出一個新條目的信息編輯框：

 

 

按照你手頭所具備的信息，逐個錄入Type，Title，Author等等信息后，按Save，這個條目就創建成功了。然后你可以看到，與第一種導入方式不同的是，由於沒有相應的pdf文件，這個條目上沒有了pdf的小標識。雖然不能閱讀這一條目，但是可以在寫作時對這個條目進行引用。

 

當你日后獲取了這個文獻的pdf文件，想要將它與Mendeley里的條目進行鏈接和保存也很容易。點擊右邊信息欄的底部Files那一欄的Add File ，然后在彈出的對話框里選擇本地的pdf文件，點擊Open，自動鏈接就完成了，這個時候可以點擊一下頂部菜單里的Sync，將文件同步到Mendeley Web的雲儲存空間里（雖然Mendeley也會定期自動同步）。

 

 

 

 

另外，其實所有鏈接到Mendeley Library的pdf文件，都已經自動備份在Mendeley Desktop文件夾下，這個文件夾的默認位置位於你的MacBook的Documents文件夾里。說到這里，不得不提Mendeley一個特別有用的功能，就是自動對文獻條目鏈接的pdf文件進行重命名。在你選中的條目上右擊鼠標，選擇Rename Document Files：

 

 

然后在彈出的對話框里，通過拖曳來選擇你想要重命名的格式，這里選擇了作者名–年份–文章名：

 

 

然后我們點擊剛才右鍵菜單的Open Containing Folder，就能看到，位於Mendeley Desktop文件夾下的相應pdf文件已經成功被重命名了:

 

日后你想要在Mendeley Desktop里尋找某一篇期刊文章的原文件，也非常容易。

2.3 自動導入BiBTeX書籍條目

大家的引用文獻肯定有很大一部分是書籍。對於書籍類的文獻，如果有下載到本地的pdf文件，那么可以按照上面的導入pdf的方式進行。但是有時候沒有書籍的pdf文獻，而你需要的只是創建一個條目以便寫論文時引用，那么其實最簡單快捷的辦法就是導入網上現有的Citation條目。我們這里以從Google Books上下載並導入BiBTeX格式的Citation條目為例。比如Doing Conversation Analysis這本書，我們在Google Books找到以后，看到的是這個界面：

 

 

這個時候將網頁一直滾動到底部，就會看到ExportCitation這一欄。Mendeley支持的Citation條目格式為BiBTeX格式，所以我們就點擊BiBTeX，這一條目就下載到了本地：

 

 

然后我們回到Mendeley界面，將這一條目的BiBTeX文件通過拖曳或點擊左上角Add Files的方式添加進來，就能在library看到這一條目了：

 

 

同樣地，你也可以手動錄入書籍文獻條目（見2.3），然后通過編輯右邊的文獻信息編輯框，添加或者修改有誤、缺失的內容。

2.4 使用Web Importer自動識別和導入文獻

除了上面幾個導入文獻條目和文件的方法，Mendeley還提供了一個瀏覽器的插件Web Importer，可以在瀏覽器里自動識別和導入文件。點擊左上角Tools菜單下的Install Web Importer:

 

 

Mendeley就會自動打開一個下載瀏覽器插件的網頁：

 

 

可以看到這個Web Importer插件支持多種瀏覽器。在這里我們以Chrome為例，點擊Install Chrome Browser Extension並完成安裝程序后，我們就能在瀏覽器右上角看到一個Mendeley Web Importer的標識

。這一插件有多種使用方法，我們在這里舉兩個例子。

首先，當你在Google Scholar里輸入關鍵詞，搜索文獻時，也許網頁上會顯示一長串的結果：

 

 

 

這時候也許你僅僅對網頁里的某幾個文獻感興趣，想導入Mendeley里做一個保存，那么就可以點擊Mendeley Web Importer的標識

，在網頁的右手邊會出現下面這一個對話框：

 

 

可以看出，小插件自動識別了網頁上所有的文獻條目，以及所有Available提供下載的文獻pdf文件。你可以勾選你需要的文獻以及Available的pdf文件后，點擊save all，這些文獻條目就保存到你的雲端的Mendeley Library了。你再回到Mendeley桌面客戶端的界面，點擊一個Sync，剛剛保存的條目就自動保存到了本地的library。

另一種自動識別方式可用於網上閱覽單篇期刊文章時，比如：

 

 

如果通過簡單閱讀，你決定下載這篇文章的文獻條目和pdf文件，可以點擊瀏覽器小插件標識

，就會出現以下對話框：

 

 

 

 

點擊右上角的Save按鈕后，文獻條目和pdf文件就自動保存到了雲端的Mendeley Library了：

 

 

有時候，針對任何含有文獻信息的網頁都可以先嘗試使用Web Importer。若信息不夠完整，再點擊Mendeley桌面客戶端的文獻信息編輯框對信息進行修改和補充。

 

3. 閱讀和管理文獻

在使用Mendeley閱讀文獻時，有不少輔助功能可以幫助你的閱讀更高效。首先，可以在Library里建不同分類的文件夾，用來管理文獻。你可以按照作者、主題、內容、論文章節等等各種方式將文獻進行歸類，以便寫作時對文獻進行引用：

 

第二，你可以標記已讀或未讀（綠色圓點），或標記Favourite（黃色五星）。在進行文獻綜述閱讀時使用這兩個功能，對一個文件夾下的所有文獻進行詳細閱讀的時候就會目標非常明確，哪些已經讀了，哪些還未讀，哪些是已讀並且是key text需要重點引用。同時，你還可以使用All Documents欄的所有信息類別對文獻顯示方法進行排序，比如以下畫面就是按照導入時間排序的：

 

第三，在使用Mendeley閱讀文獻的pdf文件時，可以使用高亮功能標記文件：

 

 

還可以使用Notes功能對較長的pdf文獻插入書簽，並標注筆記

所有的Notes會在右手邊按頁碼順序排列，具有索引功能：

 

 

第四，若需要對整個library或某一個文件夾進行搜索，可以在左手邊Library組織欄選中對象后，直接使用右上角的搜索框輸入關鍵詞進行搜索，結果會以高亮顯示：

 

 

第五，你也可以對pdf文件的內容進行全文搜索（例如關鍵詞，姓名）：

 

 

4. 結合Microsoft Word 插件進行文獻引用

最后我們來說說如何使用Mendeley的MS Word插件，在寫論文時進行文獻引用。首先你需要安裝MS Word插件。確保你的MS Word處於關閉狀態后，點擊左上角Mendeley Desktop菜單的Tools一欄下的Install MS Word Plug-in：

 

 

隨后會彈出插件安裝完成的對話框：

 

 

這個時候打開你的MS Word頂部菜單的References這一欄，就能看到Mendeley的插件內容：

 

 

在論文寫作時，要進行In-text Citation，就可以將光標停留在文中在你想要插入引用的地方，然后點擊Insert or Edit Citation，就會彈出一個搜索文獻條目的對話框：

 

在對話框里根據作者和年份，搜索你想要的文獻條目：

 

雙擊結果中選中的條目，就會顯示在對話框內。選擇完畢后，點擊OK：

 

 

這條文獻引用就自動顯示在你的論文里了：

 

同時，你也可以在插入了In-text Citation之后，自動在你的論文尾部生成一個ReferenceList。將光標放在References的位置，然后選在Mendeley插件菜單里選擇你需要的Reference Style

（這里選擇的是APA 6），最后點擊Insert Bibliography

你就能看到自動生成的List：

 

當然，不要忘記Double-check你的Mendeley Library里這些文獻條目的內容都完整無誤，若生成List后發現其中有什么信息遺漏或有誤，你可以回到Mendeley里對相應的地方進行編輯后，重新在MS Word的菜單里按一下更新

。

關於Mendeley的幾個基本功能今天就介紹到這里，希望對同學們寫論文有所幫助。在Mendeley的官方網站也有英文版的詳細教程和視頻，若你想要了解更多詳細功能，可以參考Mendeley官網. 

 

[轉載]:   https://zhuanlan.zhihu.com/p/65992720