小團隊管理的7個方法（第2章：工作安排）

 

2、工作安排

2.1 目標和計划

目標和計划是團隊保質保量完成工作的兩大關鍵要素

2.1.1 如何有效設定目標

SMART原則，VBA原則

抽象的目標、無法衡量的目標，與工作沒有管理的目標、不切實際的目標、沒有時間限制的目標都是無效目標

VBA：目標能夠創造的價值（Value）、團隊當前的基礎（Base）以及團隊可以運用的資源（Resource）、

• 價值：提高某類效率，增加某種效益；降低某項成本，減少某些風險，盡可能量化
• 基礎：當前具備的素質、知識、技能等軟實力，以及物資、設備等硬實力，它是內部 的、可控放入、能主觀努力提高的
• 資源：當前擁有的人脈、財力、權屬等各類可以動用的資源，它是外部的，不受控制的，需要他人配合的，不能僅憑主觀努力提高的

VBA原則表格

事務	價值	基礎	資源	目標
A
B
C

制定目標時，從宏觀到微觀的關注重點

3-5年目標 （關注使命願望，關注核心價值觀）-> 年目標（關注價值成果，關注公司戰略）-> 月目標（關注具體問題，關注項目進展）-> 周目標（關注具體任務，工作工作效能）-> 天目標（關注具體行動，關注工作效率）-> 時目標（關注工作行為，關注具體執行）

有價值的目標：效益、效率、成本、風險（4個維度）

真正的創造價值，應是在其他方面不變差的情況下，優化效益、效率、成本、風險 4個中的某一個或某幾個。如果某個目標會讓某方面得到改善，但另外某方面變差，且變差的程度比改善的程度更高，等於創造了負價值。一般來說，負價值、零價值的目標都是不可取的，目標應該提供正價值。

 

2.1.2 目標如何分解成任務和行動

GTA目標分解法（目標goal，任務task，行動action）

團隊管理者應根據目標分解的任務和行動來給下屬安排工作

在目標完成前，管理者不僅應觀察和評估下屬在工作中有沒有實施相應的行為，還有做到對目標進行過程管理

GTA目標分解法表格工具

事務	目標	任務	行動
A
B
C

tips：紛繁雜亂的工作、持續變化的環境、隨時變化的需求，都很容易讓管理者感到混亂和迷糊，以至忘了本來的目標

管理者不應被大量臨時的、緊急的，但不重要的事務消耗太多時間，要聚焦在重要的目標、任務和行動上

重要程度和緊急程度相同的事務中，可以先做比較容易、短時間內可完成的事務

2.1.3 如何評估目標、計划、行動、任務的完成情況

在制定出目標，分解出任務、行動后，團隊管理者和下屬 還需就工作的完成情況做定期的評估，不然就不知道工作是否偏離預期目標，也不知道完成的工作質量怎么樣，不知道下一步努力方向

GTVR工作評估法

按照目標完成情況（GoalAchievement）、評估任務/行動完成情況（Task/Aciton Completion），評估價值完成情況（Value Completion）、復盤和收獲（Restructuring and Harvesting）4方面來做工作評估。

GTVR工作評估法表格

事務	評估時間	目標完成情況	任務/行動完成情況	價值完成情況	復盤和收獲
A
B
C

工作評估與改進流程原理

達到預期（起點） -> 為什么 -> 是否有改進空間 ->（否）繼續保持

                                                                   ->（是）如何改進 -> 形成新的目標、任務和行動 -> （評估）達到預期（起點）。。。。

未達到預期（起點）-> 為什么 -> 誰比較好，為什么好 -> 如何改進 -> 形成新的目標、任務和行動 -> （評估）達到預期（起點）。。。。

工作評估估的3個重點：

1. 問“為什么”，不論工作有沒有達到預期，都要問“為什么”
2. 問“怎么做”，不論工作有沒有達到預期，都有考慮如何做的更好，如何產生更大價值
3. 問“做什么”，為了在工作評估結果的基礎上做到更好，要形成新一輪的目標、任務和行動

2.2 布置工作

2.2.1 如何有效布置工作

布置工作時， 上下級之間的視野高度、思維寬度、信息廣度是不對稱的，造成上級向下級布置工作時有“信息流失”情況

布置工作，要有一定的“技術含量”，需要使用一些工具和方法

布置工作的6個步驟

1. 陳述任務：向下屬布置工作任務

2. 要求重復：要求下屬重復一遍剛才布置的工作任務
3. 詢問原因：詢問下屬是否知道這項工作任務的意義，以及是否知道為什么給他安排這項工作
4. 明確方法：詢問下屬是否知道完成這項任務需要用到的方法或工具
5. 預估時間：詢問下屬現在是都有大體的工作規划，以及能否預估並確定完成這項任務需要的時間
6. 提供資源：詢問下屬完成工作需要用到什么樣的資源和支持，並向下屬提供這些資源

實戰中，對任務復雜且重要時，建議采取這種方法布置工作任務；當任務不復雜時，可以“說3遍”，“2遍”，或“1遍”

布置任務的關鍵是上下級都明確工作任務需要傳遞的信息，形成信息對稱

2.2.2 如何調整布置工作的態度，讓下屬更易接受

1. 尊重：布置工作時不應抱着等級觀念，要給予下屬充分的尊重
2. 謙和：謙和的態度會讓下屬感受到被尊重，這種態度並不會影響團隊管理者的權威
3. 鼓勵：肯定下屬之前的某項工作成果，以鼓勵的話開頭或收尾

布置工作話術的3點注意事項：

1. 說清楚起因、背景
2. 表意清晰，不要模糊
3. 強調團隊共同努力

2.2.3 如何布置棘手的工作 

給下屬做選擇題

提前准備A和B兩套任務，A任務是上級想讓下屬完成的任務，但這項任務比較難；B任務是比A任務還難的“不可能完成的任務”

上級可以先說B任務，聽完B任務后，下屬通常是絕望，停頓幾秒后，再說出A任務，讓下屬選擇，這是下屬內心會轉悲為喜，主動選擇A任務。因為A任務是下屬主動選擇的，所以對A的接受度比直接安排A更高

給下屬做選擇題的4個步驟：

1. （評估難度）如果某項工作從客觀來講並不難，只是下屬主觀認為難，那么上級可以幫助下屬認清情況，尋找方法，如果客觀很難，就進入第2步
2. （設計選項）設計1-2項更難、下屬不會選擇的任務，把它們放在一起，讓下屬選擇，先向下屬說難的選項，在說容易的選項
3. （引導選擇）在下屬選擇的過程中給予肯定，肯定下屬曾經的成績，幫助下屬建立起對完成任務的信息，引導下屬做出選擇
4. （共同面對）為了讓下屬更好的完成工作，上級應和下屬共同面對艱難的工作，而不是把工作全部扔給下屬。要給下屬提供完成工作所需要的各種資源和支持

2.3 工作匯報

2.3.1 如何與下屬約定工作匯報的時間

有時候下屬想向上級匯報工作，上級沒時間，有時候上級想聽下屬匯報，下屬手頭恰好有緊急的工作除了，這就導致了上下級在工作匯報的問題上不同頻

階段性工作匯報，可以約定幾個階段性匯報的時間，最好具有一定規律性、計划性，如每周一、周三、周五的9-11是下屬匯報時間

對某些特定工作，也可約定每周三上午10點討論工作進展

3點注意實現

1. 向下屬布置工作時，對布置的每項工作都要和下屬確定階段性匯報的時間
2. 匯報時間相對固定，以保證彼此都有提前准備的時間，保證工作匯報的質量
3. 對需要階段性匯報的工作，上級要把控工作匯報的節奏和整個項目進度，不要被動等下屬的匯報

階段匯報的3種形式

1. 書面報告：下屬形成書面報告 -> 上級批示意見 -> 下屬跟進批示做調整
2. 一對一面談：上級和下屬准備面談資料 -> 一對一面談，探討工作進展 -> 約定下次面談時間和內容
3. 會議溝通：針對會議主題提前准備資料 -> 召開會議討論工作進展情況 -> 達成一致意見並形成會議紀要

2.3.2 如何聽取與回應下屬的工作匯報

聽取下屬匯報的6個步驟 

1. 就下屬主動匯報的行為給予點贊
2. 聽取下屬的工作匯報內容
3. 與下屬一起發現工作中的異常情況
4. 與下屬一起制定下一步的工作計划
5. 與下屬約定下次工作匯報或交流時間
6. 稱贊下屬工作中的成果，或再次稱贊下屬主動匯報的行為，以正能量的贊揚收場

6個注意事項

1. 稱贊，不要刻意，不要每次都相同方式，也不要每次都稱贊
2. 多聽少說，不打斷，如果覺得有偏差，先記下，匯報結束后，和下屬一起討論
3. 尊重事實和數據，就事論事，不要憑感覺，不做無畏的爭論，注意措辭，不極端字眼，工作細節抓大放小，求同存異
4. 制定計划要明確具體的完成時間，具體的改進事項，計划中各方的責任、計划跟進的方式，如有必要，形成書面文件
5. 根據工作計划與下屬約定下次匯報時間，做好備忘，持續跟進
6. 不論下屬有多少不足，匯報結尾都要給予積極的肯定，讓下屬感到信心、期許、力量和希望

工作匯報，除了可以證明當前工作進度、評價下屬的工作質量，還可以借機培養下屬的思考能力。要表現出對下屬的關心，不能總以問責的態度對待，不能只盯着任務本身，下屬在工作中獲得的成長、提高同樣非常重要

2.3.3 如何對待不會匯報工作的下屬

很多下屬因性格、能力等，不願做工作匯報、或者不懂如何匯報工作，這時，如果一味苛責，他們這種“不願”“不會”只會進一步加深，讓情況越來越糟。

工作匯報其實是一項能力，管理者要注意培養下屬這方面能力，同時引導下屬主動提高這方面的能力

工作匯報和計划的步驟

先說結論、再說這個結論是怎么分析得出的，最后說這些分析的事實依據是什么。

引導下屬匯報工作的話術

1. 你到底想表達什么？ => 這個部分我不太明白，你能不能更詳細介紹下？
2. 你的條理性怎么那么差？=> 我沒聽清楚，請你再說一遍？這次你試着先講結論、再講具體內容可以嗎？
3. 你怎么說了半天沒有一句在點上？=> 所以，根據你說的，我們來總結一下，你要表達的意思是？我們現在的結論是？