Excel-數據透視表、高級篩選


目錄:

一、數據透視表:

數據透視表格式及操作注意點

多個表共同創建數據透視表

創建組

創建計算字段

創建計算項

值顯示方式

切片器

二、高級篩選:

高級篩選

與、或關系

    精確篩選與模糊篩選

通配符

篩選原理

查詢不重復值(利用高級篩選)

高級篩選區分大小寫

利用高級篩選查找空值數據

利用高級篩選查詢出兩個表相同的記錄或者不用的記錄

篩選第一次或最后一次出現的記錄

 

一、數據透視表

1.正確的數據透視表格式:

①數據源第一行必須要有標題,數據表中不能存在相同的標題

②數據透視表的標題只能是一行高,但可以在一個單元格中使用ALT+ENT強制換行

③數據透視表區域不要有小計,合計,分類匯總,空行,空列

④在同一列中,數據類型要一致,例如不能在數值型數字中出現文本型數字

⑤合並單元格不能出現在數據透視表中,合並單元格只是在左上角的單元格有內容而已

取消單元格合並:

CTRL+F---選項---格式 ▼(先清除格式)---格式---對齊---勾選合並單元格---確定---查找全部---選中查找到的記錄---CTRL+A全選數據---開始工具欄下取消合並單元格

將空值填上數據:

選中數據列---CTRL+G---定位條件---空值---確定---在A3單元格輸入 =A2---CTRL+ENT

2.在數據透視表中如果把文本放在數值區域就是計算文本個數

3.在默認情況下,Excel會對數據中的數值進行求和計算。

假如數據區域中包含一個或若干個空白單元格的話,Excel將認為帶統計區域不完全都是數值,就會采用計數模式,而不是求和,所以在數字區域如果為空值的話,可填寫0

4.將篩選項下的每一項單獨存為工作表:

選中數據透視表---分析---數據透視表下的選項▼---顯示報表篩選頁

5.當Excel數據非常多,在數據透視表中拖動時可考慮使用推遲布局更新

當數據源修改時,在數據透視表中只需要刷新即可

當數據源增加數據時,則需要重新修改數據源區域

6.在做數據透視的時候,要明確兩點:

①必須要知道你的報表需要什么字段

②把字段放在列標簽還是行標簽

③如果 行/列 標簽有多個字段,要考慮它們之間的主次關系(父級關系)

7.多個表共同創建數據透視表

單頁字符:ALT---D---P(依次點擊,不是同時按)---多重合並計算數據區域---創建單頁字符---選定區域點擊添加(不要選合計、小計等)---完成

篩選器中的項1、項2、項3就是工作表順序的名稱

自定義字符:ALT---D---P(依次點擊,不是同時按)---多重合並計算數據區域---自定義字段---選定區域點擊添加(不要選合計、小計等)---完成

 

 為頁字段起名字:

 第三步就是為頁字段起的別名

8.合並帶標簽的單元格

數據透視表工具---分析---數據透視表---選項---勾選 合且居中排列帶標簽的單元格

 9.創建組

選中數據---右鍵(創造組)---選擇步長---確定

比如日期:就是將符合條件的數據分為一組,本例中就是將日期按照月份分組,1月里不管是11年還是13年,只要是1月都分為一組

要想也根據年份和月份分組的話需要在下圖的第二步選中年份。

顯示空值項:有一些年份沒有5月,或者6月,但是還想讓其在數據中顯示出來(盡管數據為0)

選中數據---分析---活動字段---字段設置---布局和打印---勾選顯示無數據的項目即可

 

可利用創建組來統計數值所在區域的個數:

需求:統計一下評分0-9有多少人,9-10有多少人,……

 自定義字段分組:選中需要分組的所有對象---右鍵創造組---改名

10.創建計算字段

計算字段用於計算 字段與字段之間的關系

數據透視表工具---分析---計算---字段、項目和集---計算字段,然后根據需求編輯公式即可

計算字段注意:在數據透視表中的計算字段,不是按照字段在數據源中現實的數值進行計算的,而是依據行標簽分類后求和的值來進行計算的

 

11.創建計算項

創建計算項只是創建了一行數據,而不是一個字段,用於項與項之間的關系

將單元格放置在行或列的標簽上---數據透視表工具---分析---計算---計算項

 

點擊列出公式Excel會將計算字段和計算項的所有公式存到一個新的工作表

 12.值顯示方式

值百分比顯示:雙擊字段名---值顯示方式---選擇百分比方式

多行值進行百分比顯示時:數據透視表工具---分析---活動字段---字段設置---值顯示方式

 

 

 累和顯示:

 13.切片器

通俗點講,切片器就是將篩選條件變成一個個的按鈕,按一下改變數據篩選的條件,顯示的自然不同

 比如查看華東地區2011和2012年寶馬和別克的數據:

 二、高級篩選

1.高級篩選

選中數據---數據---排序和篩選---高級

高級區域篩選最少需要兩行,一行標題,一行條件,標題需要與源數據標題一致

 

2.與關系

相當於函數中的AND,所有條件必須都滿足

 

 

注意:在與關系下,需要同時滿足的條件是要寫在同一行的

或關系

相當於函數的OR,條件滿足其一即可

 

 

總結:同一行的條件之間是“與”的關系,不同行的條件之間是“或“的關系,所以在篩選時的條件區域選擇時不要多往下選空白單元格,空表示對條件沒有設置,該字段下所有數據都會滿足。

3.精確篩選與模糊篩選

注意:高級篩選不區分大小寫

高級篩選在文本型數據中默認模糊篩選

高級篩選在數值型數據中默認模糊篩選

對於字母排序而言是按照A~Z的順序排列的

對於中文漢字而言是按照漢字首字母的順序排列的

精確篩選:

 

第一個等號代表輸入公式、第二個等號代表完全等於劉依,雙引號要在英文狀態下輸入

不光數值型數據可以使用比較運算符,文本型數據也可以使用

注意:在文本行數據中 W<W****的,例如:

 

 

4.通配符

 

 

 

 

 

與、或和通配符的組合應用:

 

使用表達式的高級篩選

5.篩選原理:

每一行數據與所設條件比較,返回比較結果為TRUE的值,隱藏結果為FALSE的值(在使用表達式進行篩選時,其背后存在相對引用的關系)

此處選擇的條件區域為一個表達式,表達式返回的是個邏輯值,高級篩選通過相對引用判斷數據返回的邏輯值,True則顯示,反之隱藏,條件區域的標題雖然沒寫,但是選擇條件區域的時候必須選上。

這里的條件區域不可以寫在訂單日期的標題下:

 

這樣是錯誤的

總結:

1.在用表達式做篩選條件時,條件區域的標題可以為空,也可以不寫,但是不允許和數據區域中的標題重名

2.雖然標題可以為空,但是選擇條件區域時也要一並選擇

3.在使用公式表達式進行篩選判斷時,引用的數據單元格必須為數據區域中的第一行,且為相對引用

相對引用與絕對引用在篩選中的使用:

 

6.查詢不重復值(利用高級篩選)

活動工作表就是現在正在操作的工作表,底邊為白色

 

查詢不重復值:

選擇數據---數據---排序和篩選---高級

條件區域不填,勾選不重復的記錄即可

 

在篩時也可以選擇單列的數據進行去重,只需要在高級篩選設置中的列表區域選擇對應的列即可

如果想將去重的記錄復制到新的單元格中,需要在新的工作表中進行高級篩選,只不過高級篩選的列表區域引用的是原來工作表的區域而已。

篩選后保留需要的字段:

在數據區域選擇的時候,一定要將字段名也選擇進去。

 

只需要將復制到的區域選為有標題的區域即可

篩選顧客評分前三名和后三名的數據:

解決一個需求的方法有很多種,比如本題可以使用數據透視表,也可以使用高級篩選

數據透視表方法:

選中數據區域創建透視表

設置行列值

 

在行標簽處選擇值篩選中的前10項

 

選擇即可

 

高級篩選方法:即就是用函數(表達式)作為高級篩選的條件而已

 

高級篩選題:

 

 

7.高級篩選區分大小寫:

利用EXACT函數進行比較

數據源示例:

 

 

 

8.利用高級篩選查找空值數據:

 

9.利用高級篩選查詢出兩個表相同的記錄或者不用的記錄:

數據源單元格地址展示:

 

 

篩選兩個表中的相同記錄只需要把一個表的數據區域作為列表區域,一個表的數據區域作為條件區域即可。

篩選兩表的不同值:

 

10.篩選第一次或最后一次出現的記錄:

 


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