前言
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本文章會起鞏固作用
你是下面的哪個象限？
我們容易陷入兩種生活狀態當中：累成狗，閑成豬。
陷入第一種狀態時，覺得自己每天都有好多事情要做，作業、培訓、報表、項目、工作總結、微信、電話、郵箱……早上出門發現垃圾沒扔，晚上回家發現洗衣機的衣服沒晾……打開手機看到別人的出行照片和視頻才發現，原來心心念念一年的旅行連計划都還沒有做……睡前更要掙扎好久才能睡，因為你可能突然想到，單詞沒有背、買的幾本書沒看，收藏夾里還有數不清的文章在吃灰……
陷入第二種狀態時，你會想：“嗯？我沒什么事情要做啊！為什么有的人總是很忙，而我總是找不到事情做嘞？像我這種人，沒必要用時間管理吧？！”
GTD介紹
GTD （Getting Things Done ）直接翻譯為“把事情做完”，本身就很可能讓人誤解成——你必須做完所有的事情。但其實，“把你需要做的事情列出來，並處理它” 和“把事情做完”是兩件完全不同的事情。而 GTD 所強調的，是前者。
GTD可以實現下面兩種情況：
第一，清空大腦，把大腦從 “要做什么” 和 “怎么做” 的混亂當中拯救出來
第二，讓自己隨時都能明確地知道，下一步應該做什么
如果你學習了GTD，我相信你一定會有所收獲，並且可以高效地利用時間，去完成盡可能多的事情
GTD的流程
捕獲（Capture）、明晰（Clarify）、組織（Organize）、回顧（Reflect）、執行（Engage）
第一步：捕獲
你需要把你所有的事情都收集起來，不論是小是大，想到就放進去，不要讓自己覺得總有事情沒有做。
第二步：明晰
明晰的方式，就是一件件拎出收集箱當中的東西，每一件都問自己五個問題：
①這件事可行動嗎？
如果不可行動，你捕獲的可能是今后需要查閱的參考資料，又或者是今后可能要做的事情，如果都不是，那這是一件不用做的事情。那么這里，就准備三個分區：參考資料（Reference）、可能清單（Someday/maybe）、回收箱（Trash）；
如果可以行動，那就進入下一步。
②這件事可以一步搞定嗎？
如果不能一步搞定，說明它需要分步驟執行，甚至需要你為它專門制作一個執行方案。對於這種項，需要為它准備一個分區：項目清單（“Plan project" task）；
如果它可以一步搞定，那就進入下一步。
③這件事可以在 2 分鍾內搞定嗎？
如果能，那就立即做。比如預約快遞、醫生，信用卡還款……如果不能，那就進入下一步。
④這件事該我做嗎？
如果這件事情你並不是非做不可，而且可以分配給其他人來做，這種事就需要一個單獨的分區，叫做等待清單（“Wait for" task）。你不需要做，但你需要跟進。
⑤這件事有特定的時間嗎？
如果有特定的時間，比如已經預約了醫生洗牙、已經約了朋友周六聚會，那么請直接把它放在你的日歷當中，或者日程應用當中。讓它在特定的時間提醒你。
如果沒有特定的時間，請為它准備一個分區，名為執行清單（“@Context” task），並專門為它安排時間去執行。
第三步：組織
我們在第二步擁有了這些分區:執行清單（“@Context” task）、等待清單（“Waiting for” task）、項目清單（“Plan project” task）、可能清單（Someday/maybe）、參考資料（Reference）、回收箱（Trash）、日歷/相關應用。
那么你應該把這些分區放在哪里呢？
你可以使用一些軟件或者用一個紙質筆記本來建立這些分區（后續會講到如何部署）
第四步：回顧
實際上不難看出，當你第一次建立好的分區並部署好 GTD，從第二次使用開始，當你進行第二步（明晰）的時候，就已經在開始第三步（組織）了。而第四步的回顧，才是及其重要的一步。
回顧你的所有清單，查出錯漏，以及檢查你的安排是否科學。其中——
①從收集箱出去的項目永遠不要再放回收集箱；
②項目清單中的事項需要你主動將其拆解，步驟，並為其謀划執行方案，把大項目拆解成小步驟，並分解到其他清單當中。記住 GTD 的第二大目的，隨時隨地都明確地知道，下一步應該做什么；
③要特別保障等待清單、可能清單、回收箱三個分區當中的回顧，主動確定等待清單是否被完成、回收箱和可能清單中的事項是否有變動（變成可執行或其他）；
④日歷或提醒事項應用中的提醒是否恰當，比如下個月末要完成論文是 Deadline，但是否應該這個月就提醒自己，並且分解開來？
⑤為第四步騰出專門的時間，比如每天、每三天或每周、每月。
第五步：執行
其實從這里也可以看到，執行和回顧，也不是兩個完全分開的步驟。在具體執行過程當中，就已經在進行回顧，特別是對於項目清單當中的事項來說。
需要記住，執行，是Engage，而不是 Do，換成人話就是，你需要去“拿結果”，而不是做了 “等結果”。
如何高質量完成執行清單
想要高效率高質量完成一件事情，靠的是你自己而不是清單
第一：一次只做一件事情
一次做好一件事情，別被打斷，你就能離成事兒更進一步了
第二： 使用番茄計時器
打開一個番茄計時器，讓他督促你
第三：打破“負罪感”
我們經常會陷入的一種狀態就是，明明正在專注做某件事，突然，一條來自客戶、導師或者朋友的信息，又或者某個突發事件引起你的興趣。你自然而然就會去處理。如此一來，你的工作流就被打斷。
番茄時鍾就是為了讓你盡量少被打斷，盡力專注、高效地完成手上的事情。但如果要從根本上解決這種問題的話，那就是打破這種沒有及時接到電話，沒有及時處理問題的負罪感幻覺。
這里，要分清楚兩個東西——負罪感和負罪感幻覺。
假如朋友突發緊急情況，不得不需要你的幫助，而你不去。當良心過意不去的時候，那種感覺就叫負罪感。而如果朋友明知你手頭上有重要的事情要做，而非要帶你來一局游戲，那種害怕拒絕而不被當作朋友的感覺，我把它成為負罪感幻覺。
類似的幻覺還有，發來無關緊要的消息，你必須秒回；突然交給你的任務，你現在就要處理甚至給一個滿意的答復。
要把執行清單中的事情做得更高效，最好打破這種負罪感幻覺。消息可以之后再回；電話可以稍后再打；決定可以晚些再做；即便是他人突然交給你的任務，十有八九也並不需要立即處理。
參考資料的篩選
選擇一個可以承載你參考資料的軟件或者一本紙質筆記本
在當下，要獲得一些答案，甚至一些知識實在是太容易了，所以對很多人來說，能被剪藏、存檔的參考資料真是比比皆是。造成的結果是，存檔了太多，整理起來費勁，搜索所浪費的時間和精力都快趕上直接上搜索引擎搜索了。
因此，要提高的標准之一就是，搜索引擎能夠找到的，對你來說淺顯而平常的知識，不用專門存檔。比如，辛棄疾曾經當過幾次官？分別是什么？又比如，費曼技巧是什么？注意，這是對我來說不用存檔的知識，請勿對號入座。
其二就是，一些出現的新概念，但舊瓶裝新酒、換湯不換葯的，不用專門存檔。
別只是隨波逐流。你可能聽我說過，我們最好要以第一性原理的物理學方法來思考。也就是說，比起通過類比的方式來推理，更好的方式是，把事情簡化為最基本的事實。
我們再次回歸 GTD 的參考資料本身，如果不考慮在我本節當中講過的那么多對於某些人來說可能是廢話的內容，那么參考資料就是你自己精心打造的一個書架，精心摘抄的一個個厚厚的筆記本。而如果要基於我所提到的前文內容呢，這個時代的 GTD 參考資料，可以是網絡搜索引擎+個人知識庫的集合。