九段秘書
所謂“九段秘書”是指秘書在安排一次工作會議時，要做到發通知、抓落實、重檢查、勤准備、細准備、作記錄、發記錄、定責任、做流程，最后將整個會議過程做成標准化會議流程，讓任何一個秘書都可以根據這個流程，形成不依賴於任何人的會議服務體系。每段流程凸顯的價值不同，圓滿完成全部九個階段流程的秘書方可稱為“九段秘書”。
示例
總經理要求秘書安排次日上午九點開一個會議。在這件事下，什么是任務?什么是結果?
通知到所有參會的人員，然后秘書自己也參加會議來做服務，這是“任務”。但我們想要的結果是什么呢?下面是一至九段秘書的不同做法。
一段秘書的做法:
發通知——用電子郵件或在黑板上發個會議通知，然后准備相關會議用品，並參加會議。
二段秘書的做法:
抓落實——發通知之后，再打一通電話與參會的人確認，確保每個人被及時通知到。
三段秘書的做法:
重檢查——發通知，落實到人后，第二天在會前30分鍾提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席情況，也給總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
四段秘書的做法:
勤准備——發通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，並在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議，會場安排到哪，桌椅數量夠用嗎？音響、空調是否正常？白板、筆、紙、本是否充分？我的准備，在物品上，環境上，可以滿足開會的需求了嗎？
五段秘書的做法:
細准備——發通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，還先了解這個會議的性質是什么?議題是什么?議程怎么安排，然后給與會者發與這個議題相關的資料，供他們參考(領導通常都是很健忘的，否則就不會經常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。提前的目的是讓參會者有備而來，以便大家開會時提高效率。
六段秘書的做法:
做記錄——發通知，落實到人，會前通知，測試了設備，也提供了相關會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄(在得到允許的情況下，做一個錄音備份)。
會議開完，就完了嗎？會議上大家討論的問題，做出的承諾，領導的安排，部門之間的配合，都有許多會議的成果，需要有人記錄下來。
七段秘書的做法:
發記錄——會后整理好會議記錄(錄音)給總經理，然后請示總經理會議內容沒有問題后，是否發給參加會議的人員，或者其他人員。要求他們按照執行。
八段秘書的做法:
定責任——將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，然后經當事人確認后，形成書面備忘錄，交給總經理與當事人一人一份，以紀要為執行文件，監督，檢查執行人的過程結果和最終結果，定期跟蹤各項任務的完成情況，並及時匯報總經理。
九段秘書的做法:
做流程——把上述過程做成標准化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據這個流程，復制優秀團隊，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴於任何人的會議服務體系！