最常發生的錯誤：
1.正式信件or需要講求禮貌的信件不能出現：你、我、他。
2.[請知悉]是上對下才能用的，平行單位請用[請查照]，對直屬長官請用[請鑒核]。
3.[FYIJ=For Your Information，FYl帶有的意思是“只是知會你“or“供你參考，不須回覆”，正式信件不宜使用。
4.[FYR]=For Your Reference"供你參考”，正式信件不宜使用。
5.正式信件，不適合縮寫，例如don't 請寫do not
6.月份要用英文名稱，一般信件用縮寫，但在正式信件中，不可縮寫，或用數字替代。
稱謂
- 自稱：（直屬）學生、職
- 稱人：（直屬）吾師、鈞長
- 自稱：（非直屬）晚學、后學、愚弟、拙見、學生
- 稱人：（非直屬）仁丈、先進、仁兄、卓見、師
- 自稱：家兄、舍妹、小、內人、散校
- 稱人：令兄、令妹、令郎、尊夫人、貴校
期望與目的用語
（一）、請查照：請知道。
（二）、請查照見：請知道並答。
（叄）、請查照備案：請存查留備查考。
（四）、請查照轉知：請知道並轉告所屬。
（五）、請查照轉行：請知道並轉請行文所屬。
（六）、請查明惠復。
（七）、請轉行所屬查照。
（一）、請鑒核：請鑒察審核。
（二）、請核示：請指示，以便遵行。
（叄）、請核備：請鑒察留備查考。
（四）、請核示惠復。
（五）、請鑒核備查。
（一）、希查照、請知悉。
（二）、希照辦：遵照辦理。
（叄）、希轉行所屬照辦：轉行文所屬並均遵照辦理。
（四）、希查照轉知：轉告所屬並均知悉。
（五）、希查照見復：知悉並答復。
（六）、希辦理見復：照辦后答復。
（七）、希切實辦理：確實遵照指示辦理。
經辦用語
（一）、遵經：已經遵照經辦。（上行文用）
（二）、遵即：立即遵辦（上行文用）。
（叄）、業已：已經辦。（通用）
（四）、均經：均已經辦（通用）。
（五）、旋經：馬上經辦（通用）。
知悉
悉知
知曉
閱示
收悉
請示
知會
審閱
熟知
知照
查閱
告知
煩請
順致商祺