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對於規划階段的資源管理領域來說,主要分為兩步:
1. 制定資源管理計划
2. 估算活動資源
下面完成第一步內容,制定資源管理計划。
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一、 資源管理計划背景
1. 資源管理計划定義
資源管理計划提供了關於如何(1)分類、(2)分配、(3)管理和(4)釋放項目資源的指南。
2. 資源管理計划分類
資源管理計划可以根據項目的具體情況分為
(1)團隊管理計划
(2)實物資源管理計划
二、資源管理計划內容
1. 識別資源
用於識別和量化項目所需的團隊和實物資源的方法。
2. 獲取資源
關於如何獲取項目所需的團隊和實物資源的指南。
3. 角色與職責
(1)角色
在項目中,某人承擔的職務或分配給某人的職務,如土木工程師、商業分析師和測試協調員。
(2)職權
使用項目資源、做出決策、簽字批准、驗收可交付成果並影響他人開展項目工作的權力。
當個人的職權水平與職責相匹配時,團隊成員就能最好地開展工作。
例如,下列事項都需要由具有明確職權的人來做決策:
<1> 選擇活動的實施方法
<2> 質量驗收標准
<3> 如何應對項目偏差
(3) 職責
為完成項目活動,項目團隊成員必須履行的職責和工作。
(4)能力
為完成項目活動,項目團隊成員需具備的技能和才干。 如果項目團隊成員不具備所需的能力,就不能有效地履行職責。
<1> 能力匹配措施
一旦發現成員的能力與職責不匹配,就應主動采取措施,如
[1] 安排培訓
[2] 招募新成員
[3] 調整進度計划
[4] 調整工作范圍
4. 項目組織圖
項目組織圖以圖形方式展示項目團隊成員及其報告關系。
基於項目的需要,項目組織圖可以是正式或非正式的,非常詳細或高度概括的。
示例:
例如,一個 3000 人的災害應急團隊的項目組織圖,要比僅有 20 人的內部項目的組織圖詳盡得多。
5. 項目團隊資源管理
關於如何定義、配備、管理和最終遣散項目團隊資源的指南。
6. 培訓
針對項目成員的培訓策略。
7. 團隊建設
建設項目團隊的方法。
8. 資源控制
依據需要確保實物資源充足可用、並為項目需求優化實物資源采購,而采用的方法。 包括
(1)有關整個項目生命周期期間的庫存
(2)設備和用品管理的信息
9. 認可計划
將給予團隊成員哪些認可和獎勵,以及何時給予。
三、 資源管理計划其他應用領域
1. 估算活動資源
資源管理計划定義了識別項目所需不同資源的方法,還定義了量化各個活動所需的資源並整合這些信息的方法。
2. 獲取資源
資源管理計划為如何獲取項目資源提供指南。
定期更新資源管理計划,以反映獲取項目資源的實際經驗,包括在項目早期獲取資源的經驗教訓,這些經驗會影響項目后期的資源獲取過程。
3. 建設團隊
(1)認可和獎勵
最初的獎勵計划是在規划資源管理過程中編制的,只有能滿足被獎勵者的某個重要需求的獎勵,才是有效的獎勵。
(2)培訓與資源管理計划
項目經理應該按資源管理計划中的安排來實施預定的培訓,也應該根據管理項目團隊過程中的觀察、交談和項目績效評估的結果,來開展必要的計划外培訓。
培訓成本通常應該包括在項目預算中,或者如果增加的技能有利於未來的項目,則由執行組織承擔。
(3)資源管理計划為如何通過團隊績效評價和其他形式的團隊管理活動,為項目團隊成員提供
<1> 獎勵
<2 >提出反饋
<3 > 增加培訓
<4> 采取懲罰措施 提供了指南。
(4)資源管理計划可能包括團隊績效評價標准。
4. 管理團隊
資源管理計划為如何管理和最終遣散項目團隊資源提供指南。
資源管理計划根據實際的項目團隊管理經驗更新。
5. 控制資源
資源管理計划為如何使用、控制和最終釋放實物資源提供指南。
資源管理計划根據實際的項目資源管理經驗更新。
6. 規划溝通管理
資源管理計划指導如何對項目資源進行分類、分配、管理和釋放。
團隊成員和小組可能有溝通要求,應該在溝通管理計划中列出。
7. 管理溝通
資源管理計划描述為管理團隊或物質資源所需開展的溝通。
8. 監督溝通
通過描述角色和職責,以及項目組織結構圖,資源管理計划可用於理解實際的項目組織及其任何變更。
9. 識別風險
資源管理計划可能列出了受不確定性或模糊性影響的一些領域,或者關鍵假設可能引發風險的一些領域。
10. 規划風險應對
資源管理計划有助於確定該如何協調用於風險應對的資源和其他項目資源。
對資源管理計划的變更包括:
<1> 資源配置變更
<2> 資源策略更新
11. 規划采購管理
(1)資源管理計划包括關於哪些資源需要采購或租賃的信息
(2)任何可能影響采購的假設條件或制約因素。
12. 規划相關方參與
資源管理計划可能包含關於團隊成員及其他相關方的角色和職責的信息。
13. 監督相關方參與
資源管理計划確定了對團隊成員的管理方法。
可能需要更新團隊對引導相關方參與的職責。
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資源領域涉及的領域和過程很多,基本上都涉及,所以是較為復雜的過程,資源管理計划可以結合資源日歷以及WBS的工作內容完成一份工作計划。
比較重要的是責任分配矩陣,包括工作責任,以及數據庫或系統權限划分的責任等等,在日常工作中使用較多。
而且在資源領域常遇到的問題是,資源永遠小於你的需求。所以如何最高效的利用資源,也是項目經理研究的課題。
願各位在進步中安心!
禾木 2021.01.28
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