數據可視化之powerBI入門(三)財務人員必學,使用Powerquery是一種什么體驗?


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財務人員必學,使用Powerquery是一種什么體驗?

你和Excel高手的距離只差了一個Power Query!!!

 

先思考一個財務日常工作中常遇到的問題:如何將多個工作簿的數據合並到一張表上?

 

可能不同的人有不同的做法?

 

普通青年用萬能的復制粘貼
二逼青年網上百度VBA代碼一鍵匯總
文藝青年找個崇拜自己的實習小MM幫忙

 

其實都不必這么麻煩,我們無需借助高級的數據處理軟件,無需學習復雜的VBA語言,無需挖空心思找別人幫忙,超級強大的工具就在我們身邊,就在我們天天使用的Excel里面,那就是Power Query!

 

下面來看一下PQ是如何匯總多文件的數據的:

 

假設有一個連鎖型零售商店,有北京、廣州、杭州三個城市門店,總部每月需要匯總每個城市門店銷售明細數據,現在需要匯總2016年1-3月的銷售明細,共9個工作簿,保存在一個文件夾內,結構如下:

 

 

 

由於只是數據處理的過程,下面的演示就在Excel2016進行,使用Excel2010、Excel2013的插件以及在Power BI Desktop中的操作也都是一樣的。

 

首先我們新建一張空白Excel工作簿,點擊"數據"選項卡下"新建查詢",從文件夾獲取數據:

 

 

 

 

瀏覽找到該文件夾的路徑,確認后出現這個界面,

 

 

 

 

點擊"編輯",進入查詢編輯器:

 

 

 

 

數據就儲存在[Content]列,其他列都是每個工作簿的信息,現在要做的就是把Content的內容提取出來,點擊"添加列"選項卡,添加自定義列,

 

 

 

 

自定義列中輸入公式=Excel.Workbook([Content]),這里要注意嚴格區分大小寫,不能寫錯了,這就是提取Excel格式數據的M函數(關於M函數后面會單獨介紹)。

 

確認后就出現了一個自定義列:

 

 

 

 

點擊自[定義列]右上角的雙箭頭展開數據,出現這個窗口,

 

 

 

 

直接點擊確定,出現了如下這個界面:

 

 

 

 

又新增加了幾列,繼續點擊[自定義.Data]列的右上角的雙箭頭,然后還是直接點確認,數據就全部出來了:

 

 

 

然后只留下下各門店上報的數據了,可以看到列的標題是系統添加的,其實應該用第一行作為列的標題,我們直接點擊"轉換"選項卡下的將第一行作為標題:

 

 

 

然后標題就提升上去了。

 

數據導入過程中9個表格的標題行是重復的,另外表格中可能有空行,所有把標題行和空行篩選出去,像在Excel中一樣,點擊城市的倒三角,去掉這兩個勾選:

 

 

 

數據匯總完成,點擊上載數據:

 

 

 

 

然后大功告成,數據就全部匯總到這個Excel表格中了。

 

看着好像步驟挺多,其實動手做起來,所有這些步驟只需一分鍾而已,中間除了那個簡單的M函數,一直都是點點鼠標,是不是非常簡單呢。

 

更簡單的是,上面操作的所有步驟都被記錄下來,下個月銷售記錄更新的時候,比如把各個門店的4月份的明細數據放到相應的文件夾里面,連點鼠標都不用了,直接刷新數據,然后4月的數據就全部匯總到這個表格了。

 

如果你說這些其實通過VBA或者簡單的復制粘貼還都可以做出來,那么如果有100家門店,每家門店全年12個月的數據呢,復制粘貼顯然不現實,如果數據量大用VBA估計也會把電腦卡死。而在PQ中呢,就是打開文件點擊刷新,這個文件夾下無論多少文件,無論數據量有多大,匯總也是秒秒鍾的事情。

 

這體驗爽爆了吧:)

 

這只是舉個簡單的例子,實際上Excel能處理的工作,PQ都能處理,並且能更簡單、更節省時間的處理;而Excel處理不了的大數據,PQ同樣能夠輕松應對。

 

Power Query的優勢:

 

  • 操作簡單,即使是小白,無需掌握復雜的函數即可處理大部分數據處理工作
  • 數據量無限制,具體多少取決於電腦配置,上億行不是問題
  • 自動化,處理過程全記錄,每次數據源更新后刷新即可,無需重復勞動

 

數據處理一般可簡化為三個過程,數據獲取、數據整理、數據豐富,后面幾篇文章會分別介紹。

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