Salesforce Admin篇(三) Delegated Administrator


項目中,我們可能會遇見以下的場景。

1. HR 經理針對申請者和工作相關的表的app會經常需要修改布局查看需要的頁面的字段;

2. 開發者將record type對應的picklist values等進行調整,或者是針對新建的表需要維護一個新的tab,需要讓管理員去進行上線后的manual action;

3. 某次上線需要創建一個普通的user並且assign給指定的permission set去進行數據的維護等操作。

生產的管理員每天有特別多的事情需要處理,特別是針對上線的節點,如果針對權限管理比較嚴的公司可能只有管理員有system administrator權限,其他的開發只能將上線的component list整理成change set打包上生產,然后將需要做的上線后的手動處理弄在文檔中由管理員進行處理。針對管理員是國內的還好,如果針對global的項目管理員在國外涉及到時差或者節假日,萬一開發人員沒有將manual action整理完全后續操作很不方便。而且針對某個人或者某幾個人要求管理員頻繁更改pagelayout,溝通成本以及執行起來總是會不方便影響效率。如何解決上述類似的問題呢,Salesforce提供了Delegated Administrator功能去幫助管理員減輕負擔以及幫助業務/技術人員更好的操作。

一. Delegated Administrator

1 適用場景和限制

上述只是引出了Delegated Administrator適用的一小部分場景,其實Delegated Administrator作用遠遠比這個強大,可以用於以下:

  • 針對某些指定的角色或者這些角色的下屬角色去創建或者編輯用戶信息,針對這些用戶,可以進行:重置密碼,設置quota,創建默認的Opportunity team,創建personal group;
  • 針對鎖住的賬號進行解鎖;
  • 給用戶分配指定的Profile;
  • 在對Delegated Administrator授權的Permission Set的group中允許添加或者移除用戶;
  • 在對Delegated Administrator授權的Public Group允許管理group member;
  • 對管理員授權過可以login as的User,Delegated Administrator同樣也可以對這些user進行login as操作;
  • 管理自定義對象,並且可以定制化自定義對象的功能,比如更改page layout,更改 字段的picklist values,對對象創建tab等;
  • 當同一個user在不同的Delegated Adminstrator Group中, 這個user可以將不同的Group中的權限分配給其他的Delegated Adminstrator Group的Delegated Administrator。

通過上述功能可以看出Delegated Administrator功能還是挺強大的,但是畢竟Delegated Administrator不是真的system adminstrator,還是有很多限制條件的:

  • 想要成為一個 Delegated Adminstartor 必須要擁有 ‘View Setup and Configuration’ 的權限;
  • 不是所有的Profile都可以進行分配,當Profile或者Permission Set中包含了‘Modify All Data’權限時, Delegated Administrator無法對他們進行選擇;
  • 不能修改Permission Set的配置項,只是可以選擇他作為user的可分配的permission set選項;
  • 需要擁有自定義對象的訪問權限才能對這些對象公式中的merge field進行訪問,針對標准對象沒有管理的權限。

 2. 操作

我們進入Set Up后搜索delegated admin便可以新建一個Group去管理Delegated Group。我們在salesforce中經常會用到public groups,那public groups和Delegated Group 是否會有什么關系或者有什么聯系?答案是沒有關系的。Delegated Administrator維護的user用來授予這些用戶相同的管理權限主要用來進行授權admin管理,public group通常用於進行sharing操作的,無論是sharing rule還是 manual share record。public groups可以添加user/ role /group等作為group內的成員,delegated admin只能添加user。

1) 創建 Delegated Group:我們這里創建一個Group 名字是 Test Delegation Group.

 

2)創建好以后我們可以看到有幾個section,針對section區域做不同的配置項。

  • Delegated Administrators: 維護的user用於成為此Delegated Group的Delegated Admin;
  • User Administration: 這里用來選擇Role,上文也提到了Delegation Admin可以創建User,那針對User的Role的選擇取決於我們在這里選擇的Role,這里選擇的Role以及下屬的Role可以用來作為選擇項(需要注意的是,Delegation Admin只能選擇Role作為創建的User的Role,不能修改系統中的Role的內容);
  • Assignable Profiles:當我們創建User的時候,Profile是必填項。Delegation Admin選擇的Profile取決於我們在這里配置的Profile,其他的Profile是沒法看到和選擇的(這里需要注意的是,如果Profile擁有了 Modify All Permission,則無法將此Profile放在這里,這里也只是選擇已有的Profile,無法新建和編輯已有的Profile);
  • Assignable Permission Sets:設置可以assign給user的 permission set,同上面的Profile配置項相同,Delegated Admin只能操作哪些Permission Set可以給user assign,但是沒法修改Permission Set的內容;
  • Assignable Public Groups:設置可以assign給user的public group;
  • Custom Object Administration:設置Delegated Admin針對自定義表的配置權限,除了針對Profile中對自定義表的Permission無法修改以外,其他大部分針對自定義表的權限,此功能均可以配置修改(需要注意的是,這里只能選擇自定義的表,標准的object是沒有權限進行 Delegated的)。

通過以上的section我們便可以配置完一個Delegated Group以及assign指定的user作為此group的Delegated Admin了。

 3. 驗證

1)上圖中我們將2FA User(Standard Platform User)設置成為Delegated Admin,當我們login as他的賬戶創建User,我們可以看到它可以創建的賬號的Role進行了限制

2) 當我們找到object時,發現我們針對自定義的object只有Goods有編輯權限,其他的均為只讀。

二. Set Up Audit Trail

我們可能針對不同的功能設置了不同的Delegated Group以及在Group中設置了不同的Delegated Admin,如果有Delegated Admin針對需求的配置錯誤或者System Administrator想要監控Delegated Admin的操作,這個時候我們可以通過 Set Up Audit Trail進行查看。點擊Set Up,輸入 View Setup Audit Trail即可看到針對最新setup的改動的監聽數據。當然不是所有的setup change都會被記錄,salesforce的audit trail支持詳情可以參看:https://help.salesforce.com/articleView?err=1&id=admin_monitorsetup.htm&type=5

 總結: 針對某些場景,使用 Delegated Admin可以更好的節約System Administrator時間,也可以更高效的完成某些工作。篇中有錯誤地方歡迎指出,有不懂的歡迎留言。


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