1. 什么是番茄工作法
番茄工作法是簡單易行的時間管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛於1992年創立的一種相對於GTD更微觀的時間管理方法。
做法:
- 每天開始的時候規划今天要完成的幾項任務
- 設定你的定時器,時間是25分鍾。
- 開始完成第一項任務,直到25分鍾結束。
- 停止工作,休息5分鍾。25分鍾的專注工作加5分鍾的休息,這就是所謂的一個番茄鍾
- 開始下一個番茄鍾,繼續該任務。一直循環下去,直到完成該任務,並在列表里將該任務划掉。
- 每四個番茄鍾后,休息15分鍾。
在某個番茄鍾的過程里,如果突然想起要做什么事情:
- 非得馬上做不可的話,停止這個番茄鍾並宣告它作廢(哪怕還剩5分鍾就結束了),去完成這件事情,之后再重新開始同一個番茄鍾;
- 不是必須馬上去做的話,將這件事記在另一個列表里(比如叫“計划外事件”),然后接着完成這個番茄鍾。
2.《番茄工作法圖解》
番茄工作法十分簡單易行,由於它簡單又有效,所以很受歡迎。我自己也用了很久番茄工作法, 之前偶然看到亞馬遜推薦給我的這本《番茄工作法圖解》就買了,從這本書的印刷信息也可以看出番茄工作法的受歡迎程度:2018年12月北京第43次印刷。
部分程序員應該會覺得番茄工作法十分適合自己,畢竟《番茄工作法圖解》的作者有軟件開發背景,而推薦的人又幾乎都是IT行業開發者或敏捷專家。
書中介紹了很多番茄工作法的基礎、原理、步驟。我總結為三個步驟:
2.1 計划
需要用到兩個表格:
今日待辦,列出打算在今天進行的活動,每天早上這張表都要換新的。
活動清單,列出最近要進行的活動,隨想隨填,不用排序。
每天早上從活動清單中選取部分填入到今日待辦。為了激發動力,你需要量力而行,為一段固定的時間,從活動清單中提取一組適量的活動。如果提取過程由你自主完成,你確定相信這段時間內可以實現這些目標,這就成為自我承諾。一天,是一個可以預期的時間段長度,而且要完成所承諾的活動,一天的時間也足夠長。
2.2 工作和休息
包含休息時間在內才是一個完整的番茄鍾,沒有休息根本不算番茄工作法,就只是不停工作而已,而且也不可能一直保持專注。中斷當前的工作也可以全局地看待今天的安排,休息之后你要決定:是繼續進行同一項活動,還是切換到另一項。切換是因為中葯程度有所改變,也可能是因為上一向活動已經完成。
書中介紹了一種5分鍾內深度放松的方法:
- 找一張舒適的椅子。
- 休息一開始就閉上眼睛,身體找到最能放松的姿勢。讓脖子、手臂、腿完全放松。
- 想想有一台光掃描儀器:一條明亮的水平線從頭到腳,從上到下緩緩移動。集中注意力在光帶所及之處的全部肌肉,讓它們進一步放松。尤其注意眼睛,仔細地消除眼部的緊張。
- 想想有一個白色巨大的矩形輕輕地漂浮在空中,如果它消失了,沒關系。這只是一個引子,讓你放下對之前番茄鍾工作的思考。
- 當休息完成后,輕輕睜開眼睛,啟動番茄鍾,專注,前進。
我發現這招晚上睡不着時很管用。
2.3 持續改善
當使用番茄鍾時你需要有一個列表,記錄每個番茄鍾的完成情況,每天回顧當天的工作,持續改善自己的工作。持續改善是一種工作方法,是以改進為目標,對漸進變化的專注。例如:保持簡潔應該成為你的日常工作的一部分。你應該每天問自己:我是否需要讓活動更小型化?我是否遇到經常性的困擾?在我的標准化活動和個人流程中,是否有不必要的開銷?
2.4 保護番茄鍾
番茄工作法最大的困難是被外部中斷,一旦專注被打斷,要重新恢復需要花費很多時間。
《圖解番茄工作法》里介紹了應對中斷的各種方式,例如下面這些:
電子郵件和電話很容易,你可以將其關閉。發電子郵件的人不會期待在25分鍾內就收到回信。每半小時,在進行工作排序之前概覽一下收到的新郵件標題,這已經足夠了。電話留言處理方式一樣,只是回信變成打電話而已。當然,回電子郵件和回電話,要作為番茄鍾活動來安排,而不是在休息時間進行。
假如有人找你面談,在不影響結果的前提下,可以請求對方盡量推遲。對於你的同事來說,你今天答復還是周五答復,結果可能是一樣的。在對方接受的范圍內,建議他盡量往后安排。用稍后的番茄鍾重新計划中斷事件,而不要在當時直接處理,這樣做好處多多。
3. 《軟技能》中的番茄工作法
《軟技能 代碼之外的生存指南》也大力推薦番茄工作法,雖然只寥寥幾頁,但可以作為補充參考。
番茄工作法只有被當做估算和評估工作的工具使用時,才能發揮它的真正威力。
正確使用番茄工作法教會我“設置優先級”的真正價值。當每周我只有那么多番茄鍾可分配的時候,我必須小心翼翼地使用這些寶貴的番茄鍾。在使用番茄工作法之前,我一直幻想着自己可以在一周內完成超出自己實際能力許多的工作,過高地估計了自己的時間而低估了完成任務所需的時間。但是,開始使用番茄工作法后,我能准確知道知己一周工作了多長時間,也知道自己完成了多少個番茄鍾的任務。
另外作者也建議不要高估自己專注時間,很多高產人士都認為每天只有幾個小時能專心工作,再長時間也鮮有成果。
一旦我過渡加量,超出了自己的能力范圍,總會為此付出代價。
當我剛開始實施番茄工作法的時候,我發現一天要想完成6個番茄鍾都很困難。你會驚訝地發現,一天的時間轉瞬即逝,要在一天的大部分時間里保持專注需要極大的奉獻精神和意志力。現在,我每天設定10個番茄鍾的目標,但這已然是一個非常繁重的工作。我通常需要工作8小時以上才能達到這個目標,有些時候還達不到標准。
Scrum的研究成果表明使用Scrum工作每周30多個小時產出最高,工作過多反而會減少產出。日本微軟最近也正在試驗每周四天工作日。越來越多的人認為高效專注的工作時間比低效的漫長工作時間產出更多。
4. 番茄鍾
好用番茄鍾可以讓番茄工作法變得更有趣,這里介紹幾個番茄鍾。
Forest,采取的是與番茄鍾相結合的更溫和的正面激勵方式讓用戶保持專注,在專注工作一段時間后可以獲得一棵小樹苗,收集足夠的樹苗可以種植一篇森林。它提供了瀏覽器插件,例如FireFox插件。也有手機客戶端,但我覺得工作時時不時瞄一眼手機會讓人分心。
小番茄,這是它的官網地址。一個好看,功能全面,跨平台的番茄鍾。我一直使用這個番茄鍾,但所有按鈕都沒有MouseOver和Pressed狀態,手感不是很好。
真實的計時器,淘寶上很多有趣又很酷的番茄鍾,如果不介意噪音干擾的話可以買來擺在辦公桌上,同時兼顧擺設的功能。
番茄鍾還有一個作用是告訴別人“我正在工作”,我在辦公室試用兩個顯示器,小番茄通常在副屏幕上最大化顯示,它可以告訴別人什么時候可以放心第打擾我。
5. 我的番茄工作法
作為程序員太過專注也不一定是好事,我有試過遇到難題不停改參數調試直到下班都沒解決,但下班的公交車上、洗澡、刷牙、起床分別想到4個可行的解決方案。休息是番茄工作法重要的一部分,退一步放松緊張思維,獲得全局視野對程序開發至關重要。
每個人都有適合自己環境的工作法,番茄工作法不一定適合所有人,我想,也不適合追求福報。為了提高自己的工作效率可以各種方法都試一試,而番茄工作法簡單無副作用,不妨用它作為邁出嘗試的第一步。