最近偶爾要寫一些英文郵件給顧問看，發現和之前寫中文郵件時的常用格式有點不一樣，不過，在內容的組織上，也有很多相通之處。為了學習，現翻譯一篇教程，貼在這里。
1，中立的郵件地址
你的郵件地址應當是你真實姓名的變體，而不是用戶名或者昵稱。盡可能使用句號、連字符、下划線來保證你的郵件地址只是你的姓名，沒有多余的數字或字母。
- 永遠不要使用一個不專業的郵件地址。如果你的名字是一個笑話，或者不合適的名字，沒有人會認真對待你。
2，短而精確的標題
避免在標題說太多，但是要確保它在發給一個陌生人看的時候也能反映出郵件的內容。如果可能，包含一個可以讓郵件內容易於記憶和/或查找的關鍵詞，即便是在對方的收件箱有很多郵件的情況下。例如，“關於3月12日受損自動扶梯的會議”就足夠明確，這個郵件主題不會誤認為其它任何描述得不是很明確的事情，（比如：“3月12日的日程表/客人名單/午餐請求/會議概覽”）。記住，專業人士也許每天會收到上百封的電子郵件，甚至更多，越是明確且吸引人的主題越容易和自己的個人工作聯系起來。
3，合適的稱呼
以姓名稱呼收件人是首選方案。使用對方的稱呼（Mr. Mrs. Ms. or Dr.）和姓氏，接上逗號或者冒號。作為一種選擇，你可以在稱呼之前寫上“Dear....”（不過“Hello...”也可以接受）。通常應該使用姓氏，會比使用名字更加正式。除非你和收件人很熟。如果你不知道你的收件人的名字（你應該盡力找到）使用“Dear Sir/Madam”或者“Dear Sir or Madam”並加上冒號。
4，在第一行介紹你自己（如果需要）
介紹自己，並包括你寫信的目的、找到對方郵件地址的方式，或者你寫信的緣由。例如：
- My name is Earl Rivers. I'm contacting you to apply for the administrative assistant position listed on CareerXYZ.com.
- My name is Arlene Rivers. I am writing about the traffic citation I received on December 31, 2009. I obtained your Email address from the Westchester County Clerk website.
5，寫實際的消息
確保你的觀點不雜亂；如果很亂的話，讀者可能會忽略重要的細節。嘗試把消息按話題拆分為段落，使你的消息更有邏輯、易懂。
- 郵件不應長於5段，每段不應長於5句。
- 在每段之間插入分隔行；無需縮進，因為縮進有可能在郵件轉換過程中丟失。
- 避免非正式的書面語。
6，使用正確的告別格式
這取決於你和收件人的親密程度。例如：
- Yours sincerely,
- Yours cordially,
- Respectfully,
- Best,
- Your student,
7，以全名簽名
如果你有一個工作稱呼，寫在你的名字的下一行，並且在這之后的一行寫下公司名或者網站名。如果你沒有工作稱呼，但是有和郵件內容相關的你自己的博客或者網站，在名字下面寫上鏈接。如果郵件和工作有關，只包含職業相關的網站/博客，不要附上興趣愛好類型的。
8，校對郵件內容
確保你沒有遺漏掉任何關鍵點。大聲讀出你的郵件，或者請其他人校對你的郵件，是換個視角審視自己寫的內容的好辦法。
9，校對郵件拼寫和語法
如果你的郵件提供者還沒有提供拼寫和語法校對選項，把它粘貼到文本處理器當中，如有必要，對其進行修正，然后粘貼回你的郵件里。