企業商務差旅信息化管理與移動App

背景

      某航空公司需要到北京某服務提供商公司學習交流，為了節省出行成本讓出差員工乘坐公司運營航線，去程路途較遠。需要在先乘飛機到天津機場，轉地鐵后，再乘動車到北京。回程時發生 后補機票失敗，導致出行人員無法返回公司。不得不在天津多住宿一晚。4個工作日出差只有3個小時辦正事，其它時間浪費在路上與其它地方了。出差效率在哪兒？ 員工的人工成本如何計算？ 總體出行成本是否超支？ 員工一天創造的價值+人工成本的總價還不能超過單程機票的價值？我們不能不質疑這個公司的管理過程。沒有計划，缺乏時間管理，缺乏風險管理，不把員工的時間當回事兒，整體的工作效率低下，公司核心競爭力在哪兒？

效率

     工作效率高低不僅體現了企業的管理水平，還能看出企業的員工素質，更能說明企業在當今市場上的競爭力，因此很多經理人、很多企業也都在為提高工作效率絞盡腦汁。 提高工作效率可以增加二者利益。即有利於單位的勞動生產率和經濟效益的提高，增加活力；有利於工作人員個人實現多勞多得，增加收入。提高工作效率以后，可以克服機構臃腫，人浮於事，浪費時間的現象。提高工作效率之后，在優化勞動組合中，具有更大的競爭優勢。

我們還可參考 Planning A Business Trip: Ten Things To Think Of Before You Go

方案

在國外，已有相關 移動App

1.Google Keeper是Google推出的面向繁忙的高級經理人的Android筆記應用，支持便簽、任務管理和TTS語音轉文本記錄，界面非常簡潔，用戶可以更多專注於需要記錄的內容和想法。

2. 愛普生iProjection iProjection可以與Epson PowerLite 1776W等Epson移動商務便攜投影機配合使用，是經常需要用移動設備為客戶演示幻燈片的商務人士的必備利器。程序的使用非常簡單，在iOS或Android手機中啟動程序，選擇投影機和Wi-Fi網絡。iProjection應用免費，但是需要與Epson的支持Wi-Fi網絡的投影機配合使用。

3. Certify Mobile是一款強大易用的差旅費記賬軟件，使用非常簡單，用手機對着收據或者發票拍照，程序會自動將圖像轉化成數字，並按張項目名目歸類統計。方便用戶隨時掌握消費支出是否超出了報銷額度規定。（例如酒店、餐飲或者租車費用）另外一個備選的應用是iPhone上的Abukai Expense Reporting；此外集體出行，需要分賬記錄的差旅或者旅行者建議選擇Receipt Ninja

4. 國外著名在線旅游預訂網站Princeline.com推出的Hotel Tonight對於經常出差的高級管理者非常有用。主要面向高檔國際酒店的房間預訂（目前已經收錄了90個城市的超過2000家酒店

5. 如果你經常去國外出差或旅行，那么SayHi翻譯絕對是你不可錯過的好幫手。SayHi可以把你的話翻譯成40多種語言，支持中文普通話、法語、德語、阿拉伯語和挪威語。更重要的是，這款應用的定價只有0.99美元，物超所值。

在國內，我們來看看現代商務出差移動應用需求。 隨時隨地訂票、訂酒店、申請及審批。通過優秀的管理模塊、便捷的web端和移動端應用，幫助企業客戶控制差旅成本、大幅度提高差旅管理效率。相對於傳統差旅管理流程，企業使用在線可提升約60%的管理效率，並節約20%-50%的總體差旅成本。

國內航空行業移動App市場

以航班管家、航旅縱橫為代表的航程服務第三方應用向來比較受用戶的歡迎，這種市場化運作的產物相比航司官方產品使用起來更具有個性化。作為第一家進入航空領域的第三方應用航班管家，主打航班延誤、手機值機、機票查詢和預定、精品酒店服務，其中機票預定功能尤為突出，截止目前航班管家已經接入無代理商中間紅利環節的直銷票，覆蓋的航空公司達13家，航班管家積累了大規模的航空常旅客用戶，日活躍用戶接近400萬。也讓航班管家成為了國內增長最快的機票入口，目前已有海航注資航班管家。運營方面航班管家也有值得稱贊之處，它可向用戶提供非常詳細的機場信息，應用可迅速定位並查找到用戶所在城市的機場，並精准到航站樓。在機場界面上用戶可以查詢各類信息，包括機場運行狀況，天氣，交通和內部設施等。中航信的業務包括航空信息技術服務、結算及清算服務、分銷信息技術服務、機場信息技術服務、航空貨運物流信息技術服務、旅游產品分銷服務等一攬子業務，是民航業務生產鏈條的重要組成部分，航旅縱橫則是其發展歷史上第一款面向大眾服務的產品。在航班晚點成常態化的今天，人們對一款可及時通報航班信息的應用需求是巨大的，無疑航旅縱橫把握了這一市場需求痛點。

差旅管理

全流程電子化，更透明，更合規

電子化更透明，管理更合規，以先進理念結合電子化流程徹底告別手工錄入。以先進理念結合電子化流程，徹底告別手工錄入，從審批、預訂、支付到報銷，所有環節線上完成，加速報銷時效，降低工作量的同時大幅減少差錯可能，為財務工作全面減壓。提供電子化報銷管理、在線填寫、在線審批、訂單支付記錄自動導入、報銷單據自動生成等服務，省去繁鎖的手工填寫環節，讓報銷過程更快捷更輕松。

出差員工安全定位追蹤服務

快速定位出差員工的地理位置，讓企業隨時隨地了解員工差旅動向，及時聯系需要幫助的員工，以便在目的地突發事件或災害發生時第一時間啟動關懷預案

出差審批模塊

告別傳統的紙質審批流程，以電子化的審批幫助企業提高審批時效，具備以下功能：

• 多級審批： 可根據企業特定要求事先導入多級審批流。
• 成本中心自由選擇：支持跨部門，跨項目選擇成本中心。
• 審批方式靈活：支持郵件審批/短信審批/線上審批三種方式。
• 代理審批：領導在出差或休假期間可以授權他人進行審批，可根據不同事項分別設定代理人及代理時效。

預訂模塊

與國內GDS巨頭中航信在機票、酒店、系統方面開展全面戰略合作，同時整合行內既有資源，具有以下優勢：

• 多渠道機酒資源，真正價格優勢。
• 直聯航信數據庫，信息准確且透明。
• 整合機酒訂單，實現行程管理。

報銷模塊

電子化的報銷處理流程幫助企業提高報銷效率，具備以下功能：

• 預訂、支付數據匹配：預訂和商務卡數據可關聯導入報銷系統，免去手工輸入。
• 因公因私消費拆分：可以按需求拆分支付數據，便於報銷。
• 政策提醒：若違反報銷政策，系統會有相關提示。
• 出差補助自動導入：根據公司需求事先設置，員工提交報銷時自動導入。
• 財務處理： 系統中審核或復核員工提交的差旅報銷單，輕松識別違反差旅政策的差旅行為，系統中自動生成記賬或代發文件，並可下載后導入財務系統。
• 報銷提醒：企業可自定義報銷周期來定時提醒報銷人、審批人和財務審核人員進行相關操作。

數據服務

明晰的數據，詳盡的分析，整合的數據服務助力企業節約差旅成本，有效管理。

• 可將預訂數據、支付數據、報銷數據、差旅行為數據等整合，並提供數據報表。
• 標准數據報表，及個性化需求特別定制報表，滿足企業各項報表需求。
• 透過各項數據報表，分析企業差旅行為，提供更有價值的管理建議。
• 多維度整合報告，更加透明，更加全面，有效節約成本，提高管理效率。

在成本控制方面，企業可以在線制定差旅標准和政策，通過嚴格執行授權審批制度，杜絕出行員工的超支浪費行為；通過平台，用戶還能享受商旅獨有的酒店和機票尊享價格。從服務形式來看， App、PC、微信、電話等多渠道預訂機票、酒店、用車等服務，隨時隨地規划差旅行程；App上輕松完成選座、退改簽，方便快捷。平台還為企業提供全面實時的在線分析報告，方便負責人了解公司及各部門的差旅消費情況。

與財務相關流程

 

 

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作者：Petter Liu
出處：http://www.cnblogs.com/wintersun/
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