最近利用業余時間閱讀了一本好書——《IT項目經理成長手記》(潘東、韓秋泉著)。本書的兩位作者是神州數碼(中國本土最大的整合IT服務提供商)的高管,在書中他們介紹了神州數碼在IT項目管理領域積累的實踐做法和工作思路。本書從IT項目經理面臨的真實問題和場景出發,將一個項目管理實踐者所親歷的案例整理成“手記”,如實地記錄下問題解決方法和收獲的經驗教訓。
讀完此書,結合科研項目管理的現狀,進行了一些思考。在此,將思考后的感想分享。
一、量化指標,使項目狀態透明化
書中提出了一個讓人印象深刻的觀點:項目經理如果3分鍾說不清項目進展,說明管理沒到點子上。那么,怎么才能在短短3分鍾內把項目狀態講清楚呢?書中給出了一種較為可行的辦法:使用基於量化指標的《項目狀態報表》(如表 1)。
表 1 項目狀態報表(摘自《IT項目經理成長手記》)
可以看出,《項目狀態報表》記錄了項目在進度、成本、需求、工作任務、配置管理、員工滿意度、工作負荷、質量缺陷方面的關鍵量化指標,從而全面反映項目在工作范圍、時間、成本、質量、人力資源等方面的現狀。《項目狀態報表》還可以進一步演變為圖形化的“項目狀態儀表盤”(如圖 1),更為直觀地反映項目狀態。
圖 1 項目狀態儀表盤(摘自《IT項目經理成長手記》)
相信項目經理們有了這樣的《項目狀態報表》和“項目狀態儀表盤”,要在3分鍾內講清楚項目狀態也就不難了吧。其實在我們公司,項目狀態不透明的情況也或多或少地存在。采用量化指標的方式匯報項目狀態,可以是我們的改進方向之一。
當然,針對公司現狀,個人覺得不必一來就追求“大而全”,可以采取先抓重點、循序漸進的方式來推進。比如,可以先從表 1中的“進度偏差”和“任務完成度”指標入手,讓項目的進度狀態變得透明。隨着量化管理理念逐漸得到認可,可以再按需增加對其他指標的度量,讓項目在各個方面都“透明”起來。項目“透明”了,項目管理者才能做到心中有數,才能及時解決問題、提前防范風險。
二、白板加晨會,落實項目三級計划
關於項目進度計划的執行與跟蹤,書中也給出了可操作的辦法。書中首先推薦了“三級計划”的項目計划編制框架,即:一級計划將項目全周期分解為項目階段和里程碑,二級計划將項目階段分解到“各組每周”的任務(這里的“各組”是指一個項目團隊中的各個小組),三級計划將“各組每周”的任務分解到“各人每天”的工作項。這種做法,與我們公司科研項目編制計划的現狀是基本類似的。
書中進一步說明了如何利用“白板加晨會”來跟蹤“各人每天”的工作項。具體來說就是,每周五下午,各小組長帶領組員將下周任務分解成各人每天的工作項,且個人工作項只存在“完成”和“未完成”兩種狀態。分解出來的個人工作項(本質上就是三級計划)直接記錄到白板上(見圖 2)。
圖 2 記錄三級計划的白板(摘自《IT項目經理成長手記》)
制定出下周的三級計划后,小組長會每天召開“晨會”進行進度跟蹤。晨會時長限定在15分鍾內,組員們站在白板前完成。晨會內容為:
1. 檢查狀態。組員逐個說明昨天工作項的完成情況,今天計划的工作項,以及遇到的問題。工作項只有“完成”和“未完成”兩種狀態。如果完成,則在白板上打“√”;否則打“○”,表示需延遲。對延遲完成的工作項,在原有“○”后打“√”(見圖 2)。
2. 調整計划。根據昨天工作的完成情況,小組一起對三級計划做適當調整,確定今天各人的工作項。
3. 解決問題。首先審核昨天列出的問題的狀態,然后將今天提出的所有問題記錄到白板的“問題”欄中。晨會上僅記錄問題,不對問題做展開討論。晨會后再組織相關人員進行專門討論。
這樣,到了周五,小組長只需清查白板上的記錄,就能掌握三級計划的執行情況,並上報給項目經理。項目經理匯總各小組的任務執行情況,就能掌握二級計划的完成情況。
個人理解,“白板加晨會”的好處至少有三個:
1. 項目小組內的溝通反饋得以顯性化、周期化,有助於及時暴露問題和解決問題。
2. 再好的工作計划,也要根據項目進展進行適當調整,才能真正發揮作用。晨會使這種調整變得容易操作。
3. 組員能清楚彼此的工作內容,從而有效避免工作分配不均。
目前我們的在研項目中,也多多少少存在着溝通不暢、計划與實際脫節、工作分配不均的情況,如能引入“白板加晨會”的管理方法,相信能夠緩解這些問題。
三、總結
以上簡單引述了書中“項目狀態報表”和“白板加晨會”兩個案例。類似這樣的管理技術,書中還有不少,比如:“編制《項目經理手冊》,讓新人項目經理知道每個階段該干什么”、“引入報派工系統,緩解項目間人員需求沖突”、“對項目研制過程進行審計,確保公司流程文件落實到位”等等。但限於篇幅,本文無法一一詳述,就留待對項目管理感興趣的同事們去研讀吧。
個人認為,本書的出眾之處在於:它不是一本“學院派”的理論書,而是真槍實彈的項目管理“戰地指南”,在講述實用項目管理技術的同時,還給出了支撐工具、文檔模板和經驗總結。同時,由於是本土作者所著,書中記述的場景也較真實地反映了“中國式項目”的管理現狀,使得本書與一些國外項目管理專著相比,更接地氣。我在閱讀本書的過程中,收獲良多,並深刻地感受到,書中這些已得到實踐檢驗的好方法、好思路,只要經過適當裁剪,就可以很快運用起來,給我們的項目帶來實惠。所以,向大家真誠地推薦這本書。