從2011年7月1日算起，實踐GTD已經有2年多了，在GTD一周年時寫了《用iPhone打造GTD實踐1周年的心得體會》這篇文章，隨着實踐的深入，如今又有了一些新的認識，2013年初制定的計划要進行一次GTD交流，就先報名參加了一次"易GTD"活動，但非常失望，這個活動幾乎一字未提五個流程和六個高度，永錫老師在北京辦的幸福行動家活動，由於其它事務只在最后一個下午旁觀了一眼，看來這個GTD交流的計划不能真正實現。但正好進行密集英語培訓，就試着用英語把GTD給一起參加培訓的同學們簡單地介紹了一下，可能也算是一次交流吧。演講的PPT放在這里了：http://wenku.baidu.com/view/02609325336c1eb91a375d7f.html
此次整理的2周年GTD實踐中的體會主要關於2萬英尺的職責范圍的一些理解。在GTD的視角中有6個層面Level（參見《搞定3》），最底層是跑道Runway，對應着行動Action；再上一層是1萬英尺高度，對應着大大小小的項目Project；再上一層是2萬英尺高度，對應着個人的關注層面（或稱為職責范圍）；最高一層是5萬英尺，對應於人生在世的宗旨和原則。
按照一個人在社會中承擔的不同角色以及自身的追求，人會有工作、家庭、娛樂、朋友、愛好、金錢、健康等各方面的重點內容，這也就是2萬英尺對應的范圍。這個2萬英尺的高度比較接近跑道runway和項目project，不時地對2萬英尺的內容進行總結和思考后，便於抓住重點，便於進行每周回顧，便於使工作和生活條理化，從而能夠提煉出更高的目標和原則。
一、項目文件夾Project Folder
在OmniFocus中有Folder的概念，使用這個Folder很好地與GTD理念中2萬英尺高度的思想統一起來，我在2013年的項目文件夾是這樣的：
1）Misc雜事：這個是OmniFocus安裝后自帶的，可以隨便修改名字，是一種Single Action，把一些互不相關、不需要回顧、也無法歸到其它細類中的雜七雜八的東西統統放在這里。
2）Visiting Scholar：這是今年5月突然冒出來的2013年度重要事情，單獨放一個文件夾來管理
3）Read Books讀書：這個可以歸屬於自我管理，但讀書已經想成習慣了，單獨放一個文件夾方便
4）Myself個人修煉：讀書、提高時間管理水平、提高英語水平、學習新編程語言等等，放在這里。
5）AI Games：這是一個個人關注的人工智能機器博弈方面的事情
6）Financial金錢：有些項目可能會帶來額外的收入，放在這里管理，個人投資、理財的項目也放在這里。
7）Dept Leader室副主任：在工作中要承擔一些管理角色，與項目負責人的職責不一樣，這里的職責主要是培訓管理、班組管理和室里的一些雜事。
8）Health健康：身體是革命的本錢，必須要保持每天的鍛煉，不然無法保證正常的編程工作、生活、掙錢、游玩等等，隨着年齡的增大，對於健康也越來越重視，當前主要的運動是跑步。
9）Family家庭（父親/丈夫/親人）：作為一個兒子、一個孩子的父親、一個丈夫也有許多的職責，要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、處理家庭瑣事，這里面事項不太多，我統一放在一起管理。
10）Friends：與重要的朋友經常保持聯系，這些事情放在這里。聽說要找到一生中可以隨時探討交流的7個朋友，現在感覺已經有2個了，其他的還不能確定。
11）Hobby業余愛好：一些業余愛好，比如打橋牌、下象棋等等，單獨管理起來。
12）iOS Programmer高級程序員：2013年此內容暫停。
用上面的辦法后，可以把這些職責按照優先級的順序排列起來，當然有些職責並不一定非要嚴格地分出個1、2、3來，只要感覺前5項更重要就行了，把相對重要或事情較多的放在前面會很方便管理和每周回顧。
二、電腦資料的分類管理
在GTD中進行項目分解和每周回顧時需要經常參考歸檔系統，對所有資料的歸類也是一門學問。我的紙質材料不太多，如果不需要保留原件的，我掃描（辦公桌上備有一個高拍儀）或拍照（用iPhone的掃描儀軟件）后存放。在項目活動頻繁時，紙質材料備在身邊，當項目告一段落時，全部電子歸檔。
我的電子文檔是用3個主要文件夾來存放的：
1）shenlb里是我的所有關鍵資料的主文件夾，每周同步一次。
2）shenlbArchive是備份一些很舊的項目而用的，這樣就可以控制shenlb文件夾的大小，這里面的項目可能與最近的職責范圍關系不大，平常查閱的機會不太多。
3）photo.video是生活的照片和視頻，由於這類文件很多很大，單獨一個文件夾存放。
shenlb里的文件夾，主要按自己的責任范圍來划分：
1）Inbox，這個體現GTD中的收集箱功能。把QQ接收的文件、瀏覽器下載的文件都設置到這個目錄中，在桌面上設置一個快捷方式指向這個目錄，這樣有空就可以清空Inbox了。
2）Projects，這里是未完成最近一直要跟蹤的項目，里面用不同的子文件夾來管理不同的項目。
3）與自己的長期目標最相關的最重要的項目單獨建立一個文件夾，而沒有放在Projects里面。
4）Personal是私人相關的材料，一些證書、身份證掃描件等等。
5）External是外部公司來交流時的宣傳材料等，經常會歸檔到shenlbArchive中。
6）backup文件夾，Evernote、omnifocus、博客等內容備份到這里。
7）Friends朋友：這里的文件不多。
8）Family家庭：家庭有關的資料放在這里。
9）Hobby興趣愛好也都有相應的文件夾。
10）還有一個doc，這個有點另類，里面按年度和日期再分類，把有些很難歸類的放在這里。感覺這個文件夾應該對應於GTD中的雜類，有些內容可能不需要在職責范圍內持續關注，但這類信息還需要歸檔，就這樣存放了，大腦對這類資料發生的大概時間有點印象，按時間分類比較合適。
我用robocopy命令行來同步備份，這個命令內置在Windows7中，下面一行命令就可以同步備份桌面電腦上的文件夾到活動硬盤中：
robocopy d:\shenlb G:\shenlb /MIR
命名規范也不太嚴格，文件名起得長一些，加上日期和一些主要的關鍵字，如果是別人寫的就加上他的名字，重要的文檔加上v1、v2這樣的版本號。桌面電腦里裝everything工具軟件，輸入文件名中的關鍵字就非常容易地快速地找到。
三、郵箱與職責范圍的對應
由於眾所周知的原因，gmail時常連接不上，無奈全面將我的常用郵箱切換成qq郵箱，除了沒有快捷鍵功能外，干凈的inbox、對話式郵件跟蹤、聯系人查找、全文郵件檢索等功能都做得不錯，更喜歡的是還是它簡潔的界面，沒有任何漂浮的廣告。
qq郵箱有一個自定義文件夾的功能，可以把重要的文件移到指定的文件夾內，正好可以與職責范圍對應起來，其它不需要過多關注的內容直接放入雜事文件夾中。日常看到的是一個清空的inbox，如果真需要某個郵件時，用全文檢索就可以快速找到了。
四、瀏覽器與職責范圍的對應
瀏覽器我使用chrome，由於它具有收藏夾的同步功能，你在任何機器上設置的收藏網址都可以同步到其它機器或手機上的chrome上，把收藏夾如果按職責范圍來歸類，把常用的鏈接直接放在工具欄上，也可以更有效率。
五、Evernote與職責范圍的對應
我用Evernote來記錄時間日志，每天一個Note，只是簡短的幾句記錄重要的事項，這樣可以清楚地知道自己的時間主要用於什么地方。另外就是用Evernote記錄一些零散的信息，我用的是免費的Evernote賬號，比較占空間的圖片等內容就很少放在這里管理了。
另外Macbook不在身邊，並且輸入內容較多，我還用發郵件的方法實現收集。
六、關於捕捉
現在主要用iPhone上的OmniFocus收集信息，桌面電腦上用Inbox文件夾來收集，辦公室用實體的收藏盒子做為收集工具，其它收集工具還有iPhone中的照片、錄音機、金山快盤和Macbook筆記本上的臨時內容，這些輔助收集工具用得較少，為了防止遺漏，寫在了每周回顧的checklist中。
iPhone上的隨時待命的OmniFocus，漂亮的Inbox圖標，辦公桌面上的A4大小的盒子
七、關於GTD風格的桌面
為了讓做事的風格也GTD思路渾然一體，嘗試把辦公室整理了一番，實現了第一版本的GTD桌面。
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八、關於克服拖延的壞毛病
看了《拖延心理學》，再結合GTD的一些思路，分析了GTDer為什么會不再拖延。
九、關於回顧
從2011年10月開始寫每周總結，一開始寫得比較細，后來發現應該把個人關注的內容多寫一些，其它事情可以不記，因為已經在時間日志中有記錄了。
月度回顧時，我對照着職責范圍和年度目標逐項核查，可以清楚地看到年初設定的目標的執行情況，如果工作和生活發生了重大變化，就更需要這個階段的回顧，把目標和計划都要進行一番調整。
在2013年4月初要進行為期近5個月的密集式英語培訓，一開始還想着把以前的程序繼續寫下去，在嘗試了幾個早晨的編碼后，發現精力不濟，此時專門找了一個咖啡店進行回顧和思考，把一些有沖突的職責范圍中的目標和計划（主要是一些需要大量精力的計划，有些工作也交給同事去打點了）暫停，這樣保證英語培訓的效果。等培訓結束后，再進行一次回顧，重新調整回工作狀態。
為了使每周回顧更有效率，制作了回顧檢查表，放在Evernote中在回顧時對照着執行。
回顧時要注意：確保是回顧，而不是做事，如果事情超過2分鍾，就記下來，而不是完成它。
1. 看evernote中上周的主要內容，總結上周工作（對重要事項統計一下花費的時間），匯總到《每月個人工作總結.doc》文檔中，大約30分鍾。
2. 清空iPhone中的照片、掃描儀軟件、錄音機。
3. 清空U盤、工作記錄本。
4. 整理金山快盤（一些電子書和備份文件就不用刪了）。
5. 清空辦公室電腦上的Inbox。
6. 打開MacBook，同步OmniFocus。
7. 把OmniFocus中的INBOX中的內容也清空。
8. 看看未來1周的日程表，看看是否有需要提前准備的，或者需要提前處理，或者還不能轉化為行動。
9. 看看等待清單，是不是已經完成了，或者需要催一下等待的人員？
10. 回顧OmniFocus中的每一個項目(再如何細化？)
* 已完成的勾去。
* 有些標題並不是action？
* 各個action之間的順序？
* 上下文是否合適？
* 需要調整周期？
11. 回顧職責范圍內的創意部分。
12. 觸發清單到底是什么？還不太理解。
十、關於每日例程Routine
以前對這個事情沒有在意，后來發現制定一個比較規律性的每日例程，可以保證高效地GTD運轉。
在平常工作階段時的日程大概是：5:30起床准備早餐，6:45閱讀，7:30背單詞，8:00工作，11:30午餐及午休，14:00工作，18:00晚餐，19:30鍛煉，20:00閱讀或家庭生活，22:30睡覺。周末有家務、購物等事宜。
在英語培訓階段時應該用一周時間快速找到高效的每日例程，我經過一個階段的嘗試，感覺比較高效的每日例程是：6:00跑步或閱讀，6:30背單詞，7:20早餐，7:50英語聽寫VOA，8:30-11:30上課，午餐，12:20瀏覽新聞、午休，14:00-17:00上課，晚餐，看看新聞，19：00-21：30復習或GTD中其它事務，21:30跑步或朗讀或其它不費腦力的事宜，23：00睡覺。
周末兩天一定要留出一天別看英語（除了少量單詞和聽寫外），留出每周回顧的時間，由於培訓階段的事情比較單調，可以調整為每2~3周回顧一次即可。