工作的思考七:重視郵件


寫這篇文章是由於這一周乃至前面幾個月的幾件事都跟郵件有關,所以今天寫這篇文章提醒我重視郵件的力量,讓我以后不要再犯同樣的錯誤!

而跟郵件有關的事,最終的結果都是被領導狠狠的批評了,o(︶︿︶)o 唉,總結錯誤,總結經驗,讓我在以后的路走的更好!

這篇文件不是解釋郵件是什么,也不是教你怎么來使用郵件,只是說說我接下來在郵件這方面我需要改進的地方!

請注意這是一位普通程序猿的感受,不是什么項目經理,TeamLeader的立場等等,所以不能從他們的角度看待我這樣的問題,只能從我這個角度看待這樣的問題!

一丶從思想上貫徹郵件的重要性

  收發郵件是很多搞IT的程序猿最有體會的一件事,可是有的人可以做的游刃有余,有的人是錯誤百出,這其中的根本我想是思想的高度決定着你做每件事的成與敗!

  對待郵件我可以誇張的說就要像對待自己的孩子一樣去呵護它,去照顧它,這樣郵件才能跟你成為好朋友,幫我完成每一天的收發郵件!

  所以我們要從思想上重視郵件,提高對郵件的認知度,才能在工作的時候處理好關於郵件的每一件事!

二丶認真查看每一份郵件

  說道認真查看每一份郵件我做的不夠,很多錯誤都是由於我沒有仔細的查看郵件的內容,導致了我的工作內容偏離了方向,最終事沒有把事做好,被領導罵了!

  所以認認真真的查看每一份郵件對我而言相當重要!

  有一點需要注意的是:如果一個同事或領導發了一份郵件(英文版),你在仔細看過並沒有完全弄明白郵件的整體意思,在這個時候你千萬不能得過且過(這是我曾經犯過的錯誤),你需要立刻去聯系給你發郵件的同事或領導,你不要覺得丟面子,因為如果你沒有理解的地方正好是工作的核心所在,那么結果你會死的很慘,所以勇敢去問(面子在這種情況不是那么的重要),直到弄明白郵件里的全部意思!

  所以我總結了三點:

  1. 仔細的查看每一份郵件,不要放過任何一份郵件,除了×××郵件

  2. 弄懂每一份郵件所包含的全部含義,不明白的趕緊立刻去問發件人(這是我深刻體會到的)

  3. 對待郵件從此以后就要像對待自己的孩子一樣,重視它

  4. 如果這份是TeamLeader分配任務的郵件,請務必要回他因為這么做可以讓他知道你已經知道自己需要做什么事了並且工作正在進行中,這樣可以讓TeamLeader對項目進度能有個稍微的把握

三丶發郵件的幾點總結

  說到發郵件,一開始來公司的時候總是覺得我寫的內容是不是得體,寫的是否完整,有沒有發錯人等等的矛盾心理,經過幾個月的磨練之后,罵過之后,懂得了一些,所以總結了以下幾點,希望能在以后的日子里指導我怎么樣來發郵件!

  1. 發郵件要區分收件人(To)和抄送人(CC)這兩者的區別

    “To”是和你發送的郵件有着密切聯系的人,比如一起開發的同事,你的TeamLeader等等!

    “CC”就顯得關系不是特別密切了,但也存在那么一點聯系的,比如項目經理,團隊中的其它同事(雖然不管其它同事的事,但是如果你也想讓他知道這件事,你可以選擇抄送給他),部門經理等等!

  2. 寫清楚這份郵件的主題,也就是“Subject”

    寫郵件主題,我也是被罵過之后才記得的,剛來公司發過好幾次郵件都沒有寫主題,每次沒寫TeamLeader都會跑過來黑着臉好好的數落我一下,我也是漸漸的才有這個習慣的,每發一份郵件都會寫主題的!

  3. 問候語,結束語必須寫清楚

    這個是禮貌問題,不管是發中文還是英文郵件,你總是要記得開頭一句問候語,結尾一頭結束語,這樣算是一個行業規范把,這樣的問題我也是有被罵的經歷的,:-),好痛苦的經歷!

  4. 郵件的簽名(Signatures)

    這個問題也要注意,郵件簽名需要你自己設置,剛來公司沒有注意,一直沒有設置,TeamLeader說過幾回也沒注意,最后一次說過之后才自己學會怎么加郵件簽名了!

四丶結束語

  好了,上面說了這么多,也是這幾個月我和郵件之間發生的種種事情,總之一句話,郵件不可或缺,跟他做朋友你將會受益匪淺!

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