工作流定義，就是人們常常說的給業務系統建模。在做業務系統建模之前，先要理解幾個概念
工作流：根據給定的規則集，部分或全部實現一個流程的自動化，在這個過程中，文檔，信息，或者任務在參與者之間傳遞。
工作流引擎：實現業務流程的規則抽象，模型的建立，解釋，以及為流程實例提供運行環境，並解釋執行流程實例。
工作流管理系統：就是定義、創建和管理工作流執行的系統。
一個業務流程，其生命周期可能是幾分鍾，幾天，甚至幾個月等等，這主要根據其復雜度以及每一個成員活動的延續時間的長短來決定。同時，每個業務流程的實現方式也大不相同。有的流程在一個工作組范圍內實現的；有的流程卻需要在整個企業范圍內來實現。盡管如此，從另外一個層面來看，工作流管理系統都由三大功能模塊來構成：
業務流程建模：
通過使用一種或多種系統工具，分析、建模和定義，把一個業務流程從現實世界轉化成一個形式化的，計算機可以處理的流程模型或者叫流程模版。這個過程就是工作流定義或者說是工作流建模。
業務流程運行：
流程控制功能相當於現實世界與模型世界的橋梁。它解釋已經定義好的模型，也就是說根據模型來調度一個流程中不同的任務並且激活相應的人或者IT應用程序。這種流程控制功能實際上就是流程引擎的軟件模塊來完成的。在運行階段，一個流程的任務通常是由參與人員通過使用一定的信息處理工具或流程控制軟件激活一定的應用 程序來完成的。因此工作流管理系統需要與完成不同任務的用戶、IT工具或應用程序交互。
業務流程的監控：
傳統結構的應用系統，總是以樹形菜單的形式來組織各個功能模塊，系統的各個主要應用模塊或子系統之間存在樹形的支配或被支配的關系。而應用工作流思想設計的應用系統在全局上，用戶看不到這種模塊間的支配關系，新系統是網狀關系，主要業務處理模塊之間沒有從屬和支配關系，只有前驅和后續關系。每個模塊，每次的運行軌跡也會被工作流系統記錄下來，因此新的系統可以監控到每個業務流程各個模塊處理的先后順序，運行軌跡等等。
給業務系統建模，做好工作流的定義，即整理和精確了解業務處理過程的先后順序，做好前驅和后續的關系，就可以利用流程設計器可視化的給業務系統建模。開發人員不必去關心“我完成任務后由誰接着做”的問題，這些在流程建模后，后續的流轉都交給工作流系統去完成，只要關心如何做好自己的業務處理工作。業務處理工作，通常是用自定義表單工具來可視化完成，使得工作流管理系統更加智能化。
如下面這個費用報銷的流程：
報銷金額<=1000元，就行政審核一下，交財務審核，大於1000元的，就需要 部門經理和總經理都審核通過，再由財務審核。最后報銷人查看報銷結果，結束流程。
