在談到這個話題的時候，很多人會疑惑：我需要【日程管理】嗎？【日程管理】跟【任務管理】有什么區別？
其實不管是【任務管理】，還是【日程管理】，兩者都是為了最大效率利用我們的有效時間，而兩者的區別是在於是否有確認的時間：
1、凡是約會、會議、參加活動等具有時間、地點/人物的事情，可以統統算作【日程管理】
2、具體到某一任務，執行行為，需要去完成和行動的事情，可以統統算作【任務管理】
當任務管理有明確需要完成的時間階段或者周期，就可以算作是一種需要管理的日程
所以，回想一下我們在什么情況下需要做【日程管理】？是只有成功人士才需要日程管理，還是職場打工人或學生也同樣需要呢？
作為一名高管甚至創始人，時間大多都不能自由控制，而90%以上的時間可能都會被組織、團隊占有，所以將行程按邏輯、重要級別來安排是非常有挑戰的事情，這也是為什么總裁助理會成為大多公司培養的總裁接班人，因為有能力將繁瑣事情安排好是非常有難度的。
作為普通人，雖然不需要將一天二十四小時緊鑼密鼓的安排上，但是做好日程管理，既能夠讓我們在工作中高效的完成任務，和同事們友好協作；又能夠安排時間做自我學習提升，不斷增加競爭力；還能夠騰出時間跟朋友、家人聯絡感情。
那么，怎么做好日程管理，讓自己的時間價值最大化呢？
這里引入兩個理論：柳比歇夫時間記錄法和GTD
1、柳比歇夫時間記錄法：柳比歇夫工作法的核心，就是記錄工作時間和分析時間，記錄不是目的，記錄只是為了分析提供數據支持；
2、GTD：這個相信很多關注時間管理的朋友們都耳熟能詳了，是一種被很多人驗證、被很多產品列為終極定義的方法，包含收集、厘清、組織、回顧、執行 5 個環節。
這兩個方法都有各自的優缺點，如果照搬執行可能很難堅持或浪費時間，所以今天我們不強調這兩個方法具體怎么做，而是要對時間管理要素的認知達成一致：
1、當不清楚自己的時間都花去哪兒了，究竟是因為不專注、順序安排不合理、單一事項浪費時間，或是別的原因造成，我們就很難進行對症下葯；
2、而將一個事情價值最大化的做法是從計划、分解、執行、總結整體閉環，讓你不偏離目標、不偏離時間、還能復盤總結經驗。
混跡職場9年，對於如何做好日程管理有3點經驗分享，建議搭配飛項協作工具使用，相信可以循序漸進的達到較好的效果。
1、當你是一個職場新人/學生等角色：
1.1 記錄當日事項，或者未來3天可預見的需要做的事情
1）作為職場新人，除固定工作內容以外，會有較多被安排事項，所以這個時候的日程管理不能一下子做的太遠，可以以當天為單位，向后滾動，每日更新，持續下去。如果有能力，也是可以把更往前的事情全部羅列出來。
2）每天早上8:30，根據飛項推送的當日日報做早會溝通，再根據領導的安排調增事項。
3）如果有新增可以直接創建事情，標記時間；創建后APP-push和微信都會通知（ps：微信要關注飛項公眾號）
1.2 把臨時加進來的事情，快速錄入日程管理軟件中
創建過程參考如上，如果這個階段你不想用軟件管理，也可以用比較原始的方式記錄，比如筆記本、表格、電腦自帶日歷等。
以上事情重復進行1-3個月，每天復盤查看自己的時間浪費在哪些地方，再進行對症下葯。
2、當你在職場上已有足夠經驗，或已成職場精英：
2.1 提前1周/1月盤點下周/下月的計划，明確核心，並將計划拆解為主副任務
1）月度盤點看團隊習慣，有些團隊習慣用PPT、有的習慣用表格，還有的習慣用思維導圖，根據管理范疇和板塊內容做細致的模塊拆解，在具體到目標和執行行動。
2）思考好要什么以后，就着手開始搬運工作，需要注意的是，不是全部復制，而是有挑選的進行：
A 具體執行+協作類
B 具體執行+明確時間
C 行為方向/研究類
如上，如果是事項相對較為復雜，可以利用飛項，將其拆分成不同的步驟/子行動。
2.2 根據經驗判斷事情的時間執行周期，並細化時間+提醒
創建任務時，可以判斷是否有明確時間，如果有可以直接填上，如果沒有也可以后續增加，所有有時間的事情會進入到時間階段的日程，並且可通過微信公眾號、短信、APP-push等方式收到新消息的通知。
2.3 將需要他人協作，受他人影響的任務/日程分享給相關人，有效協同
每一個主行動和子行動可以分配給不同的協作人進行，分派后可以通過微信/短信等方式通知對方，對方接受后，即可共享這個行程。
3、做好日程管理，提高任務協作過程的效率很重要
3.1 獨立IM
飛項中，每個日程/事項協作都有獨立IM，團隊成員可以在這里溝通所負責事項的進展，無需再單獨拉個微信群，省事又方便。
3.2 重點標識
溝通過程中，需要團隊成員重點留意的信息，可以對其進行[划重點]，而后會自動歸類到項的[重點]一欄，就算是后續加入的成員也能秒懂本次協作的重點，迅速融入項目中。
3.3 協作小工具
飛項除了有事項協作和日程管理外，還支持在對應的事項中發起會議預約、時間征集、待辦創建和發布公告等促進協作行為的小工具。
使用飛項管理日程，確實幫助了我更加高效地規划和記錄工作、生活。
相信經過不斷的訓練【日程管理】，我們都能夠從小白，逐漸蛻變成職場精英。
