1、表達的邏輯
很多人難以提高寫作能力和講話能力的原因，是他們認為“寫的更清楚一些”意味着使用更簡單、更直接的句子。事實上，人們在寫文章時的確會經常使用過長的句子，句子結構也過於繁瑣，使用的語言經過過於學術化，過於抽象，段落中的句子順序有時也很混亂。
文章條理不清還有一個比上面提到的原因更常見、但也更容易改進的原因，即文章的結構（structure），也就是句子的組織順序（不管句子本身是寫的好還是壞）。如果讀者認為你的文章條理不清，很可能是因為你表達思想的順序與讀者的理解力發生了矛盾。
對受眾（包括讀者、聽眾、觀眾或學員）來說，最容易理解的順序是：先了解主要的、抽象的思想，然后了解次要的、為主要思想提供支持的思想。
因為主要思想總是從次要思想概括總結得出的，文章中所有思想的理想組織結構也必定是一個金字塔結構，即由一個總的思想統領多組思想。
你可以很容易地使受眾理解用金字塔結構組織的思想：先從金字塔的最頂端開始，沿各個分支向下展開。
首先表達的主要思想，使受眾對表達着的觀點產生某種疑問，而主要思想下一層次上的思想將回答這些疑問。通過不斷進行疑問/回答式的對話，受眾就可以了解文章中的全部思想。
對文章闡述的思想作出疑問/回答式反應是人類的一種自然反應，沒有國籍和民族的區別。人類還有一個共同的特點，即只有用某種方式將思想表達出來，說出來或寫下來，我們才能夠准確地把握自己的思想。
因此，作者或講話者在強制自己將思想組織成金字塔結構后會發現，准確把握自己的思想，有助於自己寫出條理清晰、意義明確的文章。
2、為什么要用金字塔結構
如果受眾希望通過閱讀你的文章、聽你的演講或培訓，來了解你對某一問題的觀點，那么他將面臨一項復雜的任務。因為即使你的文章篇幅很短，比如只有兩頁紙，文章中也會包含大約100個句子。讀者必須閱讀、理解每一句話，並且尋找每句話之間的聯系，前前后后反復思考。
如果你的文章結構呈金字塔形，文章的思路自金字塔頂部開始逐漸向下展開，那么讀者肯定會覺得你的文章比較容易讀懂。這一現象體現了人類思維的基本規律：
- 大腦會自動將信息歸納到金字塔結構的各組中，以便於理解和記憶
- 預先歸納到金字塔結構中的溝通內容，都更容易被人理解和記憶
- 你應有意地將溝通內容組織成金字塔結構，包括口頭表達和書面表達。書面、培訓、演講、報告、述職和寫文章、總結、申請、方案、計划等
0x1：歸類分組，將思想組織成金字塔
人類很早以前就認識到，大腦會自動將發現的所有事物以某種秩序組織起來。基本上，大腦會認為同時發生的任何事物之間都存在某種聯系，並且會將這些事物按某種邏輯模式組織起來。古人將星象組成成星座的意象就源自於此。
大腦會將其認為具有“共性”的任何事物組織在一起。“共性”指的是具有某種相似的共同點或所處的位置相近。
無論是誰，一看到上面6個黑點，都會認為共有兩組黑點，每組3個。造成這種映象的主要原因是，有些黑點間的距離比另一些黑點間的距離大。
當你聽別人講話或看文章時，也會發生類似的組織思想的現象。你會將同時出現的或位置相鄰的幾個思想相聯系，努力用某種邏輯模式組織它們。這種邏輯模式必定是金字塔結構，因為只有金字塔結構才能滿足大腦的兩個需求：
- 一次記憶不超過7個思想、概念或項目
- 找出邏輯關系
0x2：找出邏輯關系，抽象概括
僅以邏輯方法將思想或概念分組是不夠的，還必須找出其邏輯關系。你所要做的是提高一個抽象層次，將大腦需要處理的若干項目變成少數的幾個。由於處於較高層次上的思想總是能夠提示其下面一個層次的思想，因而也更容易記住。
所有的思維過程（思考、記憶、解決問題）顯然都在使用這種分組和概括的方法，以將大腦中的信息組成一個由互相關聯的金字塔組成的巨大的金字塔群。
0x3：自上而下表達，結論先行
理清表達思想的順序，是寫出條理清晰文章的最重要方式，而清晰的順序，就是先提出總結性思想，再提出被總結的具體思想，也就是通俗說的“總分總結構”。
受眾的大腦只能逐句理解作者（演講者、培訓師）表達的思想。他們會假定一同出現的思想在邏輯上存在某種關系。如果你不預先告訴他們這種邏輯關系，而只是一句一句地表達你的思想，讀者就會自動從中尋找共同點，將你所表達的思想歸類組合，以便了解各個組合的意義。
由於受眾的知識背景和理解力千差萬別，他們很難對你所表達的思想組作出與你完全一樣的解讀。事實上，如果你不預先告訴讀者某一組思想之間的邏輯關系，他們很可能會認為某一組中的思想之間根本沒有任何關系。退一步說，即使受眾能夠作出與你完全一樣的閱讀，你也增加了他們閱讀的難度，因為他們必須自己找出這種你沒有提前說明的邏輯關系。
0x4：自下而上思考，總結概括
如果你將所有的信息進行歸類分組、抽象概括，並以自上而下的方式表達出來，那么你的文章結構會如下圖所示，每個方框代表你希望表達的一個思想。
你的思維從最底部的層次開始，將句子按照某種邏輯順序組成段落，然后將段落組成章節，最后將章節組成完整的文章，而代表整篇文章的則是金字塔最頂端的一個思想（中心思想、核心觀點）。
組織思想基本上只可能有4種邏輯順序：
- 演繹順序：大前提、小前提、結論
- 時間（步驟）順序：第一、第二、第三
- 結構（空間）順序：波士頓、紐約、華盛頓
- 程度（重要性）順序：最重要、次重要，等等
因為演繹推理、發現因果關系、化整為零和歸納總結是大腦可進行的僅有的4種分析活動，這4種順序也是大腦可用於組織思想的僅有的4種順序。
3、金字塔內部的結構
由於金字塔結構的規則非常明確，如果在開始寫作之前，你就已經完全清楚你想表達的思想，你就可以容易地將要表達的思想組織成規范的金字塔結構。
但是，大多數人在剛坐下來開始寫作時，可能對自己想表達的思想還只有模糊的想法，甚至根本不知道從哪里下筆。在你不得不用詞匯或句子將思想呈現出來之前，你很可能難以准確地把握自己的思想。甚至連你認為已經構思好的第一個思想，寫出來時可能都不很准確。
因此，不要幻想一坐下來就開始將思想組織成金字塔。首先你必須梳理你想要表達的思想。
下面，我們來詳細討論這些金字塔內部的邏輯關系。通過了解這些邏輯關系，我們得到一種循序漸進的武器，得以從零開始逐步構建我們的金字塔結構文章。
0x1：縱向關系
縱向聯系能夠很好地吸引讀者的注意力。通過縱向聯系，你可以引導一種疑問/回答式的對話，從而使讀者帶着極大興趣了解你的思路進展。
為什么肯定讀者會感興趣？因為這種縱向聯系會迫使讀者按照你的思路產生符合邏輯的反應。
你放在金字塔結構每一個方框中的就是一個“思想”。所謂“思想”是指向受眾發出新信息並引發受眾疑問的語句。因此，也可以說，表達思想的主要目的就是向受眾傳遞新的信息。
為了向受眾傳遞新的信息而作的表達，必然會使對方就其邏輯性產生疑問，例如，
- 為什么會這樣？
- 怎樣才能這樣？
- 為什么你這樣說？
作為文章的作者，你必須在該表述的下一個層次上橫向地回答讀者的疑問。但是同時，你的回答仍然是向讀者傳遞他不知道的新信息，這又使讀者產生新的疑問，於是你又在下一個層次回答讀者的新疑問。
0x2：橫向關系
當你考慮在下一個結構層次上如何表述時，必須保證你的表述能回答在其上一個層次上的表述引起的疑問，同時還必須保證表述符合邏輯。也就是說，表述必須具有明確的歸納或演繹關系。
0x3：序言的結構
了解了以上知識后，現在你已經可以隨時從某一思想開始構建你的金字塔結構，並在需要時加入其它思想（向上、向下、橫向）。
但是，在你着手構建自己的金字塔結構之前，還需要了解一件事，即你的文章需要回答的初始問題（作者向讀者提出的第一個疑問）。你可以通過講故事式的序言（前言、引言）確定初始問題。
4、如何構建金字塔
0x1：自上而下法
自上而下地構建金字塔結構通常更容易一些，因為你開始思考的是你最容易確定的事情，即文章的主題，以及讀者對該主題的了解情況。
但是，你還不能現在就坐下來開始寫序言，你應當利用序言的結構，將頭腦中的觀點、論點、想法逐個梳理出來。
0x2：自下而上法
很多時候你會發現你還沒想清楚，無法構建金字塔結構的頂部。譬如，有時你無法准確確定要討論的主題，有時尚不清楚讀者頭腦中的疑問，有時則無法確定讀者了解什么、不了解什么。遇到這些情況，可向下移動一個層次，從關鍵句層次上着手。
- 列出你想要表達的所有思想要點
- 找出各要點之間的邏輯關系
- 得出結論
5、序言的具體寫法
文章的序言（前言、引言、導言）概括讀者已知的信息，並將這些信息與文章將要回答的疑問建立聯系，然后作者就可以將全部精力放在提供回答疑問的答案上。
如果是寫文章，就是“序言”；如果是演講，就是“開場白”。
文章的序言必須用講故事的形式，也就是說，序言必須先介紹讀者熟悉的某些“背景”，說明發生的“沖突”，並由此引發讀者的“疑問”，然后針對該”疑問“給出“答案”。這種講故事的形式對於組織讀者已知的信息非常有用。
0x1：序言的講故事結構
讀者頭腦中已經存在許多雜亂、零散的思想，其中絕大多數都與你的文章討論的主題不相關。如果讀者事先並不確信會對你的文章感興趣，那么要想將所有其他思想拋開，專注於你提供的信息，對讀者而言將是一件非常困難的事情。
讀者只有在感受到強烈的吸引力時，才會願意暫時放棄其他想法，專注於你提供的信息。
為了達到這一目的，有一種非常簡單的方法，即利用未講完的故事所產生的懸念效果。
0x2：序言的常見模式
總的來說，你寫文章的目的通常是回答以下4條問題之一：
- 我們應當做什么
- 我們應該如何做
- 我們是否應該這樣做
- 為什么會發生這種情況
當然，你常用的文章模式取決於你工作的內容。這個小節我們逐個介紹在商務文章中最常見的4種模式：
- 發出指示式：針對“我們應該做什么”或“我們應該如何做”等疑問句
- 請求支持式：針對“我們是否應該這么做”等疑問句
- 解釋做法式：針對“我們應該如何做”等疑問句
- 比較選擇式：針對“我們應該做什么”等疑問句
6、演繹推理與歸納推理
條理清晰的文章，必須能夠准確、清晰地表現同一主題思想下的思想組之間的邏輯關系。以正確的方式組織起來的思想必然會形成一個金字塔結構，這些思想分別位於不同的抽象層次上，但相互關聯，並且由一個單一的主題思想統領。
金字塔中的思想以3種方式互相關聯，向上、向下、橫向。
- 位於一組思想的上一層次的思想是對這一組思想的概括
- 這一組思想則是對其上一層次思想的解釋和支持
- 同一組中的思想之間存在着邏輯順序，具體的順序取決於該組思想之間的邏輯關系是演繹推理關系，還是歸納推理關系
演繹推理和歸納推理是建立思想邏輯關系僅有的兩種模式。
7、思考的邏輯
當你對文章結構的思考已經深入到關鍵句層次的下一個層次時，你就應該開始寫作了。更低層次上的思想不要在構思階段完成，而應放在實際的寫作過程中完成。
當你寫完全篇文章時，還必須仔細檢查一下全文的結構，因為你可能發現自己犯了以下兩種常見錯誤之一：
- 僅僅因為可以用一個名詞概括，而將關聯性很小的思想排列在一起（例如“xx的10個步驟”或“5個問題”等），實際上這些思想之間不存在邏輯關系
- 金字塔結構頂端的中心思想，使用的是“缺乏思想”的句子（如“該公司存在的5個問題”），而非具有揭示性的觀點
羅列似乎已經成為一種普遍的傾向。實際上，羅列不失為一種將作者的思想排列出來並審視的好辦法。但我們不能就此止步，而應當進一步思考，以保證每組中的各個思想之間確實存在某種內在的邏輯關系，然后明確說明這種邏輯關系的隱含意義。
8、應用邏輯順序
想了解一組思想真正想表達的思想觀點，只有經過以下過程：
- 確定該組思想的類型（類別）
- 將同一類型的思想歸類、分組
- 找出各類別思想之間的順序
9、概括各組思想
不能簡單地把一系列思想堆放在一起，並假定讀者能夠看出其中的意義。每一組思想都隱含着一個總結性的思想，這個思想能夠呈現該組思想之間關系的本質。你應該首先使自己明確了解各組思想之間的關系，然后向讀者指明這種關系。
進行任何一次分組時，都要問自己一個問題：“為什么我只列出了這些思想，而不列出其他思想？”，對此的答案應當是：
- 這些思想都具有某種共性，而且是以這種方式相互關聯的僅有的一些思想
- 在這種情況下，該組的概括性思想，應當是該組思想的共性所隱含的意義
- 這些思想都是為實現某一結果而必須同時采取的行動
- 在這種情況下，該組的概括性思想，應當表明采取以上行動后產生的直接結果
10、解決問題的邏輯
這里最關鍵的是前兩個階段，如果在流程的前兩個階段組織好方法，就能很容易地進入到第三或第四階段。前兩個階段實際上是在預先搭建你的金字塔。
但界定問題和結構化分析是非常復雜的工作，問題的起因經常是模棱兩可和令人困惑的，甚至被錯誤地表達。問題的方方面面都存在大量的數據，為了確認問題，你不得不“事必躬親”，而且會有多種可能的“解決方案”。
我們接下來重點討論“界定問題”和“結構化分析問題”這兩個關鍵環節。
判斷問題是否存在，通常要看經過努力得到的結果，與希望得到的結果之間是否有差異。
“問題”是指你不喜歡某一結果（比如銷售額降低），想得到其他結果（比如銷售額增長），稱為期望結果（即目標）。“解決方案”則是指如何從現狀到目標：
以上界定問題的方法稱為連續分析（統計學上稱為序列分析），是一種有效解決問題的技巧，可以幫助你為以下按邏輯順序排列的問題尋找答案：
- 是否有/是否可能有問題（或機會）？
- 問題在哪里？
- 為什么存在（產生問題的根源、原因）？
- 我們能做什么？
- 我們應該做什么？
在介紹分析結果的時候，問題1和問題2的答案就死文章的序言，問題3~5的答案就是金字塔結構中的思想、觀點、論點、看法。
11、界定問題
0x1：界定問題的框架
如前所述，問題是指你已有的（現狀）與你想要的（目標）之間存在的差距，這種差距不是憑空產生的，而是來自某一背景，並在一系列特定的條件下產生的。
條件可能很簡單，也可能是很復雜的因果關系。無論是哪種情況，了解其發展歷史，是確定差距之性質和把握其重要性最基本的過程。
為了解決問題，必須找出出現差距的原因以及縮小差距的措施。原因通常可以從序幕所描述的活動中找到。因此，界定問題的框架需要你回答以下3個問題：
- 發生了什么事情？【背景（切入點/序幕 + 困擾/困惑）】
- 我們不喜歡它什么？（非期望結果）
- 我們想要什么？（期望結果）
回答了上述問題后，就界定了需要解決的問題。由此入手，你可以確定讀者的問題是什么，並尋找解決方案。
解決方案通常從改變現有結構和流程，即分析切入點/序幕這里入手。
0x2：把“界定問題”寫成序言
0x3：展開問題的各要素
需要確定4個要素后才能界定問題，並由此尋找解決方案。這4個要素分別是：
- 切入點/序幕
- 困擾/困惑
- 現狀，非期望結果
- 目標，期望結果
4個要素一起講述了問題是如何被展開的戲劇性的故事，你可以把這些要素當做戲劇的術語來理解。
以界定問題的框架為准繩，根據尋找解決方案的初衷不同，讀者通常會希望解決下列7種問題之一，而這7種問題的構成要素如何轉換成序言，如下圖所示：
12、結構化分析問題
分析問題的標准流程：
為了有效地找到結論和行動方案，分析人員必須有意識、有條理地去收集事實，得出符合邏輯的發現。
0x1：設計診斷框架
使用診斷框架幫助你設想客戶產生問題的領域的狀況。這種設想最終會揭示出你的分析應該關注的要素或活動。
舉個簡單的例子，比如你頭痛但不知道原因，所以無法醫治。所以你第一步應該設想一下造成頭痛的可能原因。
采用“相互獨立、完全窮盡”的分類方法后，頭痛的原因要么是身體上的，要么是精神上的。如果是身體上的，要么來自外部，要么來自內部。如果是外部的原因，要么是撞傷，要么是過敏，要么是對天氣的反應，等等。
通過逐項展開，就可以按排除的難以程度對所有可能的原因進行篩選。
0x2：使用診斷框架
0x3：建立邏輯樹
使用邏輯樹可以得出解決問題的各種方案。我們前面層提到序列分析法，有以下步驟：
- 是否有問題？
- 問題在哪里？
- 為什么存在？
- 我們能做什么？
- 我們應該做什么？
在步驟2和步驟3，可使用具體的流程圖和因果結構，表示有關公司經營的要素、作業或任務之間的系統關系，建立“背景”的模型。
在步驟4和步驟5，使用邏輯樹得出可能的解決方案，以及實施這些方案對公司可能產生的影響。
金字塔原理的核心思想是：如果你已經明確地界定和分析問題，通過一定的邏輯結構分解出問題的背景和起因，解決沖突的解決方案就是不言自明的，已經自然包含在整個金字塔結構中了。
13、演示的邏輯
在紙面上或屏幕上展示你的思想時，無論采取何種形式，在視覺上，你都需要確保能加強組成金字塔的思想之間的邏輯性和它們之間的相互關系。讀者或觀眾總是先看到邏輯關系的存在，然后才能理解它。因此你要用讀者眼睛所看到的來強化她們的頭腦所接收的。
14、在書面上呈現金字塔
在實際寫作中，文章多以書面的形式呈現給讀者。文章無論長短，都應該讓讀者能從字面上迅速理解和吸收其主要思想（觀點、論點、建議等）。理想的文章，應該讓讀者在30秒內理解讀者的整體思維框架，包括序言、中心思想和關鍵句要點。此外，讀者還應當能了解整體架構下，各組思想觀點之間的相互關系。
15、在PPT演示文稿中呈現金字塔
- 文字幻燈片應只包含最重要的、經過適當分組和總結的思想（觀點、論據、建議等），敘述時應盡量簡潔
- 演示文稿應圖文並茂，使用各種圖表（圖、表或示意圖）相配合
- 演示文稿應呈現經過深思熟慮后的故事梗概和劇本
演示文稿包括兩類幻燈片 --- 文字和圖表，理想的比例是圖表占90%，文字占10%，其各自的作用時：
- 說明演示文稿的框架結構（文字幻燈片）
- 強調重要的思想、觀點、結論、論點、建議或要采取的措施等（文字幻燈片）
- 闡明單用文字難以說清楚的數據、關系（圖表）