如何讓敏捷回顧會議更有效果，這樣做就對了

【摘要】 有些團隊踐行敏捷一段時間后，感覺回顧會議（RetrospectiveMeeting）時間太長，動輒2-3個小時，而且會上走形式，會后無效果，那么如何才能讓回顧有效果呢？ 全文2700字干貨分享，建議收藏。

 

本文關鍵詞：敏捷回顧會議、敏捷回顧會、項目回顧會議、敏捷管理、項目管理

 

背景

有些團隊踐行敏捷一段時間后，感覺回顧會議（RetrospectiveMeeting）時間太長，動輒2-3個小時，而且會上走形式，會后無效果，那么如何才能讓回顧有效果呢？

問題分析

在敏捷十二原則中提到：團隊定期地反思如何能提高成效，並依此調整自身的舉止表現。所以回顧的目的是為幫助團隊定期改善工作，發現障礙和處理問題，從而實現持續改進。回顧想要實現的效果就是持續改進。

回顧會議上走形式，就無法保證改進計划的質量，沒有計划后面的環節就都無從談起。回顧會后沒有執行、檢查和調整，都會影響到改進的落地，就出現前面提到的會后無效果的情況。綜上所述，要想回顧有效果需要具備兩方面的條件：

• 可行的改進項，也就是首先要保證改進計划（Plan）的質量；

• 改進的落地執行，包括執行（Do）、檢查（Check）和調整（Act）這幾個環節。這樣才是一個完整的過程，想要有效果就要做好回顧改進的PDCA。

解決措施

結合回顧的過程，我們首先需要通過做好會前和會中部分來保證產生可靠的計划；其次回顧會后要做好計划的執行、檢查和調整來保證落地執行的效果。

第一步：做好回顧的會前和會中工作，保證Plan的質量

要保證Plan的質量，就要開好回顧會；開好回顧會，可以從會前和會中兩個環節來考慮。

會前可以從數據准備、會議設計和會議公約三個方面來考慮。

• 會議設計：確定回顧的重點。我們的會議不是大而全，而是小而精，要聚焦，在規定的時間盒內（建議1-1.5小時）產生可行的方案。會議的流程環節設計是為了保證會議按時完成和讓會議有好的氛圍，讓大家都能積極參與。比如會議開始時的簽到活動可以讓大家聚焦到會議上，ESVP（Exploer,Shopper,Vacationer,Prisoner）的選擇可以了解大家的心態；中間數據收集的時候通過事件時間線、表情圖可以讓團隊對迭代情況建立共同背景，通過頭腦風暴可以幫助大家發散思維，通過投票排序實現全員參與，共同承諾等等。關於會議的活動方式有很多，團隊可以多積累一些。

• 數據准備：首先要准備迭代內改進情況的度量數據，這是為了回顧的Check和Act做准備的。其次要准備迭代內的度量數據，根據前面確認的回顧重點來准備數據，數據要客觀真實。

• 會議公約：公約制定最關鍵的要團隊共創，而不是領導或者管理者一言堂。讓每個人都參與制定，其實是為了形成團隊的承諾，這樣增加公約的效力。公約的內容是為了保證會議的順利進行，比如守時，不玩手機，不開小會等，關鍵還是要團隊共創。

會中可以從引導者要求，營造氛圍，改進項確定和結束回顧四個方面來參考。

• 引導者要求：這是很關鍵的一個角色，引導者的能力會決定會議時間和會議效果。可以是有經驗的ScrumMaster或者團隊成員。在引導的時候注意要中立，不要給出觀點，參與討論，這樣會讓自己忘了身份，忽視流程和時間的掌控。

• 營造氛圍：會議的氛圍影響團隊成員的感受，決定他們的參與度和積極性。要營造一個安全的環境，確保團隊成員可以放心的說出自己的心里話，不會瞻前顧后、欲言又止。通常參會人建議是團隊和Scrum Master，關於管理者和PO或者其他外部人員想要參加，需要看團隊的接受度，他們之間是否相互信任。還要營造一個放松的環境，可以准備團隊喜愛的零食，還有做好會議設計和選擇合適的引導者都會保證好的氛圍。

• 改進項確定：在確定改進項的時候，要團隊共同決定，保證全員皆知，形成共識；其次要聚焦，選擇可執行的1-2項，不要冒進貪多；最后是改進的目標要SMART(Specific,Measurable,Achievable,Relevant,Time-bound)。

• 結束回顧：回顧的收尾也很重要。團隊可以通過感謝卡的形式相互感謝，或者心流筆記表達感受，讓團隊成員之間彼此相互了解和感知，這是一個非常好的團隊建設時機。還有就是要再次明確會議達成的改進項，並確認負責人，為后續的執行活動做好准備。

第二步：做好回顧會后改進計划的Do、Check和Act，保證改進落地執行的效果

有了高質量的Plan，回顧會后的Do、Check和Act也非常重要，每個環節缺一不可。

Do的過程根據改進內容不同執行方式會有不同，同時在執行過程中增加一些實踐，可以提高執行過程的效果。

執行方式按照規則&紀律類、執行類和障礙類三種改進項類型進行闡述。

• 規則&紀律類：需要Scrum Maser和團隊共同反復重申，慢慢形成團隊統一的工作習慣和方式。比如工作項狀態的及時更新，開會不遲到等。

• 執行類：需要團隊花費時間去執行，所以要放入Backlog。比如團隊編碼規范的改進，需要制定出統一標准，然后全員展開，並且跟蹤檢查執行情況。

• 障礙類：是指對團隊沖刺形成阻礙的事情，不需要團隊成員花時間去改進，可以放入Scrum Master的管理清單中。比如PO在計划會議前准備好Product Backlog，團隊白板申請等，這些Scrum Master要和外部團隊去溝通協作，並跟進行動的進展。

執行過程中為了保證效果，可以參考以下幾種做法。

• 可視化改進項：將改進的內容在團隊的公共區域展示出來，讓團隊都清楚當前處在哪些階段，需要做什么，如何做，注意什么。

• 設立貢獻牆：改進的工作都是迭代任務外的工作，大家關注度可能不同。對改進中積極參與者或者是取得進步大的人要進行公開鼓勵，從而去帶動大家的積極性，提升改進動力。

• 預留改進時間：執行類的改進進入Backlog，就需要預估時間，因此要預留出改進的時間。不能既要求團隊全力沖刺完成迭代任務，還要求團隊額外做好改進，這是不現實的。某項工作完成的好壞取決於成員的能力和意願兩個方面，首先是需要有意願，才能保證取得好的效果，不能在已經飽和的迭代任務外強加給團隊改進工作，那樣即使推行了也不會取得好的效果。

• 結對實施改進：可以參考XP(eXtremeProgramming)中的結對編程的做法，結對實施改進。通過設立實施人和監督人，目的是保證改進的准時和高質量的完成。實施這個做法的前提還是要團隊同意，一言堂強加不可。

 Check是落地執行的總結檢查。

可以在執行改進所在的迭代回顧會進行，也可以單獨設立改進回顧會。建議在執行改進所在的迭代回顧會，這樣可以減少團隊會議的頻次。會上先對改進回顧，團隊可以感受到回顧給團隊帶來的改變，團隊的改進動力和參與度都會得到提升，會讓大家對接下來的回顧會有更多的期待，會更有意願去繼續回顧和改進。

Act是對總結檢查的結果進行處理。

成功的經驗加以肯定，並予以標准化；失敗的教訓也要總結，引起重視；沒有解決的問題，在回顧會上團隊決定是否提交給下一個PDCA循環中去解決。

所以回顧帶來的改進是階梯式上升。整個PDCA循環不是在同一水平上循環，每循環一次，就解決一部分問題，取得一部分成果，團隊就前進一步，水平就提高一步。到了下一次循環，又有了新的目標和內容，更上一層樓。如下圖所示：

改進是無止境、無終點的，在這個過程中團隊會越來越好。最關鍵是開始的一點點進步。只有讓團隊看到效果，才會激發參與度和改進動力，讓團隊堅持去回顧，堅持去改進。敏捷回顧會議對團隊非常重要，否則團隊就可能在相同的問題上重蹈覆轍。願我們都能堅持回顧，從一小步開始，不斷進步。敏捷路上，你我同行！

參考附錄

1. 敏捷原則

2. Esther Derby. Diana Larsen.敏捷回顧：團隊從優秀到卓越之道[M].

3. Kenneth S. Rubin. Scrum精髓[M].

4. MBA智庫：戴明循環

5. 歡迎參與討論：https://bbs.huaweicloud.com/blogs/163478?utm_source=cnblogs&utm_medium=blog-article&utm_campaign=blog-article