采購是SAP MM模塊的組成部分，其過程可大致如下圖所示。
MRP（物料資源計划）創建采購建議，然后轉換為采購申請。下一步是將源分配給采購申請，並下達采購申請。PR被轉換為采購訂單，並且在收貨后可以開具發票收據以完成購買過程。另外，還處理了付款（在FI模塊中）。
采購不必從物料需求計划開始，可以通過基於消耗的計划或直接創建PR或PO來啟動。
MRP是一項系統功能，可確定物料和物料清單級別的物料需求。BoM（物料清單）是由單個物料組成的組件和子組件的列表。
SAP采購中僅有的基本文件之一就是采購申請。
采購申請
采購申請可以通過系統自動創建或手動創建。它們可以轉換為采購訂單，但只有在下達（采購申請批准）后才能轉換。
我們將在本教程中介紹幾個主題，這些主題可以幫助理解和創建采購申請。
就像在其他憑證中一樣，在采購申請中需要編號范圍，以便將憑證編號分配給新創建的憑證。
后來，這些編號范圍被分配給我們可以定義用於采購申請處理中的不同單據類型。
我們還將介紹需求跟蹤號，它基本上是一個數字/字母組合，可以唯一地分配給多個文檔以跟蹤某些重要需求。
您將了解貨源確定的工作原理以及其用途，以及如何將貨源分配給我們的采購憑證。
最后，您將了解如何處理采購申請，從創建申請到將其轉換為采購訂單。
采購申請的編號范圍
分配采購申請的編號范圍取決於憑證類型。可以創建幾個不同的編號范圍，然后將其分配給特定的采購申請類型。
這是在定制中完成的。申請單據類型可以分配兩個數字范圍。每個文檔類型分配一個內部范圍和一個外部范圍。內部號碼范圍由系統自動增加，而外部號碼則手動分配。
下面的屏幕顯示了采購申請編號范圍的列表。
“從數字”是范圍內的第一個數字，“從數字”是最后一個可用數字，而當前數字是為文檔分配的最后一個數字。
此外，還有一個復選框指示這是否是外部號碼范圍。
例如，內部編號范圍可以定義為從20000000到30000000的范圍，在這種情況下，分配了此間隔的文檔類型的文檔將從20000001開始進行編號，並且對於創建的每個新文檔都將增加1。此間隔的最后一個可用數字為30000000，如果您的文檔填滿了整個數字范圍，則必須對其進行擴展。這種情況很少發生，因為這意味着您將擁有1000萬個采購申請文件。
文件類型定義
文檔類型定義是為采購申請定義不同文檔類型的操作。在對采購申請進行分組和更詳細地指定其用途時很有用。例如，我們可以有標准的PR，分包和庫存轉移。每種文檔類型都滿足特殊需要，並配置為以這種方式使用。
在文檔類型定義中，您可以定義許多選項。編號間隔（內部和外部），項目間隔，字段選擇鍵，控制指示器，總體釋放指示器（定義PR中的所有項目是同時釋放還是單獨釋放）。
SAP中的“標准采購申請”文檔類型在所有安裝中均定義為NB。
需求跟蹤號
此數字用於跟蹤特定需求。可以在創建采購申請的過程中輸入它，並將其復制到采購訂單文檔中。它保持在項目級別，可以通過此編號在多個報告中選擇項目，例如MELB。
- 執行MELB交易。
- 單擊選擇按鈕。
當您單擊繼續時，您將返回到初始選擇屏幕。您還具有多種選擇選項，應選擇最合適的選項來縮小搜索范圍。
- 輸入需求跟蹤號。
- 執行。
您將看到包含跟蹤編號的文檔列表。
來源確定
貨源確定有助於找到最適合需求的貨源，例如，它可以建議在給定時間使用哪個概要協議，哪個內部采購貨源（工廠）或哪個供應商來訂購特定物料。
源確定將各種數據作為實際確定過程的參數。這些包括大綱協議，采購信息記錄，我們公司的工廠，配額安排，來源清單。
在確定需求的最佳來源時，應考慮所有這些因素。
首先通過“ 配額安排”進行檢查，系統將確定是否存在具有物料相關配額安排的合適貨源，如果找到了合適的貨源，則將其選中，並中止對貨源的其他搜索。
如果沒有，系統將考慮來源列表並在那里搜索有效來源。源列表由固定記錄和阻止記錄組成。固定記錄是針對固定供應商的特定材料，在一定時期內有效。處於這種狀態的阻止記錄不能用作源。
最后，系統查找大綱協議和信息記錄以獲取可靠的來源，並將其分配給他們。您在上一課中已經看到了什么是購買信息記錄，大綱協議是計划協議或合同，在來源確定過程中也用作輸入信息。
要使用來源確定，您需要在采購申請初始屏幕上的“確定來源”復選框上打勾。
來源分配
系統可以執行后台或前台源分配。
如果搜索是在前台模式下完成的，並且找到了多個有效來源，則會出現一個選擇列表，用戶應從中選擇合適的來源。如果僅找到一個合適的來源，則會自動分配。
如果搜索是在后台完成的，則必須確定單個源，並且要實現該系統將在查找中執行各種功能。
例如，大綱協議優先於購買信息記錄源，如果發生沖突，則選擇大綱協議源。
如果在概要協議中找到多個有效來源，則唯一有效來源將是常規供應商的唯一來源，並且如果兩個記錄都不是常規賣方的記錄，則必須手動確定來源。
您可以看到系統如何提供兩個來源，我們必須從中手動選擇更好的來源。
