以Emacs Org mode為核心的任務管理方案

前言

如今用於任務管理的方法與工具越來越多，如紙筆系統、日歷與任務列表、Emacs Org mode系統，以及移動設備上的諸多應用。這些解決方案各具特色，在一定程度上能夠形成互補作用。但是，它們彼此之間的功能重迭也較為嚴重。所以，將其中的一部分挑出來形成一套工具集使用時，往往就會出現令人無所適從的情況。例如，究竟是將任務提醒放到手機的任務列表中，還是將其寫入Emacs Org mode文件中？在每周的回顧總結與展望規划文檔中，是否還有必要再提及該任務？很顯然，將任務條目復制到每個工具中是繁瑣的做法。而死守一個工具來管理一切，哪怕這個工具再強大，像是Emacs Org mode，也都有其局限性，因而同樣顯得笨拙。這樣看來，生活中有眾多的方案可供選擇固然是一件極好的事，但是要想令其發揮出最大的效力，也要掌握相關的知識、經驗與明智。經過我個人的實踐總結，認為以Emacs Org mode為核心、GTD與日程表相結合是較為合適的管理方法。下面對此作一簡介。

基本想法

• 采用Emacs Org mode以實踐GTD任務管理方法，在面臨諸多必要與不必要的干擾的時代，能夠消除傳統基於日程表的管理方法的弊端，使人始終關注於下一步（Next step）要解決的任務，而不再糾結於是否應該在某個時間段干指定的事情。當然，通過采用番茄時間工作法與深度工作的模式，還是要盡量避免外在與內在的諸多干擾。因此，將一個大致的日程表與GTD方法相結合是比較理想的方法。通過不斷提升個人的計划能力、執行能力和自我管理水平，制訂出的日程表將會愈加合理、准確，而實際的任務執行也將不斷地向着趨於合理化的日程表靠攏。

• 任務管理在內容的空間上應當是層級式的，從宏觀的遠景目標到微觀的具體任務均應包含在內。對此，Emacs Org mode天生的層級式列表功能極其適合這個要求。

• 任務管理在實施的時間上應當是多尺度的，從當下、每天、每周、每月再到季度、半年、年，均應有相應的規划與回顧。對此，需要一系列的輔助工具與Emacs Org mode相配合。

Emacs Org mode核心工具

目前我以Emacs Org mode為核心形成一套工具集。其中，我采用的是標准GTD流程的簡化版，只包括：收集（Collect）→規划（Plan）→執行（Execute）→回顧（Review）這樣一個簡單的流程。去除了GTD方法中“環境”（Context）這一要素以及較為繁瑣的實施流程。雖然，嚴格實施標准的GTD方法會更加嚴密、細致，但是也並不帶來過多的效益。畢竟，人的生活與行動不是被編程到了芯片上，有一個大致的日程安排就可以了。具體環節內容如圖1所示。

圖1 我在Emacs Org mode中使用的GTD流程。

任務的狀態關鍵詞

任務的狀態通過Emacs Org mode的狀態關鍵詞來標識。我的設定有：

• 未結束狀態：TODO、ONGOING、MAYBE、WAIT、DELEGATED

• 結束狀態：DONE、CANCELLED、STUCK

任務的層級組織管理

• 項目（Project）：通過創建多個Org文件來代表不同的項目。例如，不同的公司項目與學習科目等。

• 工作包（Work package）：在每個Org文件內，用一級標題代表項目中的工作包（如果有的話），從而對項目任務分門別類進行管理。工作包只用來定義大目標與願景，設定任務的范疇，而不涉及具體步驟與實施細節。

• 任務組（Task group）：對一個較為復雜的任務——例如，一個需要兩到三周完成的目標——往往由諸多小的步驟與環節構成。這樣的一個大任務就是任務組，在Org文件中我為其加上TG標簽來標識。

• 具體任務（Task）：將任務組進一步拆解成可以步步執行，並能夠予以審核與評估的具體任務。如此，Emacs Org mode系統能夠直接與具體行動掛鈎，指導實踐。

• 習慣（Habit）：學習與保持健康都是需要一生堅持、長期積累的大工程。養成相應的好習慣就需要持續的動力和努力。因此，我在“個人項目”的Org文件中建立了定時重復的任務項，從而幫助自己在拋棄壞習慣的同時養成好習慣，由量變到質變，逐步形成深厚的積累，最終實現長期與終極的遠景目標。

• 想法（Idea）：腦海中不時產生的思想火花稍縱即逝，只有將它們及時記錄下來，並經常翻看，才能夠不忘內心真正所想、不放過任何珍貴的機會、將美好的創意變成現實。這些想法並非當下立刻要做的，因而暫時無需明確的時間規划。它們是屬於未來的待辦事項。

任務視圖

在Emacs Org mode中通過指定狀態關鍵詞、標簽、時間戳等條件搜索任務列表可以生成不同的視圖。這便相當於將整個任務集合投影到不同的空間予以審視。這對於任務管理是非常有益的。對此，我目前制定了如下任務視圖。

• 收集箱（Inbox）視圖：所有未打時間戳、不含TG標簽、狀態關鍵詞為TODO、MAYBE的任務均為待規划的任務。以此作為搜索條件將其全部列出，則構成了GTD任務管理方法中所說的收集箱。若在搜索時僅限於指定的Org文件，則可以列出該項目下的所有待規划任務，即該項目的專屬收集箱。

• Emacs Org mode默認日程視圖（Agenda view）：在該視圖中，任務以如下優先級順序按天歸整到了一起，視圖緩沖區（Buffer）顯示一個星期的任務。

  • 當天任務按優先級A、B、C排序。

  • 在每個優先級內依次顯示：

    • 之前計划但未執行，拖延到今天的任務；

    • 計划在當天的任務；

    • 截止日期設在將來的任務，包含還有多少天到期；

    • 截止日期設在當天之前的任務，包含已過期天數；

    • 截止日期設在將來，但已於今天或之前完成的任務。

• 截止日期視圖：以默認日程視圖為基礎，僅列出加了DEADLINE時間戳的任務。這樣一來，對於本周以及近期有哪些必須要完成的任務一目了然。

• 已完成任務視圖：以默認日程視圖為基礎，僅列出加了 DONE狀態關鍵詞的任務。當忙碌了一周之后，在周末生成這個視圖，就會產生不小的成就感與自豪感。

輔助工具

為了配合Emacs Org mode實現GTD與日程表相結合的任務管理方法，還需要如下的輔助工具以形成完整的工具鏈。

• 前端任務收集工具：如，隨身攜帶的筆記本、手機與手表上的印象筆記。這些工具雖然不是電腦上的主力工具，但是作為發散思維、自由抒寫的媒介是不可獲缺的。

• 移動設備上的任務列表：這里列出的任務主要是為了提醒，而Emacs Org mode中的任務列表則是為了進行系統、細致的任務管理以及實踐GTD任務管理方法。二者有本質上的不同。

• 移動設備上的日歷：制定每天的日程安排，包括既定的會議、約會等。

• 規划展望與回顧反省（Plans and reviews）文檔：這是用於規划與展望、回顧與反省的描述文檔。每周更新，並在每月、季度、半年、年末進行整體規划與總結。該文檔只是描述願景，不涉及具體的任務。

• 任務描述（Task description）文檔：這是對任務組所涉及功能模塊的大致描述，與步步可執行的任務尚存不少的距離。可以采用文本文檔描述，也可以采用結構化、可視化效果好的思維導圖。總之，以最方便、最舒適、最能體現任務層級架構的方式來完成。

結語

總的來說，任務管理方案的確定是一個不斷嘗試各種方法與工具、令其相互磨合的動態過程，絕不是一蹴而就的，也不是一件輕松的事。個人的提升永無止境，而作為自我管理系統工程一部分的任務管理也沒有盡頭。想來這也符合“如切如磋，如琢如磨”的精神吧！