一個完整的工作流管理系統通常由工作流引擎、工作流設計器、流程操作、工作流客戶端程序、流程監控、表單設計器、與表單的集成以及與應用程序的集成八個部分組成。
1. 工作流引擎 工作流引擎作為工作流管理系統的核心部分，主要提供了對於工作流定義的解析以及流程流轉的支持。工作流定義文件描述了業務的交互邏輯，工作流引擎通過解析此工作流定義文件按照業務的交互邏輯進行業務的流轉，工作流引擎通常通過參考某種模型來進行設計，通過調度算法來進行流程的流轉(流程的啟動、終止、掛起、恢復等)，通過各種環節調度算法(SPLIT、AND、OR等)來實現對於環節的流轉(環節的合並、分叉、選擇、條件性的選擇等)。
2. 工作流設計器 工作流設計器為可視化的流程設計工具，用戶通過拖放等方式來繪制流程，並通過對於環節的配置來實現環節操作、環節表單、環節參與者的配置。 工作流設計器為用戶以及開發商提供了快速繪制、修改流程的方式，工作流設計器的好壞決定到工作流管理系統的易用性。
3. 流程操作 流程操作指所支持的對於流程環節的操作，如啟動流程、終止流程、掛起流程、直流、分流(單人辦理)、並流(多人同時辦理)、聯審等，象這些流程操作都是可直接基於引擎所提供的環節調度算法來直接支持的，而在實際的需求中，通常需要自由的對於流程進行干涉，如取回、回退、跳轉、追加、傳閱、傳閱辦理等，而這些流程操作對於工作流引擎來說是不合理的，因此必須單獨的去實現。 流程操作支持的好壞直接決定到一個工作流管理系統的實用性。
4. 工作流客戶端程序 工作流客戶端程序為工作流系統的表現形式，通常使用Web方式進行展現，通過提供待辦列表、已辦列表、執行流程操作、查看流程歷史信息等來展現工作流系統的功能。
5. 流程監控 流程監控通過提供圖形化的方式來對流程執行過程進行監控，包括流程運轉狀況，每個環節所耗費的時間等等，而通過這些可相應的進行流程的優化，以提高工作效率。
6. 表單設計器 表單設計器為可視化的表單設計工具，用戶通過拖放的方式來繪制業務所需的表單，並可相應的進行表單數據的綁定。 表單設計器為客戶以及開發商提供了快速修改表單的方法，表單設計器的易用與否以及功能的完善與否影響到工作流管理系統的易用性。
7. 與表單的集成 通常業務流轉需要表單來表達實際的業務，因此需要與表單進行集成來實現業務意義，與表單的集成通常包括表單數據的自動獲取、存儲、修改，表單域的權限控制、流程相關數據的維護以及流程環節表單的綁定。 與表單的集成的好壞影響到工作流管理系統是否能提高開發效率。
8. 與應用程序的集成 通過與應用程序的集成來完善工作流管理系統的業務意義，主要涉及到的是與權限系統以及組織機構的集成。流程環節需要相應的綁定不同的執行角色，而流程操作通常需要與權限系統、組織機構進行關聯。