Excel與Word套打功能使用技巧及EXCEL數據處理成績

Excel與Word套打功能使用技巧

婚禮邀請友人參加，就需要寫請柬。而且寫請柬不但要求字寫得端正，還不能有錯別字，再加上邀請的朋友多，寫請柬就是一個勞累活。這時我們利用Word的套打功能，就會讓寫請柬的事情變得輕松加愉快了。下面，就讓Word幫我們寫請柬吧。

    Step1：先用直尺測量一下原始請柬大小為36cm×25cm。打開Photoshop(其他的軟件也行，只要能掃描成圖片即可)，用最低的分辨率將請柬上要填寫內容的那半部分掃描成qj.jpg文檔，然后在Photoshop中將qj.jpg文檔擴成36cm×25cm。

    Step2：打開Word2003，新建Word文檔，在“文件→頁面設置”中，設置頁面大小為25cm×36cm，邊距均為2cm，方向選擇“橫向”(如圖)。

    注意事項：頁面設置中一定要這么設，否則A3的打印機是無法縱向打印的。

    Step3：在“格式→背景→填充效果→圖片→選擇圖片”中選擇第一步掃描的圖片文檔qj.jpg作為背景。本步注意事項：頁面顯示必須為100%，如果不是，背景顯示將會錯位，影響到后面的對位。

    Step4：在“文件→頁面設置”中，調整左邊頁邊距為19.5cm，然后插入一個15行15列的表格。這時可以根據背景請柬中的實際位置，對表格各單元格的大小進行設置及合並。如果表格列數及行數不夠或有多余，直接進行增加或刪除即可，設置完后，選擇整張表格，在“表格屬性→表格→邊框和底紋→邊框”中，將表格邊框設為無。本步需要注意的是：調整表格各檔大小時，遵循的順序是從左上至右下，統籌安排，最后再合並單元格。

    Step5：在調整好的表格中，填入要填的內容，設置好字體及大小。如果熟練的話，這步可以與上面調整表格同時進行。本步需要注意的是，對表格填入的內容要有充分的估計，如果填入的內容過多的話，可能會改變表格的大小。還有一點需要說明的是，表格的總大小最好調為剛好一頁，這樣的話，有利於后面批量打印。

    Step6：用Excel建一文檔，將請柬中有變化的數據做成列。本例中，有變化的地方只有呈請的對象及席設的包間不同，因此，我們可以將Excel設置為兩列，一列是姓名，一列是席設的包間(如圖)，存盤為Data.xls文檔。　　

    Step7：加到Word2003中，點擊“視圖→工具欄→郵件合並”，工具欄上就會出現郵件合並的各項。點擊打開數據源，選擇剛才建的Data.xls文檔，按默認值確定即可。這時可以看到剛才的工具欄都變亮了。將光標移到要插入姓名的地方，然后點擊工具欄上的插入域，將需要的域插入相應的表格欄中。同理在席設下面也插入“包間”域。至此全部設置完畢。

    Step8：設置完畢后，我們可以點擊工具欄中的“查看合並數據”查看合並效果，然后進行打印，看看打印效果怎么樣，如果有偏移，可以通過改變頁邊距及表格寬窄等來調整。達到滿意效果后，我們可以點擊“合並到新文檔”將所有數據做成要打印的文檔，還可以點擊“合並到打印機”直接打印出來(如圖)。

    至此，一個統一格式可成批打印請柬的方法完成了。如果大家要改數據，可直接在中改，然后重新打開一遍Word文檔就OK了。從此例我們也可以得到一個啟發，對於很多需要套打的表格等，我們都可以用此辦法進行處理。希望本文能對大家有所啟示。

   利用word的郵件合並功能可以批量打印出相關信息，但批量打印帶照片的證書，郵件合並能完成這個要求呢？經過一番摸索、查尋，終於找到辦法可以解決了，具體過程如下：
准備工作：准備一份考生信息數據庫，可以是Word創建的數據源，也可以像Excel工作簿、Access數據庫、Query文件、Foxpro文件，都可以作為郵件合並的數據源。只要有這些文件存在，郵件合並時就不需要再創建新的數據源，直接打開這些數據源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數據文件是數據庫格式，即第一行必須是字段名，數據行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數據共享，避免重復勞動，提高辦公效率。。我最常用的是Excel簿，里面包含了編號、准考證號、考生姓名及其他相關信息的字段，要批量打印照片的話，還需要加一個照片的路徑和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考證號或姓名的話，可免），假設照片放在e:\photo文件夾里，每位考生的照片文件名和准考證號相對應（如果用姓名的話可能會碰到同名同姓的問題）。數據准備工作的正確與否，關系到以后打印出來的證件正確與否，所以必須要仔細校對正確。
接下來的工作就是要設計郵件合並的模板了，步驟如下：
1．啟動word程序，從菜單欄中選擇“工具――郵件合並”，將出現“郵件合並幫助器”對話框；
2．在“郵件合並幫助器” 對話框中的第一步“主文檔”中單擊“創建” 下拉按鈕，選擇“套用信函” （如果想在一張紙上打印多份的話，選擇“分類”），再在出現的對話框中點擊“活動窗口（A）”按鈕。
3．在“郵件合並幫助器”對話框中點擊“獲取數據（G）”下拉按鈕，選擇“打開數據源(O)…”，在出現打開文件對話框中打開剛保存的Excel電子表格，點擊“確定”並在彈出的對話框中點擊“編輯主文檔（M）”，這時你會發現在工具欄中多了一欄郵件合並工具欄
4．然后畫好表格填好項目，進行排版、設置紙張，再把光標置於要插入相應項目的位置，點擊“郵件合並”工具欄的“插入合並域”下拉菜單（下拉菜單中的相應選項與Excel數據表格中的標題行是一一對應的），然后單擊下拉菜單中的相應選項，直至插入所有只包含文字的域。
5．下面是實現批量打印照片的關鍵一步，就是照片域的實現：
先把光標定位在要插入照片的地方，按Ctrl F9插入一個域，輸入“IncludePicture "e:\\photo\\”（不包含外側雙引號），再按Ctrl F9插入一個域，輸入“MergeField "准考證號"”，光標定位到這個域之后輸入“.jpg"”，最后看到的結果應該是：
{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考證號"}.jpg"}。（這一步思路很好，用“准考證號”后就省得為每個文件輸入路徑了）
現在保持光標在域中，按Shift F9將代碼轉換為結果，也就是把圖片內容顯示出來。這時候如果什么也沒顯示，不要慌，按個F9刷新一下域就行了。其實，在按Shift F9之前直接按F9刷新域也可以顯示出來圖片。不過圖片大小似乎不太合適，調整一下吧。
6．然后單擊合並到新文檔按鈕，切換到生成的新文檔里，咦，怎么照片處什么都沒有？不會是上當了吧？
別急，保存生成文件（不用關閉文件再打開），按Ctrl A全選，再按F9，哈哈，每位考生對應的照片是不是全出來了。＾＿＾
不對……好像所有的圖片好像顯示的都是第一個人的照片。沒關系，全選這個Word文檔，然后按F9對所有域進行刷新。這時候圖片應該都換成了正確的圖片，如果還沒有——也許Word有這么個BUG——那你就先把這個文檔保存下來，關閉，再打開，全選，F9刷新。
圖片刷新的問題是解決了，但是又出現了另一個問題，圖片大小都變成調整前的了。也就是說，我們插入INCLUDEPICTURE域之后所做的調整，全都失效。查查Word的幫助文檔，可以找到，所有域代碼都可以有一個開關，用來保存對域結果進行的格式修改：\* MERGEFORMAT（注意前面的\*是必須的，“*”后面有個空格）。所以，將上面的INCLUDEPICTURE域代碼修改為{ INCLUDEPICTURE "e:\\photo\\{MergeField "准考證號"}.jpg" \* MERGEFORMAT }
在郵件合並模板中F9刷新顯示圖片，調整圖片，再合並成新文檔，刷新全部域——OK，這次全都是調整后的格式了。
實際上插入一張照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"}，插入准考證域用的是{MergeField "准考證號"}，而本文把這兩個域嵌套起來就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考證號"}.jpg"}從而實現了本文最初提出的要求――批量打印照片。
如果想打印在學籍、證件、檔案上，在准備好數據庫文件的情況下，對主文檔模板作相應設計修改，同樣也可以實現，可謂一舉多得，不用再找專用軟件來批量打印照片啦。
建議使用word2000，在word 2003中插入文字域的方法比較煩，在這里不一一表述了。

附："INCLUDEPICTURE"的Word域的用法：
域用法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }
"FileName" ：圖形文件的名稱和位置。
如果其中包含較長的帶空格文件名，請用引號引住。如{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word郵件合並實現批量打印帶照片證件\\郵件合並[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}
指定路徑（路徑：操作系統用來定位文件夾或文件的路徑，例如C:\Manual\Art\Art 22.gif）時，請以雙反斜杠替代單反斜杠。例如：“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”
IncludePicture域中的文件名路徑也可以使用相對路徑。如{IncludePicture "郵件合並[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}，文件保存后則會從文檔所在的文件夾下去找對應文件。用相對路徑的好處是只要把包含word模板文件、數據庫文件和照片文件夾放在一個文件夾內，那么拷貝到其他任何一台安裝有office軟件的電腦上都可以合並打印了。
Switches 開關，如下：
\c 　　Converter 指定要使用的圖形篩選。圖形篩選的文件名不帶有.flt 擴展名，例如，輸入picture 表示篩選文件Picture.flt。
\d　　圖形數據不隨文檔保存以減小文件長度。
\* MERGEFORMAT　　注意前面的\*是必須的，“*”后面有個空格，所有域代碼都有這個開關，用來保存對域結果進行的格式修改。
注意事項：
1．插入域的時候，包含域代碼的那一對大括號並不是手工輸入的。應該使用Ctrl F9來插入域（此時會自動插入表示域的那一對大括號），並在其中填寫域代碼。
2．特別注意，引號內的文件名一定不能寫錯甚至多加一個空格也不行，否則Word將找不到圖片文件，只會出現一個紅叉。比如不能寫成：
{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "准考證號"}.jpg"}，因為e：前多加了空格。
3．最后還有一點不得不說明，圖片只有在應用“嵌入型”版式的時候才可以用於郵件合並。如果選成其它格式，雖然定位方便了，但是郵件合並的時候會不認它。如果確實需要靈活的定位，可以考慮插入一個文本框，去掉邊框等屬性，並在這個文本框里插入INCLUDEPICTURE域代碼，調文本框的位置即可

 

    數據處理好幫手——Excel

1. 一、Excel在校園中的使用
2. 1．教師——試卷分析數據統計（考試成績統計）
3. 2．教師——教育科研數據統計（調查報告、隨筆、論文）
4. 3．教育管理——各項管理數據統計

 

1. 二、Excel培訓內容
2. 1．輸入數據——直接輸入、自動填充
3. 2．數據處理——
4. （1） 求和、求平均
5. （2）IF函數（由數值產生等級）
6. （3） 排序（升序、降序）
7. （4） 數據分類匯總、生成圖表

 

1. （一）認識Excel
2. （1） 啟動Excel：

方法與啟動Word、PowerPoint軟件一樣：

開始→ 程序→ Microsoft Office → Excel

（2） 認識Excel窗口

 

1. （3） 准備工作
   1. 1）關閉“任務格窗”
   2. 2）展開“常用工具欄”＆“格式工具欄”

 

1. （二）直接輸入數據

（1）在單元格中直接輸入數據——文本（漢字、數字）、數值、日期……

說明：

①文本數據包含漢字文本和數字文本（序號、學號等不需計算或前面帶有若干“0”的各種編號）例：編號－“00001”、身份證號－“110106199712150616”。

②數值數據可以計算。

③數據自動對齊方式：文本－左對齊

                    數值－右對齊

                    日期－左對齊

④數值變成數字文本的方法——在數值之前添加一個西文的單引號“’”。

 

（2）自動填充數據（日期、序號）

數字文本、日期等數據可以自動填充

第一，先輸入第一個單元格的數據如“’00001”或“星期一”；

第二，選中該單元格，將鼠標光標放置在單元格的右下角，出現黑色十字光標；

第三，向下拖動十字光標，會按照選中的單元格的信息自動填充以下的單元格。

★ 提示：我們可以應用Excel的這種功能快速地進行數據處理。

 

1. （三） 數據處理

（1）數據的選擇

 

操作	目的	表示方法
單擊鼠標左鍵C9	選擇1個單元格——C9	C9
單擊單元格A1，再按住shift鍵單擊另一單元格D4	選擇A1到D4之間的12個連續單元格（區塊也可以是1列或一行）	A1：D4? （區塊） A1：A9? （一列） B1：H1? （一行）
單擊單元格E1，再按住ctrl鍵單擊另一單元格D3、A5、F10	任意選擇不連續的單元格E1、D3、A5、F10	E1,D3,A5,F10

（2）求和SUM、求平均AVERAGE

1）連續單元格，可以使用自動求和按鈕???

2）非連續單元格使用求和函數SUM

第一：選中結果單元格，單擊編輯欄中的函數按鈕——

第二：在插入函數對話框中選擇求和函數SUM並確定

第三：在“函數參數”對話框中直接輸入單元格的名稱，並用逗號分隔（或者直接在工作區中選擇要求和的單元格）最后確定。

3）求平均值操作方法與求和一樣，只不過選擇的函數不是SUM而是AVERAGE。

 

（3）IF函數（由數值產生等級）

 

分數段	等級	函數表達式
<60	待達標	"待達標"
≥60	達標	If (B2>=60, "達標","待達標")
>80	良	IF(B2>80,"良",IF(B2>=60,"達標","待達標"))
>90	優	IF(B2>90,"優", IF(B2>80,"良",IF(B2>6=0,"達標","待達標")))
＝100	優＋	IF(B2=100,"優 ",IF(B2>90,"優", IF(B2>80,"良",IF(B2>＝60,"達標","待達標"))))

完整的語句：

=IF(B2=100,"優 ",IF(B2>90,"優", IF(B2>80,"良",IF(B2>60,"達標","待達標"))))

操作方法：

第一，選中C2單元格，要根據B2單元格中的數值，在C2單元格中顯示等級；

第二，單擊編輯欄中的函數按鈕——fx，選擇函數IF；

第三，在“函數參數”對話框中輸入判斷表達式：

第四，單擊“確定”即在C2中生成等級。

第五，選中C2單元格，將光標放置在單元格右下角，出現小黑十字光標向下拖拽鼠標，所有學生的等級即可生成。

★ 提示：If函數可以嵌套多層，實現多重判斷。

方法：

第一，將光標放在C2單元格，編輯欄中顯示=IF(B2>=60,"達標","待達標")

第二，請選中等號后邊的所有內容進行復制；

第三，單擊fx按鈕，進行第二層判斷，輸入表達式並將復制的內容粘貼到相應的參數選項內。

第四，依次類推，完成判斷。

（4）? 排序（升序、降序）

方法：

第一，選中排序數據A2：D42。

第二，單擊“數據”菜單中的“排序選項”

第三，選擇“排序”對話框中的主要關鍵字——“成績”，實現按成績排序，選擇升序或降序排列，單擊“確定”完成。

 

（5）數據分類匯總、生成圖表

要想生成圖表，我們先要對數據進行分類匯總：

方法：

第一，選中所有內容，單擊“數據”菜單中的“分類匯總”選項；

第二，在“分類匯總”對話框中選擇“分類字段”為“等級”；“匯總方式”為“計數”；“選定匯總項”為“等級”以及選中“匯總結果顯示在下方”最后確定。

第三，在出現的匯總表中只顯示統計結果，並將統計結果（等級及人數）復制到空白的單元格中：

第四，選中統計數據，單擊“常用工具欄”上的“圖表向導”根據提示建立圖表。

 

“成績統計”圖表即顯示在工作簿中，生成的圖表可以應用於Word文檔PowerPoint文檔中，並且可以隨時修改。