報價單,是新人接觸外貿時必須用功的對象，也是新人實操過程中最關心的問題。很多新人總會請教：報價單如何做？如何完善報價單？甚至發帖：“跪求報價單模板”！想快速成就精美而專業的報價單，但心急吃不了熱豆腐，做出來的報價單效果並不是那么理想。
報價單之所以精美專業，是由於它的針對性、完整性和美觀性，涉及的內容和注意的事項比較多，這些也直接決定了報價單的復雜性；更何況，報價單涉及到其他公 司的商業秘密，他人也不會輕易分享自己的報價單，另外，由於行業、公司、產品以及客戶等因素的不同，報價單的具體內容也是不盡相同的，所以，對於新人來 說，速成確實難以達到很好的效果，還是需要新人耐心研究后設計出適合自己的報價單，這才更加實在。
我們先來看看專業的報價單具有的意義和作用。
報 價單是商業行為文件，包括報價單的頭部、產品基本資料、產品技術參數、價格條款、數量條款、支付條、質量條款、交貨期條款、品牌條款、原產地條款、報價單 附注的其他資料等，它作為供應商給客戶的報價載體，經常被用於回復客戶詢盤。所以，報價單的是作為價格來往的媒介，它已經遠遠超越其字面的意義，它間接關 系到客戶對你的專業度印象以及對你公司的專業度印象，對你和你的公司都有着深刻的作用——能夠幫供應商說話。主要體現在下邊幾方面：
一是提供詳細、規范的產品信息。客戶來詢盤，請給我報價某某產品，但是對於我們卻絕對不能僅僅是在郵件里報個價這么簡單，還要將產品的圖片型號尺寸包裝付款方式等等在報價單中體現，這些信息細致全面，一目了然，才能對客戶有吸引力。
二是方便客戶統計和匯總資料。客戶會對來自不同供應商的報價單進行比較篩選並選擇入圍的目標對象，並將結果遞交給做有權做最終選擇和決定的人，如果你的報價單下載下來就可以用，那么你被選中並且被傳閱的概率就大大提高了。
三是方便客戶歸檔，作為備忘再次使用。好的報價單不一定在第一輪采購中獲得青睞（別人可能做得比你好），但是只要你唄客戶選中並歸檔成為備忘的目標，那么你可能在接下來的采購中成為客戶聯系的對象。
外貿報價單的樣式有這幾種：
一、圖片式報價單
這個是目前大家常用的報價方式也是我重點推薦的，其實就是將產品圖片、產品名稱，型號，價格，包裝、交貨期等重要內容都放在一起，讓客戶在看到產品圖片時也同時看到價格，價格和產品圖片對應在一起，相信肯定能給客戶留下深刻印象。新人剛開始接觸外貿，可以先從這個樣式入手。
二、對比式報價單
這里講對比，分兩個方面：一是將本公司的相同產品不同時期的價格或者不同產品的價格做個對比，給客戶多樣的選擇，以便留住客戶。二是將本公司的報價和其他 公司的報價放在一起，讓客人進行比較，但一定要選對參照公司，最好選擇本行業的龍頭企業進行參照，再根據自己公司的產品質量和市場定位制定自己的價格。這個要求大家對產品的市場情況非常熟悉，一般是外貿有經驗者用的報價樣式。
三、分析式報價單
這種報價樣式要求你給客戶的不僅是報價，還有關於產品的一些分析，比如說：國外市場標准、所需證書、淡季旺季，主要用來開發新的市場領域，帶有勸誡客戶接受自己產品的暗示，所以不適合新手，一般是外貿老鳥給老客戶偶爾使用的報價樣式。
四、分割式報價單
舉個例子：HUAWEI P9 (Net price): $599 FOB Shenzhen
Above price including all following items:
1. Charge: 價格
2. Leica canera：價格
3. Travel charge: 價格
4. Ear charge: 價格
5. Leather pouch: 價格
6. Hands free kit: 價格
7. Micro SD & 8GB Memory Card: 價格
8. Bluetooth Headset: 價格
這就是分割式報價單，將價格組成寫清楚，讓客戶一目了然。這種報價樣式適合於開發新客戶，一般在第一次報價之后客戶抱怨價格貴了再次報價時使用。不推薦第一次報價時使用，工作量太大了，沒經驗的新人慎用。
新人在做報價單之前，一般需要在報價前做好充分的准備，首先，要認真分析客戶的購買意願，；其次，作好市場調研工作，了解市場最新動態及市場趨勢的分析和預測，然后再確定以何種樣式來做報價單
1.在回復客戶的郵件正文里放上一些關鍵內容，例如產品符合客戶市場、公司的優勢、產品賣點或總價格等，這些都是引子，讓客戶有打開報價單的興趣。（下次一起學習一下報價單的郵件正文）
2. 報價單的命名可以是公司名稱加產品名稱，保證客戶到時候能夠知道這份報價單是什么產品的報價單，來自於哪個公司。
3.在報價單里抬頭部分，公司的信息，包括公司的名稱，LOGO，這個要有的，LOGO就是一個公司形象的標志，也是對一個賣家專業度的展現。一個國外的 采購商每天會收到上百封的供應商的報價，甚至有些中間商還會把供應商的報價單拿給他的下家去看，LOGO會加深買家對您公司的印象，也會給報價單整體的專 業度加分。另外，也要加入自己的公司電話，傳真，郵箱，以及公司的一些理念，口號，這是用來提升形象的一種方法。
4.如果允許，可以在此部分做公司簡介，突出優勢，例如專業生產多少年，拿到過那些認證等等，把公司辦公室的圖片，工廠的圖片，車間的圖片都放上。當然凡是出現圖片的都要打上水印。
5.TO: WHO這個報價單是為誰准備的？一定要在報價單中體現買家的公司名稱、聯系人的姓名、電話,這是對買家的尊重。同時，加上報價單制作時間和有效期等信息，這些都是便於客戶匯總整理的信息，也方便於日后自己對已經報價客戶通過報價單管理。
6.制作報價表格，介紹產品。一般是在excel表格里制作，當然，也可以在word文檔里邊，表格的大小形狀等參數要參考產品的圖片而定，然后將每一產 品的圖片都按循序穿插好，根據圖片對應產品的價格分別標注清楚，主要說明產品的名稱，規格（材料、形狀、大小、重量、尺寸、顏色等），包裝，認證或者其他 備注信息等。
7.加入案例產品的描述，假如客戶要了你介紹產品里邊的幾款產品，那么你要對其中一款產品的包裝，認證，具體參數，優勢，標准，成分，用途等描述清楚，給客戶有個參考，其他的產品大概情況也是這樣。
8.產品賣點，比如你可以告訴客戶，你的產品為什么值這個錢。重點突出優於競品中的優點，最常見的是產品優勢，服務優勢，利潤優勢或感情優勢。
9.結尾部分一般是對公司產品打樣費用打樣時間，交貨期，運輸方式，交易條例，付款方式，裝箱量等等情況進行補充說明。這里特別要強調——報價有效期，很 多時候被忽略了，但產品的成本會受原材料，人工等很多因素的影響，當初的報價現在再來做很可能要虧本，這時如果沒有約定一個報價有效期的話，很容易使我們 陷入被動地位。
給客戶報價時一定謹記,客戶永遠都是懶惰的，所以企業的報價單一定要讓客戶一眼就知道這是什么產品，價格是多少。都知道，圖片的“吸睛”效果超過文字，並 且圖片更加形象，更加具體，報價單最好能夠圖文並茂，更好地吸引客戶眼球。因此，學點photoshop作圖技巧還是不錯的（不會的可以交流，我會點，所 以我對圖片要求比較嚴格），可以在快速的時間內按照要求修改好圖片。
2.提供至少兩種格式的報價單。
第一種為excel表格（word文檔）形式的，這是供客戶修改使用的，但是由於office辦公軟件版本的差別，可能打不開，所以還需提供一個pdf版 本。pdf版比較正規，是標准的文書，要是有可能，最好再提供一個圖片版，萬一客戶即打不開excel，又沒有pdf瀏覽器，就要寄希望於這張圖片了。無 論提供的什么文件格式，發之前必須預覽，保證客戶拿到手可以直接打印使用，在郵件最后部分寫上：詳細報價資料請參見附件中的文件，我提供了幾種格 式，excel/word，PDF，JPRG，視您的電腦軟件情況選擇最合適的格式，而且我都已經排好版，您可以直接下載打印使用。
3.控制報價單的大小。
大多數外貿企業都有自己的企業郵箱，但是這些企業郵箱的容量一般不會很大，如果報價單太大的話，很有可能還沒有到客戶的郵箱就被退回來了。即使客戶使用的 是Gmail、Yahoo等無限容量的公共郵箱，也要控制附件的大小，因為下載比較耗時間。總之，一句話就是超過2MB的附件，千萬不能直接用Email 直接發送。
4.要注意細節問題。
“細節決定成敗”，外貿企業報價的時候更是要把關細節，報價的有效期，報價是否含稅，報價是否包含相關輔料配件等等都是需要重點關注的細節問題，特別是專 業術語，那些縮寫的詞匯，比如價格術語，你報的是一種什么價格，FOB or CIF or CNF？這個可不能含糊，我自己就在這方面吃過虧，所以細節都要了解清楚后多做檢查。
5.注意排版布局。
報價單整體排版要求簡約整齊，表格的使用注意划分功能區域，格式字體要協調；內容方面要簡單易懂，不求賣弄英文語法能力，注意好分段，不要出現很多文字一大段的情況，用不同的顏色文字標記不同的重點，加上圖片，圖文交叉，可以做出一個非常漂亮的報價文件。
俗話說：有一千讀者就有一千個哈姆雷特，報價單也一樣，在 行業細分和產品的多樣化下，一千個業務員眼中就有一千種報價單形式，要想做出符合自己行業和產品的報價單，而且又是客戶滿意的報價單，新人要有耐心，在多 次制作的過程中，不斷完善報價單的細節，而不是照搬別人的模板。當然，站在巨人的肩膀上看世界也明智的，要善於借鑒前輩的精美專業報價單。
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