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是篇老文章了，近期研究問題的時候偶然碰到了這篇文章。盡管里面說的情境不一定發生在中國。可是非常贊同里面的思路。我們大多數做項目的時候，是否真正使用SharePoint達到了效果？
無數公司部署了SharePoint可是沒有利用到SharePoint的非常多優點。
這里有關於一個能夠成功的SharePoint路標的一些建議。
你能夠隨處可見。好的SharePoint變壞了。今天世界上部署SharePoint的數量有6位數了。他們中的五分之四非常糟糕。當然這不過一個主觀猜測。非常多部署SharePoint的人（特別是免費版本號的）並沒有非常高的雄心。
然而諷刺的是，他們能達到更高的目標而且從他們免費的部署中得到非常多。
由於“suck”是一個非技術詞匯，我們來給它一個集中定義：有很多公司懷着良好的初衷實施了SharePoint，可是既沒改善他們的流程也沒改善他們的文化。
可是真正糟糕的實施實際上是把之前遺留的大麻煩在SharePoint上簡單地再現了。
典型的模式是這樣的：1）公司的文件共享失控了，亟需內容管理；2）SharePoint部署到了整個公司。3）文件從文件共享中轉移到了SharePoint上。4）這些文件迅速失控。
落井下石的說。SharePoint解決內容管理問題的失敗把公司從利用SharePoint的其它游戲轉移到了改變功能上。堅持着用SharePoint（實際上沒有一個頭腦清醒的人會回滾這些可怕的文件共享）卻沒有不論什么創新改善。
讓我們從兩個最大的問題，同一時候也是兩個最easy（也是最廉價的）解決的。
共享
從事多年的內容管理問題咨詢之后，我傾向於證明大部分公司的文件共享產生於約翰康納會感認為心應手——充滿了不可知的危急和突然根除隱患的反烏托邦的荒地。不論什么連一個這樣的文件共享都沒有潛在的公司應當是歷史頻道上的不朽。
會發生的是：文件共享在子目錄級別（取決於誰擁有什么）被切割然后借助資源管理器視圖（假的。但可亂真）任意堆放到SharePoint上，保留文件擁有者轉移上去的向下分級的文件結構。
這不只遷移了文件，也遷移了問題。
那么應該怎么做呢？全然消除目錄。我知道。這像是放棄重播的安迪格里菲斯（電影名）（或者是科斯比、老友記等，取決於你的年齡）。可是依據我們多年來的IT經驗，目錄層級結構是我們具有的最大的認知不足。SharePoint的存在在一定程度上解放了我們。
是的，把全部的共享文件內容轉移到SharePoint的庫。把庫自己作為頂級目錄。轉移頂級目錄之后，不要把子目錄作為目錄轉移！
取而代之的是，把全部東西扔到合適的SharePoint庫，然后建立字段（元數據）來定義文件須要的子級組織，依據這些字段為每一個庫創建視圖來顯示文件。
終於的結果是什么？每一個你創建的庫是一個歸類的超級目錄。能夠面向全部用戶作為全部目錄。取決於他們的視圖。一個單個目錄能夠表述幾十個甚至是數百個子目錄。
而且。代替了單一維度的托管內容定義（傳統的目錄層級結構必要的限制），如今你能夠依據須要從多維度來托管全部的文件。同一時候在流程上你的用戶獲取到文件須要更少的鼠標點擊。
杜絕濫用電子郵件
曾經我由於這個咆哮過。當然我以后也會。我們中的非常多人由於自身對Outlook的犯罪須要被監禁。或者至少去做社會服務。
犯罪#1：長鏈的郵件實際上變成了會議。我們使用臉書的人（差點兒全部人）熟悉偶爾冗長的帖子是由於某人公布了一些確實有趣或重要的狀態，而一些附加的評論加入到了原始狀態，來充實帖子的內容（一般是爭論性的）。
如今，告訴我在你的工作場所。郵件中是不會發生的。
你可能不是一個煽動者（上帝 保佑你不是）。可是你卻差點兒成為了這樣的情境的犧牲品。非常可能非常多次。
犯罪#2（甚至比犯罪#1更卑劣）：這些長鏈郵件實際上保存為項目文檔。從內容的角度來看，它實際上是合法的！
這些問題的解決方式？
1. 在SharePoint工作組站點中創建一個列表。
把你項目里的全部成員加入到工作組站點的用戶。
這個列表包括了跟特定項目有關的全部任務（或者是行動項、目標、其它適合的東西）。
2. 將每一個任務/行動項/目標（下面稱這些東西）指派一個在站點用戶中的全部者。
3. 創建這個列表的提醒郵件，使不論什么一個參與者在這些東西更新時得到提醒（流程中通過Outlook限制發送的郵件只能到它應該送達的角色）。
這些提醒包括了這些東西在SharePoint中打開的鏈接。
4. 讓全部的成員在列表項中通過評論/凝視來傳達輸入或貢獻或評論。實際上，這樣的輸入跟郵件是全然一樣的——日期時間戳，歸功於作者。按順序放置全部這些條目——除了它們都會存在於一個地方。一個安全的能夠妥善管理的地方（與電子郵件截然相反）。而且你擁有了全部那些電子郵件的優點。沒有缺點。
只通過這兩步。一個獨立的SharePoint部署就能從火雞變成老虎。可是這只不過獨立的SharePoint能做的事情的表皮罷了。接下來另外一或兩個步驟是流程自己主動化，協作的力量這些你從來沒有利用過的，來解救項目經理和一個潛在的應用程序托管平台，這個平台能夠鞏固安全和管理能力到一個單一的全局模型。每一個我們都會非常快地去了解的。