外包是發包方和接包方互相信任、高度協作的共同行為。為了順利實施外包，對於發包方，要求企業具有一定的技術水平、項目管理水平、人力資源和溝通控制能力。對於接包方，要求企業具有一定的成本、質量控制能力，具有國際市場開拓能力（包括業務能力、交流能力、接包渠道和商業信譽等）。為了是外包服務形成產業化，還要求形成良好的政策環境和市場環境等。
下面以軟件項目外包為例，從發包方和接包方的角度，討論實施外包的關鍵因素。
1、項目需求
項目需求是項目規划和正確實施的根本，在外包項目實施過程中，如果客戶經常改變需求或提出新需求，常常使項目延期或超出預算，對於合作雙方都會受到商譽和經濟上的損失。
通常發包方根據外包的項目特點，進行項目外包分析，提出項目需求報告。接包方在實施項目之前應該深入了解和挖掘客戶需求，對某些不明確的需求與發包方討論，對於項目實施過程中的需求變更，規定處理辦法，並達成一致，形成項目的最終需求。
在需求分析階段，接包方首先對發包方的需求認真分析，然后通過業務建模、會談、問卷、需求會議等方式收集客戶完整需求，形成文檔，然后經過客戶討論、客戶審查、文檔修訂等多次反復的過程。
2、項目計划
在項目實施之前，通常發包方提出項目實施計划的草稿。項目計划的內容應該完整、可行，對於項目流程、工作量、資源配置和項目里程碑等需要雙方接受達成一致。
接包方要及時全面分析計划的內容，要詳細地跟本企業的計划進行比對和審核，從而了解外包商對整個項目的流程、內容、估計的工作量和資源的安排是否與項目本身的要求吻合。明顯的差異都需要及時澄清並建立共識。
發包方根據接包方對項目計划草稿的建議認真分析和深入討論，進行必要的修改和補充，形成雙方都接受的最終項目實施計划。
3、質量控制
軟件外包的質量指軟件產品滿足用戶需求的程度，包括功能需求、性能需求、穩定性、安全性和技術先進性需求、支持和服務需求等。達到客戶的質量要求是外包業務的基本要求。
以軟件開發項目為例，接包方質量控制的常用方法如下：
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通過多次反復、多方參與的評審控制需求和設計的質量。
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在編碼之前，制定代碼規范，並強制執行，以便保證代碼的規范性。
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通過嚴格的、完整的測試流程保證編碼質量。
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需求分析、方案、系統設計、測試計划、實施計划等必須進行內部評審，通過內部評審后指定雙方人員共同審查。
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必須制定全面的測試計划和質量保證實施過程並通過審查。
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系統交付使用前，要經歷單元測試、集成測試、系統測試和用戶測試、驗收測試等質量檢驗過程。
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制定實施和維護計划以及實施和維護操作規程，記錄操作過程，及時請發包方確認。
4、進度控制
進度影響雙方的成本，可能影響發包方的業務，進度還可能影響產品質量。
接包方應該按照項目計划的進度實施項目，及時定期匯報實際實施的進度。對項目實施過程中影響進度的因素綜合分析，及時與發包方交流，提出解決辦法。發包方要對接包方的進度進行監控。
軟件外包項目實施進度控制的常用方法如下：
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通過科學估算，考慮資源配置情況，共同制定合理的雙方認可的進度計划。
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細分任務，制定更加精細的里程碑，並按里程碑進行驗收和考核。
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建立常規的進度報告制度，以便及時掌握項目進度。
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采用嚴格的流程來控制需求變更。
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進度計划中，將一些比較大的工作拆細，以便設立更多的里程碑。
5、風險控制
風險管理（Risk Management）是指經濟單位對可能遇到的風險進行預測、識別、評估、分析並在此基礎上有效地處置風險，以最低成本實現最大安全保障的科學管理方法。
發包方要根據外包項目的特點和要求，制定切實可行的計划，選擇合適的接包方，並且密切監控項目的實施過程。
接包方一定要對整個項目足夠了解，其中包括項目需求、工作范圍、實現方法和預期經濟利益的來源。對於已經完成的部分，要有一套合理的評估方法。
發包方可以通過下列方式來控制風險：
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通過考察企業實力、資格認證和服務經驗嚴格選擇接包方。
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通過嚴密的法律條款、嚴格的合同審核來保障知識產權和商業機密。
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通過嚴格的過程的過程控制來控制外包業務的質量和進度。
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接包方可以通過下列方式來控制風險：
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進行嚴格的需求管理和控制，充分挖掘客戶需求。
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嚴格規范合同起草、談判、審查和簽署，在合同條文中明確規定外包服務過程的責、權、利、知識產權和商業機密保護。
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執行規范的項目管理和控制，嚴格控制質量和進度。
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通過有效的人力資源管理來穩定隊伍、建立后備隊伍和提升團隊的技術能力和綜合素質。
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建立和保持暢通的溝通渠道。
6、交流與溝通
實施外包項目是發包方和接包方互相配合、共同合作的過程。要保障外包業務的順利進行，必須建立有效的溝通渠道。
建立有效的溝通渠道包括以下內容：
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確定可以采用哪些交流工具，以及什么情況下應該采用什么溝通工具（現場交流、電話交流、傳真、電子郵件、在線交談等）。
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確定交流的時機和頻率，包括接包方提交進度報告和雙方召開項目實施交流會。
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確定交流的格式（例如，規定周報的格式）。
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確定交流的形式（現場交流、電話會議，雙方項目聯系人）。
[以上轉載] http://developer.51cto.com/art/201104/253917.htm
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結合本外部項目特點，提取各個事項應對方式，主要導圖如下：
說明：本圖中的重點判斷是結合本項目而來，比如本項目中需求不明晰，需要對需求管理部分加強。對對方公司相對比較了解，所以風險部分比中減少，而進度和質量控制比中增加。溝通方面也是非常重要，所以在項目開始前，一定要確認好溝通方式和時間。
××外包項目
需求管理（★★★★★）
接包方一起見客戶
共同制定項目需求文檔
共同探討項目需求變更，並提前做好應對措施
項目計划（★★★☆☆）
做好項目計划
項目計划要分出項目輕重緩急，優先難度高部分
項目計划中需要包括質量控制計划、發布計划
質量控制（★★★★☆）
設計上充分考慮變更和擴展性
要有代碼規范，定期做代碼檢查
每一個模塊開發前都要有相應設計文檔(必須)
記錄重要模塊流程、網絡結構等
交付前必須提前做好測試工作，特別功能測試、性能測試
進度控制（★★★★★）
制定關鍵點里程碑
按里程碑進行驗收考核
對需要變更及時加入進度控制中
關鍵里程碑發布進度報告和可演示的程序包
風險控制（★★★☆☆）
接包方人員變更風險
接包方技術風險
接包方需求把握風險
交流與溝通（★★★★☆）
建立統一的代碼管理體系
建立周期性會議，如里程碑有發布會，月會等
每周匯報進展情況，可通過Email形式
建立QQ群隨時溝通，可每日大家匯報完成情況和遇到問題
定期給用戶發布進展情況，或通過適當方式，將進行結果展示
收尾工作（★★★☆☆）
出具相應文檔，如部署說明書、使用說明書
制定數據備份方案
准備驗收材料