設定工作的優先順序的一個重要途徑是將緊急任務與重要任務分開：
既緊急又重要的事情是你必須馬上采取行動去做的事情，你的工作成功與否也就取決於這項任務。不能完成一項緊急而又重要的任務，其后果可能是嚴重的。
重要但是不緊急的任務通常是你可以暫時延緩的任務。從長遠看，這些也是能夠產生重大后果的任務，也許是積極的，也許是消極的。
例如，起草一篇關鍵性的報告、堅持一個學習過程、在孩子的成長期花時間與他們在一起。你可以把這些活動延緩到以后，而你通常也是這么做的。
緊急但不重要的任務包括打電話給想找你談話的同事以及收郵件。這些任務顯得很緊急，但從后果上看，它們一點也不重要。
既不重要也不緊急的事情很大程度上是在浪費你的時間，特別是當它們減少了你更富有成效的活動時。
高效工作的關鍵首先是要把精力集中在完成所有的緊急而重要的工作上，其次把精力集中於重要但不緊急的活動上。同時，你必須推遲、延期、委托和終止所有其他的事情。你必須約束自己，停止進行緊急但不重要的事情，以及那些既不緊急也不重要的事情。