一、 前言
當今我國有眾多公民和公司在日常工作、生活、娛樂、旅游、協作和交際過程中會產生大量的文檔、表格和圖片等各種電子文件。科學合理的管理好這些電子文件可以高速高效的搜索、查看、編輯和利用好這些文件，如果管理不善則可能丟失文件、泄密文件或者找不到所需文件。我在平時管理電子文件時歸納總結了一些經驗，現在我把這些經驗分享出來供各位參考。我的經驗可能不太正確，我的經驗可能不適用於當時當下的你，請各位讀者根據各自的具體情況和環境做適當的調整和改變。本文中的電子文件是指滴答清單、手機聯系人通訊錄導出文件(.vcf)、AutoHotkey腳本源代碼文件(.ahk)、KeePass登錄密(口)碼(令)、向日葵控控A2登錄密(口)碼(令)、群暉網絡存儲服務器登錄密(口)碼(令)、照片(.jpg)、圖片(.jpg)、Word辦公文檔(.docx)、WPS Office辦公表格(.xlsx)、音樂(.MP3)、歌曲(.MP3)、有聲讀物(.MP3)、電子書(.chm、.PDF)、視頻(.avi、.mp4、.rmvb、.mkv、.wmv)、電影(.avi、.mp4、.rmvb、.mkv、.wmv)、軟件(.exe)、Delphi源代碼(.pas)、游戲(.exe)、壓縮包(.zip)、光盤鏡像(.iso)、系統鏡像(.GHO)等各種可以在電腦或者手機上觀看或編輯的以數碼形式存儲的文件。
二、要求
1、 能夠通過少量正文內容片段快速的(5分鍾之內)搜索到所需的文件
2、 不丟失文件
3、 不泄密文件
4、 實時保存正在編輯的內容
5、 多種設備訪問
6、 多人同步分享協作
7、 高速易用大容量
三、 具體設置和操作
rem 批量新建群暉網絡存儲服務器共享文件夾的分類保存文件的子文件夾的批處理腳本源代碼
md 固定到任務欄
cd 固定到任務欄
md 01_單位
md 02_本人
md 03_他司
md 04_他人
cd 01_單位
md 01_每月工資
md 02_大額支出
md 03_金蝶做賬
md 04_來文接收
md 05_已交文件
md 06_騰訊文檔
md 07_值班表格
md 08_應收賬款
md 09_職工信息
md 10_供貨商信息
md 11_客戶信息
md 12_單位信息
md 13_業務科
md 14_財務科
md 15_生產科
cd ..
cd 02_本人
md 01_辦公文件
md 02_音樂歌曲
md 03_有聲讀物
md 04_照片圖片
md 05_電子書籍
md 06_電影視頻
md 07_應用軟件
md 08_操作系統
md 09_編程代碼
md 10_單機游戲
cd ..
cd 03_他司
md 科學技術有限公司
md 可持續發展有限公司
cd ..
cd 04_他人
md 李四
md 張三
cd ..
; 請正確固定台式電腦任務欄最左邊的群暉共享文件夾訪問圖標
; （請把此AutoHotkey腳本編譯成的exe可執行文件用鼠標拖放固定到任務欄的最左邊）
; D:\Program\SMB映射網絡驅動器X盤\SMB映射網絡驅動器X盤.ahk ; 請正確固定台式電腦任務欄最左邊的群暉共享文件夾訪問圖標 ; （請把此AutoHotkey腳本編譯成的exe可執行文件用鼠標拖放固定到任務欄的最左邊） #SingleInstance,Ignore SetTitleMatchMode,2 DetectHiddenWindows,On Hotkey,F8,OpenShareFolder OpenShareFolder() return ; 打開群暉網絡存儲服務器映射網絡磁盤驅動器中的共享文件夾 OpenShareFolder() { Run,X:\固定到任務欄\02_本人 WinWaitActive,X:,,5 loop,3 { WinMove,02_本人,,30,50,A_ScreenWidth-400,A_ScreenHeight-200 Sleep,100 } }
1、 用“滴答清單”安卓版管理日常任務清單，及時添加任務項目，拖放調整任務項目的排列順序，及時打鈎已經完成或取消的任務項目。
2、用KeePass2Android和堅果雲的WebDAV文件服務管理網址、用戶名和密(口)碼(令)。
3、 所有電子文件都統一保存在Synology群暉DS920+網絡存儲服務器的RAID1鏡像存儲池中的"分類整理保存"共享文件夾之中。用單塊容量為16TB的4塊NAS專用機械硬盤組建RAID1鏡像存儲池(有數據保護)，此時可用的存儲空間大小是16TB，在
同時損壞3塊硬盤時 雖然仍可以正常讀寫訪問群暉NAS中的電子文件，但是應當及時用全新的NAS專用硬盤更換已經損壞的機械硬盤。在"分類整理保存"共享文件夾中新建子文件夾“D盤辦公”用於存放辦公文檔、辦公表格和圖片照片。群暉服務器中的“D盤辦公”文件夾與安裝了向日葵控控A2的台式電腦的“D盤辦公”文件夾用GoodSync 11通過SFTP文件服務進行雙向實時同步所有文檔表格和圖片照片。群暉NAS中的“D盤辦公”文件夾用CloudSync單向上傳(僅上傳本地更改)到百度網盤。
4、 新建和重命名
a、 在新建照片、圖片、文檔、表格和其他文件時應當立即重命名新建的文件。
b、 只在正確的文件夾中新建文件，如有需要先新建子文件夾然后在子文件夾中新建文件。如需移動文件則越早越好，一旦確定文件保存的位置則不得隨意重命名、移動或刪除文件。
c、 所有照片都只用小米安卓手機自帶的相機拍照生成，為了生成比較小的照片在拍照時請設置照片質量為低，打開時間水印，照片為jpg格式，照片保存位置為
/>storage>emulated>0>DCIM>Camera，用ES文件瀏覽器訪問這些照片。
d、可用Adobe Photoshop CS6查看和編輯圖片。
e、為了使用實時保存當前編輯的內容的功能，只用騰訊文檔新建文檔和表格，嚴禁用WPS Office或者微軟Office新建文檔和表格。騰訊文檔用騰訊QQ手機版的掃一掃功能授權登錄騰訊文檔的網頁版。我平時不用擔心因為電腦死機、電腦被盜、突然斷電或者其他原因而丟失正在編輯的內容。
f、為了AnyTXT Searcher全文索引文檔表格，實現高速批量搜索文檔表格的正文內容，同時,也為了GoodSync 11 能夠在Windows台式電腦本地文件夾和Synology群暉網絡存儲服務器共享文件夾之間進行雙向實時同步,在完成騰訊文檔中文檔表格的編輯之后立即導出文檔表格為本地Word文檔(.docx)或本地Excel表格(.xlsx)
g、使用騰訊文檔Web網頁版、騰訊文檔安卓版、向日葵控控A2、群暉SMB文件服務（局域網）、群暉SFTP和RaiDRive（DDNS動態域名解析、端口映射轉發、映射本地虛擬磁盤、廣域網、互聯網、因特網）、群暉QuickConnect（廣域網、互聯網、因特網）、ES文件瀏覽器安卓版等各種合適的方法來遠程訪問電子文件。
5、搜索
請經常性的定時檢查AnyTXT Searcher電腦版和群暉的Universal Search套件的文件內容全文索引數據庫的定時更新周期任務的設置是否正確有效。平時做好文件內容全文索引的定時周期任務的檢查工作，到需要全文搜索文件內容時就能快速高效的查找到所需的電子文件了。
用群暉的DS file安卓版、MasterSeeker電腦版、AnyTXT Searcher電腦版和群暉的Universal Search套件批量搜索查找電子文件的文件名或者文件正文內容。
用Maye 版本：1.2.8 By:25H管理電腦中的快捷方式、常用網址和常用快捷鍵。
Maye的下載網址是:
https://www.lanzoux.com/b0bqwqjvg
https://blog.arae.cc/post/25830.html
https://github.com/25H/Maya/releases/latest
https://share.weiyun.com/1tjpvaTo
Maye的快捷鍵默認設置為Alt+空格鍵
Total Commander 10.00 的快捷鍵設置為 `(即Tab鍵上面的~鍵) (代碼詳見本文附件1)。
MasterSeeker的快捷鍵設置為 F8(代碼參考附件1自己寫)。
四、 誤刪恢復
1、 因誤操作誤刪誤改文件、機械硬盤損壞、電腦被小偷盜走、網絡故障、服務器故障、自然災害、戰爭等各種原因引起丟失文件時可以在騰訊文檔網頁版、安裝了向日葵控控A2的Windows台式電腦本地磁盤、與台式電腦雙向實時同步的群暉網絡存儲服務器中RAID1鏡像存儲池中的"分類整理保存"共享文件夾等各種存儲介質和雲存儲空間之中用群暉的DS file安卓版、MasterSeeker電腦版、AnyTXT Searcher電腦版和群暉的Universal Search套件批量搜索查找電子文件的文件名或者文件正文內容。並及時購買並替換已損壞的硬件和軟件，重新恢復相關設置。
2、 當無法正常使用主要台式電腦時可重新啟動電腦，利用主要台式電腦中的Deep Freeze Standard 冰點還原精靈 版本 8.63.020.5634 軟件的計算機重啟恢復初始化狀態功能來修復主要台式電腦的一般故障，保證主要台式電腦的正常運行和使用。當重啟主要台式電腦之后任然無法正常使用，則應當用“SGImini備份還原映像總裁”軟件恢復操作系統GHO鏡像到C盤分區或者檢測並更換損壞的電腦硬件配件。其他電腦和手機可以通過向日葵控控A2連接和控制此主要台式電腦。
3、 當無法安裝Deep Freeze Standard 冰點還原精靈時可暫時安裝Shadow Defender影子衛士代替。當無法安裝MasterSeeker時可暫時安裝Everything或者www.jam-software.com出品的UltraSearch或者Wise JetSearch或者Listary或者閃電搜索或者glarysoft出品的Quick Search或者SwiftSearch或者FileSearchy或者Hddb 4.4.0 代替。當無法安裝www.likasoft.com出品的Archivarius 3000時可暫時安裝www.bbdoc.cn出品的BBdoc文檔管理系統或者https://anytxt.net/出品的AnyTXT Searcher或者www.textseek.net出品的TextSeek或者www.mythicsoft.com出品的FileLocator Pro或者docfetcher.sourceforge.net出品的DocFetcher或者百度硬盤搜索或者谷歌桌面Google Desktop或者copernic.com出品的Copernic desktop search或者www.lookeen.com出品的Lookeen或者www.dtsearch.com出品的dtSearch或者www.lesbonscomptes.com出品的Recoll或者其他類似的Windows桌面全文搜索索引工具軟件(Desktop full-text search tool)代替。當無法安裝RaiDrive時可暫時安裝WebDrive或者NetDrive2代替。
五、 感想
人的一生應當有一個能在任何時間任何地點訪問的網絡雲存儲共享文件夾，我選擇騰訊文檔、向日葵控控A2和群暉DS920+作為我存放電子文件的存儲介質。人的一生要做好事，做成事，就應當端正態度，認認真真，專心致志，堅持不懈，細水長流，水滴石穿，多請教，多學習，多聯系，多交流，只要功夫深，鐵杵磨成針，專注於自己喜歡的事業往往能夠取得成功。多向高手能手請假學習往往能夠加快成功的進度。例如：要編寫一個能用、好用、能重復使用到類似的情況中的AutoHotkey腳本程序文件，可以反復調試測試、可以在網上搜索類似的實例代碼、可以通過騰訊微信或者騰訊QQ聯系請教朋友高手能手、可以組團協作一起團隊化編程，總之，要做好一件事情有很多辦法方法和途徑，天道酬勤，勤能補拙，只要肯用心，就容易把事情做好。對於每一個人，生命只有一次，人一生的時間是有限的，我們各位應當珍惜時間，珍惜健康，珍惜現在來之不易的美好生活，珍惜並有效利用有限的現金、銀行存款和其他流動資產。如果看到此文章的有緣人有什么好的想法和建議請在評論區回復或者通過騰訊QQ電子郵箱地址聯系我，我的騰訊QQ電子郵箱的地址是595076941@qq.com
通過“樊登讀書”手機APP應用程序軟件的最熱門排行榜也可以學習到一些正確的說話、做人、做事的思想道理。卡羅爾德韋克寫的《終生成長》、安德斯埃里克森寫的《刻意練習》等書都是一些我比較喜歡的書。我推薦大家下載“樊登讀書”手機APP應用程序軟件，不要只顧搜索查找“西瓜視頻”和“抖音短視頻”中的視頻教程，平時也要看看“樊登讀書”手機APP應用程序軟件的最熱門排行榜。
六、 淘汰
我在確定使用此方案（GoodSync、騰訊文檔、控控A2、AnyTXT Searcher）時淘汰了其他一些我認為不好的電子文件管理方案。具體的淘汰理由如下：
1、 免費版的印象筆記只能同步2台設備，並且無法備份文件夾結構。
2、有道雲筆記可以批量搜索在線文檔中的正文內容。不過我還是習慣在群暉的SMB映射磁盤驅動器之中遠程管理和訪問文件。如果需要整理大量文件還可以使用Total Commander , AutoHotkey , Delphi , Archivarius 3000 , AnyTXT Searcher , TextSeek , 向日葵控控A2 和 群暉DS920+ 網絡存儲服務器 等各種軟件和硬件 作為輔助工具。定時復制備份文件和分類整理文件是為了防止丟失文件，是為了能夠根據部分文件正文內容快速高效的找到所需的電子文件(文檔，表格，圖片，音樂，電影，連續劇，應用程序軟件安裝包，ISO光盤鏡像文件，GHO操作系統鏡像文件，程序源代碼，游戲安裝包，數據庫文件，索引文檔，索引數據庫 等等)。
3、 百度網盤速度太慢，有時候需要手機短信驗證，不方便。
4、 阿里雲盤無法批量搜索文件的正文內容。
5、 群暉的Note Station沒有實時保存編輯內容的這個重要功能。
6、 億方雲需要購買高級版才能使用“文件內容全文搜索”功能。
1 ; 附件1 : 2 ;/*
3 ;=========================================== 4 ; 設置激活或者隱藏 Total Commander 10.00 主窗口的快捷鍵為 `(即Tab鍵上面的~鍵) 5 ; https://www.autoahk.com/archives/37780
6 ; https://www.cnblogs.com/delphixx/p/15718194.html
7 ; 8 ; 腳本作者 : ds920 9 ; 最新版本 : 1.1 10 ; 更新時間 : 2021年12月22日 11 ; 12 ; 用法: (需要最新版本 AHK v1.1.31+) 13 ; 1. 到飛揚時空的新浪博客下載並安裝TotalCommander中文增強版到文件夾D:/TotalCMD 14 ; 2. 將本腳本保存為"RunTC.ahk"並復制到D:/TotalCMD文件夾中 15 ; 3. 使用Maye來設置RunTC.ahk的熱鍵為 `(即Tab鍵上面的~鍵) 16 ; 17 ; 升級更新歷史: 18 ; 版本1.0 2021年12月22日 新建 創建此AutoHotkey腳本並測試通過 `(即Tab鍵上面的~鍵) 熱鍵功能 19 ; 版本1.1 2021年12月22日 修改 調整刪除 SetTimer 定時器時判斷TC主窗口是否激活的順序 20 ; 把基於窗口類的激活判斷語句"if(WinActive("ahk_class" TTOTAL_CMD))"放在最外層 21 ; 防止有相同標題的窗口激活時（例如：相同標題的瀏覽器等等）窗口激活誤判 22 ; 23 ; 由於AutoHotkey的Hotkey語句設置的熱鍵必需在任務欄或者桌面進程激活時才有效, 24 ; 所以請使用Maye來設置Total Commander的熱鍵 `(即Tab鍵上面的~鍵) 25 ; https://blog.arae.cc/post/25830.html
26 ; https://github.com/25H/Maya/releases/
27 ; 28 ; 可以用 Total Commander 訪問用RaiDrive異地遠程連接群暉WebDAV文件服務並映射成的本地虛擬磁盤盤符 Z: 分區 29 ; 可以用 Total Commander 訪問用NetDrive2異地遠程連接群暉SFTP文件服務並映射成的本地虛擬磁盤盤符 Y: 分區 30 ; 可以用支持 Total Commander的WebDAV文件服務訪問插件異地遠程連接群暉WebDAV文件服務中的網絡共享文件夾 31 ; 可以用KeePass或者KeePass2Android來連接堅果雲或者 32 ; 群暉NAS的WebDAV文件服務來管理網址、用戶名、賬號、密(口)碼(令)、暗號、紀念日等個人敏感隱私信息和數據 33 ; 可以用FileZilla Pro 專業版軟件異地遠程連接群暉的WebDAV文件服務並 34 ; 批量上傳文件夾到群暉的 RAID 1 鏡像存儲池中的共享文件夾之中 35 ; 可以用騰訊文檔的電腦客戶端來新建在線文檔和在線表格來進行辦公文檔和辦公表格的分享和協作 36 ; 可以用Bulk Rename Utility 2.7.1.2來批量重命名或者編號群暉WebDAV文件服務中的共享文件夾中的大量文件 37 ; 可以用Double Killer Pro V 2.1.0.104來批量刪除群暉WebDAV文件服務中的共享文件夾中的重復文件 38 ; 可以安裝並升級更新"火絨安全軟件"來防殺電腦病(木)毒(馬)惡意軟件並攔截垃圾廣告彈出的騷擾窗口 39 ; 可以用SGI備份還原映像總裁鏡像總裁一鍵還原工具軟件來備份保護Windows操作系統和 40 ; 電腦中應用程序軟件和設置到GHO系統鏡像文件 41 ; SGI備份還原映像總裁鏡像總裁一鍵還原工具軟件官方網址是 https://www.sysceo.com/Software-softwarei-id-253.html
42 ; 以便今后用杏雨梨雲啟動維護系統可啟動固態U盤來恢復電腦系統應用程序軟件GHO系統鏡像文件到電腦的系統分區C盤 43 ; 可以用Shadow Defender 影子衛士來保護Windows操作系統和電腦中應用程序軟件的設置, 44 ; 防止電腦軟件設置被未授權的用戶和程序非法更改和破壞 45 ; 如果無法安裝 Shadow Defender 影子衛士時可以用"DeepFreeze冰點還原精靈"或者 46 ; "PowerShadow影子系統"或者"Returnil Virtual System(RVS)"來代替影子衛士 47 ; 48 ;=========================================== 49 ;*/
50
51 #SingleInstance,Ignore 52 loop,5
53 { 54 DetectHiddenWindows,On 55 Sleep,5
56 IfWinExist,QQ595076941_AutoAHKRun 57 ExitApp 58 } 59 Gui, Show, Hide,QQ595076941_AutoAHKRun 60 #Persistent 61 ; #NoTrayIcon 62 DetectHiddenWindows,On 63 SetTitleMatchMode,2
64 ; 設置激活或者隱藏 Total Commander 10.00 主窗口的快捷鍵為 `(即Tab鍵上面的~鍵) 65 ; Hotkey, `(即Tab鍵上面的~鍵) ,ActivateOrHideWindowHotkey 66 ActivateOrHideWindowHotkey() 67 return
68 ; ——————————————————– 69 ActivateOrHideWindowHotkey() 70 { 71 ; MsgBox,PressedHotkey檢測到已經按下快捷鍵 72 Sleep,5
73 IfWinActive,ahk_class TTOTAL_CMD 74 { 75 Sleep,5
76 if(WinActive(ahk_class TTOTAL_CMD)) 77 { 78 Sleep,5
79 WinGetClass, MyClass, A 80 IfInString,MyClass,TTOTAL_CMD 81 { 82 Sleep,5
83 IfWinActive,Total Commander 84 { 85 TCTitle:="Total Commander"
86 Sleep,5
87 WinGetActiveTitle,Title 88 IfInString,Title,%TCTitle%
89 { 90 ; MsgBox,MinimizeWindow最小化指定窗口 91 WinMinimize,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD 92 Sleep,5
93 ExitApp 94 } 95 } 96 } 97 } 98 } 99 else
100 { 101 ; MsgBox,ActivateWindow顯示並且最大化並且激活指定窗口 102 SetTimer,ActivateWindowTimer,20
103 } 104 } 105 ; ——————————————————– 106 ;根據窗口類名顯示並激活Total Commander窗口 107 ActivateWindowTimer() 108 { 109 ; 1、如果程序沒有運行則運行程序,這里我把可執行文件名改成了TotalCMD-v10.exe 110 Process,Exist,TotalCMD-v10.exe 111 if (%ErrorLevel%=0) 112 { 113 IfExist,D:/Program/TotalCMD/TotalCMD.exe 114 { 115 Run,D:/Program/TotalCMD/TotalCMD.exe 116 } 117 else
118 { 119 MsgBox,找不到文件 D:/Program/TotalCMD/TotalCMD.exe 120 return
121 } 122 } 123 ; 2、顯示並激活（切換到）指定窗口 124 WinShow,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD 125 WinMove,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD,,0,0,A_ScreenWidth,A_ScreenHeight 126 WinActivate,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD 127 WinMaximize,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD 128 Sleep,5
129 DetectHiddenWindows,On 130 SetTitleMatchMode,2
131 WinGet, WinID, ID,Total Commander ahk_class TTOTAL_CMD 132 DllCall("SwitchToThisWindow", "UInt", WinID, "UInt", 1) 133 ; 3、檢查指定窗口是否激活成功， 134 ; 假如激活成功則退出Timer計時器循環執行， 135 ; 如果激活失敗則繼續嘗試激活指定窗口 136
137 Sleep,5
138 IfWinActive,ahk_class TTOTAL_CMD 139 { 140 Sleep,5
141 if(WinActive(ahk_class TTOTAL_CMD)) 142 { 143 Sleep,5
144 WinGetClass, MyClass, A 145 IfInString,MyClass,TTOTAL_CMD 146 { 147 Sleep,5
148 IfWinActive,Total Commander 149 { 150 TCTitle:="Total Commander"
151 Sleep,5
152 WinGetActiveTitle,Title 153 IfInString,Title,%TCTitle%
154 { 155 SetTimer,ActivateWindowTimer,Delete 156 Sleep,5
157 ExitApp 158 } 159 } 160 } 161 } 162 } 163 } 164
165 ;================= The End =================
166
167 ; 168
169 /*
170
171 ;================= 根據窗口類名激活或者隱藏窗口的AutoHotkey函數 ================= 172 ; 請使用 窗口信息工具 AHKInfo 1.3.5 獲取窗口的類名 173 ;根據窗口類名激活或者隱藏窗口 174 ActivateOrHideWindow(VarExeFileName:="TotalCMD-v10″,VarWinClassName:="TTOTAL_CMD") 175 { 176 ; 1、如果程序沒有運行則運行程序 177 Process,Exist,%VarExeFileName%.exe 178 if (%ErrorLevel%=0) 179 { 180 IfExist,%VarExeFileName%.exe 181 { 182 Run,%VarExeFileName%.exe 183 return 184 } 185 else 186 { 187 MsgBox,找不到文件 %VarExeFileName%.exe 188 return 189 } 190 } 191 ; 2、如果窗口未置頂則顯示並激活（切換到）指定窗口 192 IfWinNotActive,ahk_class %VarWinClassName% 193 { 194 loop,2 195 { 196 Sleep,50 197 WinShow,ahk_class %VarWinClassName% 198 ;~ WinMaximize,ahk_class %VarWinClassName% 199 Sleep,50 200 WinGet, WinID, ID,ahk_class %VarWinClassName% 201 Sleep,50 202 DllCall("SwitchToThisWindow", "UInt", WinID, "UInt", 1) 203 } 204 return 205 } 206 ; 3、如果窗口已經顯示並置頂則隱藏窗口 207 ;~ WinMinimize,ahk_class %VarWinClassName% 208 WinHide,ahk_class %VarWinClassName% 209 } 210
211 */
212 ;
本文的網址鏈接如下：
https://www.autoahk.com/archives/39852
https://blog.51cto.com/ds920/5003325
https://www.cnblogs.com/delphixx/p/15886400.html
2022年2月12日