如何將同一個工作簿里的多張工作表合並到一張工作表里呢?如下圖所示,為同一個工作簿里的多張工作表,每個月份的銷售數據在其對應的工作表里,現在需求是,將1月~5月這幾張工作表的銷售數據,統一合並到“匯總表”里。
第一種方法:如果要合並的數據量不大且要合並的工作表不多,當然,可以直接點開每張工作表,然后復制,粘貼到“匯總表”里。這種方法太低效了,不在本次的討論范圍。
第二種方法:使用PQ(即PowerQuery)里的追加查詢
適用情況:要合並的工作表數量不多
如果要合並的工作表數量不多,可以將每個工作表分別加載到PQ里。
比如,將工作表“1月”加載到PQ。點擊數據源里任意一單元格——【數據】——【來自表格/區域】
在彈出的“創建表”對話框中,會顯示表的來源及是否要包含表標題。點擊【確定】即可。
這時候,就將工作表“1月”加載到PQ了。如下圖所示,工作表“1月”的數據已加載了進來,且,在左側查詢列表里,可以看到,PQ編輯器將其自動命名為“表1”
然后再點擊左上角的【關閉並上載】下拉按鈕,選擇“關閉並上載至”,在彈出來的“導入數據”對話框中,勾選數據在工作簿中的顯示方式為“僅創建連接”。因為我們並不需要將加載到PQ的工作表在前端顯示,我們后續還要進行合並匯總的。點擊【確定】。
就會看到,原來的工作表“1月”,被套用了默認的藍白相間的表樣式,也就是說,工作表“1月”已經由區域,即普通工作表,轉換成了智能表(又叫超級表),其名稱為“表1”。
如法炮制地,把要合並的其他張工作表,也執行完全一樣的操作,分別一一加載到PQ里。
如圖,我們已將5張要合並的工作表全部加載到PQ中了,且,PQ按加載的順序,自動其它們命名為表1、表2、表3、表4、表5,如左側查詢列表所示。
我們點擊查詢列表里的任意一個查詢——【追加查詢】。在【追加查詢】下拉列表中,有兩個選項,分別是“追加查詢”和“將查詢追加為新查詢”,它倆的區別在於,前者會在原本查詢的基礎上,追加其他表,不會生成新表;而后者會生成一個新的查詢,默認名稱為“追加1”。
為了效果更明顯,在這里,選擇“將查詢追加為新查詢”,就會彈出“追加”的對話框,讓我們選擇要追加進來的表,如圖:
因為我們還要追加合並的表有4張,所以,勾選“三個或更多表”,在彈出來的列表里,左側的“可用表”是我們可以用來合並的表,就是我們加載進來的所有表;右側的“要追加的表”就是希望要合並的表。
要追加合並哪張表,我們就在左側點擊選中該表,然后,點擊“添加”按鈕,它就會出現在右側的“要追加的表”列表里了,如下圖,我們把要追加的表都添加了進來:
添加完畢之后,點擊【確定】,就會生成一個新的查詢,並自動命名為“追加1”。這個新的查詢,就是我們表1~表5的合並結果。
好,現在就將合並后的結果上載到Excel中指定的“匯總表”里。點擊【關閉並上載】——【關閉並上載至】——在彈出的“導入數據”對話框里,將數據選擇放置在“現有工作表”,並指定“匯總表”的A1為起始位置。
點擊【確定】之后,就立馬把查詢“追加1”加載到“匯總表”里了。至此,合並工作完成。
上面這種方法,是在打開了工作表所在的工作簿,然后,把要合並的工作表,一個一個地加載到PQ里,如果在要合並的表特別多的情況下,這樣的效率還是不算高。
所以,更快捷的方法是,應該將需要合並的工作表—所在的工作簿—加載到PQ里。
第三種方法:將工作簿加載到PQ里
適用情況:要合並的工作表數量比較大
我們打開一個新的工作簿——【數據】——【獲取數據】——【來自文件】——【從工作簿】
因為每個月份的銷售情況表,存在名稱為“月銷量表”的工作簿里,所以,在彈出的“導入數據”對話框里,選擇對應的工作簿,將其導入。
在彈出的“導航器”中,選擇“選擇多項”,將需要加載到PQ的工作表勾選上——【轉換數據】。不要點擊“加載”,因為數據還要經過轉轉換才能用。
點擊“轉換數據”后,工作表就批量地加載到PQ里了。在PQ的【查詢】列表里就有了全部加載進來的工作表。比第二種方法里,一個一個工作表地加載進來,要快捷得多了。如下圖所示:
接下來,就是對加載進來的工作表進行【追加查詢】,使它們合並在一起。具體操作方法和上面第二種方法里介紹的追加查詢是完全一樣的,就不再贅述。
如下圖所示,我們把幾個查詢追加合並到一起了,生成名稱為“追加1”的查詢。“追加1”就是1月~5月工作表的合並結果。
合並完成后,就把合並結果上載到Excel中。
點擊【關閉並上載】——【關閉並上載至】——選擇【僅創建鏈接】——要不,會把所有的原始數據及合並后的新數據,都一股腦的上載到Excel中。
僅創建鏈接后,在Excel頁面的右側,會看到【查詢&連接】列表里是所有的查詢。
(如果沒有彈出這個列表,可以點擊【數據】-【查詢和連接】,將該窗口顯示出來。)
因為我們只需要合並后的工作表,其它工作表的內容,我們並不需要將其上載上來,所以,我們右鍵單擊“追加1”,在下拉菜單中選擇【加載到】——把這個表加載到Excel中來。
加載進來后放在哪兒呢?在彈出的“導入數據”對話框中,我們就將其顯示在“表”里,並且,指定它放置的位置。
如下圖所示,就把“追加1”加載到Excel指定的位置中了。但是,會發現,“時間”列的數據並不是標准的日期格式,選中該列,然后,將其格式顯示修改為“短日期”即可。
至此,合並工作完成。相對於將工作表一個一個地加載到PQ里,第三種方法是將整個工作簿直接加載到PQ,效率提高了;而且,根本不需要打開工作表所在的工作簿,又節省了時間。
總結:
將同一個工作簿里的多張工作表合並到同一張工作表里,可以有三種方法:
第一種方法:復制粘貼法,一一復制工作表的內容,然后粘貼到同一表中,低效,不推薦;
第二種方法:將工作表一一加載到PQ里,使用追加查詢法進行合並;
第三種方法:將工作表所在的工作簿加載到PQ里,再使用追加查詢法進行合並。