Python辦公自動化之批量生成文檔

在日常工作中，類似合同一樣的文檔通常都會有固定的模板，如偶爾編輯一兩份文檔，則可以手動完成。假如同一個模板有一百份或更多文檔需要生成呢？如果手工逐個文檔的編輯保存，不僅容易出錯，還是一項費力不討好的工作；如果能夠根據模板批量生成文檔，則會大大提高工作效率，減少出錯的幾率。本文以一個簡單的小例子，簡述如何通過Python批量生成文檔，僅供學習分享使用，如有不足之處，還請指正。

涉及知識點

• xlrd模塊，用於Excel文檔的讀取，其中xldate_as_tuple，主要用於Excel讀取時的日期格式處理。
• python-docx 模塊，用於word文檔的相關操作。

場景介紹

現有一份簡化的合同模板，其中紅色箭頭所指的地方，均是需要替換的地方，如下所示：

同時有21名員工入職，需要簽署這份合同，如下所示：

本文的功能就是根據模板文檔，為21名員工，分別生成合同文檔。

核心代碼

1. 讀取數據

讀取Excel的數據，並返回數據列表，將此功能封裝成單獨的函數，如下所示：

def read_data(filename: str = None):
    """
    讀取Excel文件內容
    :param fileName:
    :return:
    """
    datas = []
    work_book = xlrd.open_workbook(filename=filename)
    sheet = work_book.sheet_by_index(0)
    for i in range(1, sheet.nrows):
        # 日期格式轉換
        birthday = xldate_as_tuple(sheet.cell_value(i, 6), 0)
        birthday2 = '%(year)d-%(month)d-%(day)d' % {'year': birthday[0], 'month': birthday[1], 'day': birthday[2]}
        bpdate = xldate_as_tuple(sheet.cell_value(i, 15), 0)
        bpdate2 = '%(year)d-%(month)d-%(day)d' % {'year': bpdate[0], 'month': bpdate[1], 'day': bpdate[2]}
        data = {
            'bpCompanyName': sheet.cell_value(i, 0),
            'bpAddress': sheet.cell_value(i, 1),
            'bpBoss': sheet.cell_value(i, 2),
            'bpManager': sheet.cell_value(i, 3),
            'bpWorker': sheet.cell_value(i, 4),
            'bpSex': sheet.cell_value(i, 5),
            'bpBirthday': birthday2,
            'bpHomeAddress': sheet.cell_value(i, 7),
            'bpId': sheet.cell_value(i, 8),
            'bpBeginYear': int(sheet.cell_value(i, 9)),  # 整數格式處理
            'bpBeginMonth': int(sheet.cell_value(i, 10)),  # 整數格式處理
            'bpBeginDay': int(sheet.cell_value(i, 11)),  # 整數格式處理
            'bpEndYear': int(sheet.cell_value(i, 12)),  # 整數格式處理
            'bpEndMonth': int(sheet.cell_value(i, 13)),  # 整數格式處理
            'bpEndDay': int(sheet.cell_value(i, 14)),  # 整數格式處理
            'bpDate': bpdate2,
            'bpSigner': sheet.cell_value(i, 16)
        }
        datas.append(data)
    return datas

2. 單個合同文檔生成

Excel的每一行代表一名員工，生成一份合同文檔【遍歷每一個段落，以及每一個段落的文本，逐個替換文本中的變量內容，且保持原有的格式不變】，如下所示：

def write_docx(data, template):
    """
    生成文檔
    :param data:
    :return:
    """

    doc = Document(docx=template)
    paragraphs = doc.paragraphs
    for paragraph in paragraphs:
        for run in paragraph.runs:
            for key in data.keys():
                run_text = run.text.replace(key, str(data[key]))
                run.text = run_text
    doc.save('合同/%s合同.docx' % data['bpWorker'])

3. 批量文檔生成

遍歷所有的員工信息，逐一生成文檔，如下所示：

def batch_write_docx(datas, template):
    """
    批量操作
    :param datas:
    :return:
    """
    for data in datas:
        write_docx(data, template)

4. 綜合運用

將以上方法依次調用，就可以生成全部文檔，如下所示：

excel_file = '合同數據.xls'
template = '合同模板.docx'
datas = read_data(excel_file)
# print(datas)
batch_write_docx(datas, template)
print('done')

5. 示例完整代碼

import xlrd
from xlrd import xldate_as_tuple
from docx import Document


def read_data(filename: str = None):
    """
    讀取Excel文件內容
    :param fileName:
    :return:
    """
    datas = []
    work_book = xlrd.open_workbook(filename=filename)
    sheet = work_book.sheet_by_index(0)
    for i in range(1, sheet.nrows):
        # 日期格式轉換
        birthday = xldate_as_tuple(sheet.cell_value(i, 6), 0)
        birthday2 = '%(year)d-%(month)d-%(day)d' % {'year': birthday[0], 'month': birthday[1], 'day': birthday[2]}
        bpdate = xldate_as_tuple(sheet.cell_value(i, 15), 0)
        bpdate2 = '%(year)d-%(month)d-%(day)d' % {'year': bpdate[0], 'month': bpdate[1], 'day': bpdate[2]}
        data = {
            'bpCompanyName': sheet.cell_value(i, 0),
            'bpAddress': sheet.cell_value(i, 1),
            'bpBoss': sheet.cell_value(i, 2),
            'bpManager': sheet.cell_value(i, 3),
            'bpWorker': sheet.cell_value(i, 4),
            'bpSex': sheet.cell_value(i, 5),
            'bpBirthday': birthday2,
            'bpHomeAddress': sheet.cell_value(i, 7),
            'bpId': sheet.cell_value(i, 8),
            'bpBeginYear': int(sheet.cell_value(i, 9)),  # 整數格式處理
            'bpBeginMonth': int(sheet.cell_value(i, 10)),  # 整數格式處理
            'bpBeginDay': int(sheet.cell_value(i, 11)),  # 整數格式處理
            'bpEndYear': int(sheet.cell_value(i, 12)),  # 整數格式處理
            'bpEndMonth': int(sheet.cell_value(i, 13)),  # 整數格式處理
            'bpEndDay': int(sheet.cell_value(i, 14)),  # 整數格式處理
            'bpDate': bpdate2,
            'bpSigner': sheet.cell_value(i, 16)
        }
        datas.append(data)
    return datas


def write_docx(data, template):
    """
    生成文檔
    :param data:
    :return:
    """

    doc = Document(docx=template)
    paragraphs = doc.paragraphs
    for paragraph in paragraphs:
        for run in paragraph.runs:
            for key in data.keys():
                run_text = run.text.replace(key, str(data[key]))
                run.text = run_text
    doc.save('合同/%s合同.docx' % data['bpWorker'])


def batch_write_docx(datas, template):
    """
    批量操作
    :param datas:
    :return:
    """
    for data in datas:
        write_docx(data, template)


excel_file = '合同數據.xls'
template = '合同模板.docx'
datas = read_data(excel_file)
# print(datas)
batch_write_docx(datas, template)
print('done')

示例截圖

批量文檔生成后，截圖如下所示：

 

 合同文檔內文，如下所示：

 

 以上就是批量生成文檔的全部內容，可以看出，生成后的文檔，格式與模板保持一致。

備注

書憤五首·其一

【作者】陸游  【朝代】宋

早歲那知世事艱，中原北望氣如山。

樓船夜雪瓜洲渡，鐵馬秋風大散（sǎn）關。

塞上長城空自許，鏡中衰鬢已先斑。

出師一表真名世，千載誰堪伯仲間。