OA自動化辦公系統

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OA的定義

1. 所謂辦公自動化（Office Automation），是指通過先進技術的應用，將人們的部分辦公業務物化於人以外的各種設備，並由這些設備和辦公人員共同完成辦公業務的人機信息系統。

2. OA與MIS、DSS相比較，則較少地應用管理模型，而強調技術的應用和自動化的辦公設備的使用為主。辦公自動化還可以形象地理解為，辦公人員運用現代科學技術，如通過局域網或遠程網絡，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統辦公的面貌，實現無紙辦公。

OA的特點

OA具有如下的特點：

1. 面向非結構化的管理問題；
2. 工作對象主要是事務處理類型的辦公業務；
3. 強調即席的工作方式；
4. 設備驅動。

OA的設計思想就是以自動化設備為主要處理手段，依靠先進技術的支持，為用戶創造一個良好的自動化的辦公環境，以提高工作人員的辦公效率和信息處理能力。

辦公業務的分類和典型形式

​ 辦公業務的分類主要指 辦公室業務的分類、辦公人員的分類、辦公室信息形式的分類等。

按業務流程的確定程度，辦公業務可分為三類：

1. 確定型，事物數據處理是確定的，易於計算機程序化的實現。
2. 非確定型，事務處理過程有較多的不確定性，程序化方法不易實現。
3. 混合型，介於上面兩者之間，部分處理過程是確定的，另外部分處理過程是不確定

OA主要是面對非確定型辦公業務的處理，其他兩類業務也可滿足。

按業務性質，辦公業務部門可以分為兩類；

1. 以程序化信息處理為主要職能的辦公室，如企業的計划科、財務科、信息中心等。
2. 以非程序化信息處理為主要職能的辦公室，如企業的領導辦公室、行政科、秘書處等。前者的職能可通過一般的事務處理系統實現，后者的職能主要依靠OA來實現。

辦公業務有許多具體的形式，如收發、立案、調查、統計、審批、認可、詢問等，以及部門間的通知聯絡業務、委托要求業務、談判調整業務、會議討論、咨詢服務業務等。

對具體的辦公業務進行分類整理，可划分為四種典型的方式；

1. 數據處理和文字處理，如文件生成、信息檢索、計算、存儲等；
2. 傳遞功能，如電話、會議、會談、文件等的信息分發或傳遞等；
3. 實時管理，如確定安排會議或會談的時間、程序、地點等；
4. 判斷決策，如文件的報審、批准，問題的討論、確定型等。

OA的支撐技術和功能

1. OA的支撐技術 辦公自動化的支撐技術有；計算機技術、通信技術、自動化技術。從物化的角度看就是OA的硬件和軟件。 OA的硬件系統包括計算機、計算機網絡、通信線路和終端設備。其中計算機是OA的主要設備，因為人員的業務操作都依賴於計算機。計算機網絡和通信設備是企業內部信息共享、交流、傳遞的媒介，它使得系統連接成了一個整體。終端設備專門負責信息采集和發送，承擔了系統與外界聯系的任務，如打字機、顯示器、繪圖儀等。OA的軟件包括系統支撐軟件、OA通用軟件和OA專用軟件。其中系統支撐軟件是維護計算機運行和管理計算機資源的軟件，如Win95、win98、Unix 等。OA通用軟件是指可以商品化大眾化的辦公應用軟件，如word、Excel等。OA專用軟件是指面向特定單位、部門，有針對性地開發的辦公應用軟件，如事業機關的文件處理、會議安排，公司企業的財務報表、市場分析等。
2. OA的功能為滿足辦公業務處理的需要，OA具有以下的功能；完善文字處理功能、較強的數據處理功能、語音處理功能、圖像處理功能、通信功能等。

OA的系統模型

在總結辦公業務的基礎之上， Neuman於1980年提出了五類OA的系統模型；

1. 信息流模型(Information Flow Model )，描述了辦公信息在各單位辦公室內和辦公室之間的相互傳遞和處理的情況；

2. 過程模型(Procedural Model )，描述了為完成特定的任務，辦公工作的具體執行過程和步驟；

3. 數據庫模型(Database Model)，描述了與辦公業務相關的信息結構、數據庫結構以及它們的存儲和訪問方式等；

4. 決策模型(Decision-Making Model )，將辦公信息處理過程中的結構化部分交由計算機處理，並根據已有的特定決策模型做出相應決策；

5. 行為模型(Behavioral Model )，辦公信息的處理是在人的社會活動中發生並完成。

OA的發展現在已經進入成熟期，這體現在OA的設備不斷更新和OA軟件的層出不窮。美國近年來的OA產品以每年20%勻速增長，其中硬件的發展費用約1200億美元，軟件費用約2000億美元。至今，美國70%信息產業已實現了辦公自動化。我國在OA方面的發展起步較晚，在這方面還有一段較長的路要走。

參考：https://wenku.baidu.com/view/f58829855beef8c75fbfc77da26925c52dc591d5.html

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OA介紹

1. OA是Office Automation的簡寫，就是辦公自動化。所謂OA系統就是用網絡和OA軟件構建的一個單位內部辦公平台，用於輔助辦公。OA是組織行為管理軟件，實現單位內部的協同管理，提升人與人、部門與部門之間的管理和辦公效率，涵蓋了單位內部的溝通與協作、信息與資料的共享、文檔管理、工作流程(各類請示、匯報、審批)等內容。

2. OA系統的使用門檻非常低，通過OA辦公系統實現多人、多部門、跨地域的協同辦公模式，使日常許多通過手工完成的事情，被計算機和網絡提供的功能所代替。

OA主要應用范圍

1) 建立內部通訊平台

如：通知、公告、工作日記、工作計划、即時通訊等。

2) 實現工作流轉和事務處理的自動化

變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿着各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。

3) 建立信息發布平台

在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業的發展動態。

4) 實現文檔管理的自動化

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用，並有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件櫃的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現文檔管理自動化以后，如企業來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。

5) 輔助辦公

它牽涉的內容比較多，像個人辦公、會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

6) 實現分布式辦公

變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

哪些單位需要OA辦公系統？

那么，什么樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統?

幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體是（以企業為例）：

1、信息化尚未入門的企業

由於沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利於提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利於今后業務領域企業信息化工作的開展。

2、信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業

信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

3、缺少信息化資金准備的企業

信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對於謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化(OA)，有利於企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

4、已擁有業務管理系統且需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業

辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充，可以豐富並完善企業信息化工作的形式與內容。

參考 https://www.zhihu.com/question/40940188/answer/539418539