可以考慮對紙質文檔進行重組，然后通過文件管理或者知識管理的方式進行集中統一的管理。您可以選擇將其數字化存儲在系統中，方便查詢和借閱，也可以只記錄紙質文件的信息，在系統中形成文件條目進行管理。可以實現企業對文件的有序管理和規范應用這兩個最關鍵的管理目標，避免因人員流失而造成的文件丟失，解決紙質文件使用的不便，防止紙質文件不知去向、惡意傳播等尷尬局面。
Ease文檔管理系統采用文檔權限控制和SSL傳輸加密的領先技術，為企業中的個人、編輯團隊和部門提供海量文檔的安全集中存儲空間，支持文檔共享和審核協同管理，提供強大的文檔檢索機制。通過Ease文檔管理系統，企業可以高效快速地解決文檔存儲、文檔安全管理、文檔搜索、文檔在線查看、文檔協同寫作和文檔發布控制等問題。
知識管理系統顯著特點：
1、支持1000萬份文檔的海量存儲和集中管理。
2、一鍵安裝，快速實施，易於管理。
3、可以實現文件(office\wps\pdf\.)並直接播放音視頻。
4、高速文件批量上傳和包下載；
5、快速簡單的全文搜索，可以和谷歌的文檔搜索引擎相比。
6、四級和六級權限控制，安全管理所有文件。
其他功能：在線修改、版本管理、版本差異比較、文檔共享、消息提醒、電子郵件、短信通知。
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