最核心的區別是：
一、Access 是基於關系型數據庫（RDBMS）設計的 2、Excel 是基於任意形式的電子表格設計的 他們的區別就是RDBMS和電子表格的區別。 只要理解了RDBMS和電子表格的區別，就能理解它們之間的區別。 要解釋RDBMS和電子表格的區別，可能是個比較難的事情，畢竟如果沒有學過數據庫原理，有些概念不好 理解。 但還是可以嘗試解釋一下。 1、自由和規范 表面上來看，很多時候Access和Excel中的表格是一樣的，都是行列式的表格。 但在Access中對“表格”的處理是和Excel中對“表格”的處理是不一樣的。 因為Access是基於RDBMS的，它對表格是有規范要求的。這個被稱做“范式”
Access中對表格的設計、窗體的設計，都是用來規定表格的規范、和數據的規范的。 RDBMS還有一個對數據的最核心的要求是要保證數據的”一致性“和”完整性“。 而Excel是一個“自由”的表格，它對表格的結構、內容沒有規范化的要求。即使你希望創造的其實是一個 規范化的表格，比如“人員基本信息表”，Excel也不會強制要求你一定要滿足某種規范。實際上你可以隨 便瞎設計、隨便瞎填，只要看的人看得懂就可以了，雖然看的人未必喜歡。 但在Access中你是不能瞎填的，你需要設計表的結構、關鍵字、每個字段的長度、錄入的數據需要符合的 條件等等。 雖然Excel也增加了很多對表格錄入數據進行“規范”的功能，真想費點功夫，結合VBA對錄入的數據做嚴 格控制，也是可以做得到的。但與Access相比，它還是要隨意得多，而且用Excel實現比Access還是麻煩得 多。 普通用戶用Excel的時候，也因為懶或因為嫌麻煩或干脆就不會，實際上都沒有去設計這種“規范”。所 以，用Excel錄入“保證質量”的數據，比用Access錄入“保證質量”的數據，要難得多得多。 舉個例子，給客戶開發軟件經常需要將客戶的Excel中的數據導入到系統用的數據庫中來（也是某種類似於 Access的關系型數據庫）。通常會下發一個Excel文件，里面做好表格，附上填寫說明，發給所有相關人 員，讓他們按這個填寫，然后統 一回收后，一起導入到數據庫中去。 想得很美，然而，收上來的Excel文件的內容真的是五花八門，什么樣的都有，有且不限於以下幾種“亂 搞”的情況：
1、刪除掉某些欄位（導入時遇到這種真是很要命）
2、隔幾行添加一個小計行或合計行（導入時要再把它們清除干凈）
3、最后自己加一個“備注”說明一下情況（真的多此一舉，比如某個人已經離職了，按理不需要填報上來 了，但他們不刪除掉這一行，在后面自己加了個說明）
4、本該寫金額的地方，自己在金額后面加了個括號，補充說明了一下這個金額為什么是這么個金額的原因 （真的多此一舉，破壞掉了整列都是金額的要求，導入前這些文字都要刪除掉）
5、該填的不填，空着（比如必填的身份證號之類的）
6、填得不符合規范（比如要求填“在職”或“退休“，非有人要填”5月已退休“）
7、把要填的表格，復制了幾份（導入時不注意看，很容易漏掉，其實都填在一個表上就行了呀）
8、把欄位的順序自己調了調（真要命）
9、重復的數據（導入前都要做去掉重復數據的工作）
10、隔幾行空一行，大概是為了好看（然而導入前要把空行都刪除掉） 。。。。。。
Access 與 Excel 最重要的區別是什么?
當然這樣的數據在Excel中都能”安全“地存在，看的人大概也不會有什么”不適“，用也照樣用。然而在 Access中，這樣的數據連錄入進去的機會都不會有。因為Access在數據錄入時，就把這些亂七八糟的都攔 住了。 所以： Excel自由、靈活，但缺乏規范，在對數據有規范化要求的時候，用它就很勉強了。數據的一致性和完整性 難以得到保障。 Access要求更嚴格、更規范，數據的一致性和完整性能得到保障，但它不能適用於所有需要”表格“的場 合，比如要做一個不太規范的表格，或者只是填幾個數做點計算，用Access顯然不太合適。
二、表間的關系 前面說過了，Access是基於關系型數據庫的。所以它的一個重要功能，是處理”表和表之間的關系“。 表和表之間能有什么關系呢？這個對於Excel的人來說，好象是個新的概念，但在Excel中也是能夠體現這種 關系的。 比如有兩個工作表，一個是”人員清單“，一個是”人員工資“。”人員工資“中的姓名來自於”人員清 單“。這兩個表之間就存在着一個基於”人員姓名“的”一對多“的關系。也就是一個人，可能在工資表 中有多條記錄（多個月的工資）。 但在Excel中，這種關系並不是很強制性的。多數情況下，只是我們這么在”解釋“，而並不是這么在”要 求“或”限制“。 比如，我們在”人員工資“表里添加一行，這個人是新員工，他在”人員清單“里還沒有記錄。這種情 況，在EXCEL里是允許的。但你添加了這條工資記錄時，這兩個表單數據的”一致性“就被破壞了，因為 你的工資表里出現了一個”人員清單“里沒有的人（這樣的情況在現實生活中其實也是不應該存在的）。 所以，在Excel里兩個表間的關系並非”強制性“的，只是我們將它們之間的關系“在我們腦中進行了解 釋”，而並沒有在Excel里對它進行定義。 還有，比如你在“人員清單”里刪除了某個離職員工的數據，但在“人員工資”里沒有刪除，也會造成 “一致性”和“完整性”被破壞的情況。 所以，我們在Excel里經常會見到各種數據錯亂的問題。我們可以提高警惕，小心操作，但從基礎上，很難 防止這種事情發生。 但在Access里，你可以對兩個表設置”表單的關系”，如果設置好表間的關系，以上這些情況是不允許 的。你必須要先在”人員清單“里添加了這個人，才能去”人員工資“里添加他的工資記錄。你刪除人員 資料的時候，他的工資數據也可以被同時刪除掉。所以，你對這兩個表的關系的理解，並不只是存在你頭 腦中，還可以體現在Access對這兩個表的關系的定義中。 表間的關系最終會在查詢和統計上體現出來。 Excel最強的並不是表和表之間的查詢統計，它主要強在”單個表“的各種操作上，但它能實現的這些功 能，基本上Access都有而且更強大。涉及到多個表的數據統計，比如”查詢3月份工資高於平均值的那些人 的姓名和email“這種，要把幾個表倒騰一會兒才能出來結果，如果把3月改成4月，估計又要重新倒騰一 2020/6/2 Access 與 Excel 最重要的區別是什么? - 知乎 https://www.zhihu.com/question/28880606 3/3 回，如果中間添加了幾條新的工資記錄，估計又要重新倒騰一回。但用Access，一條SQL語句或建一個查 詢就可以搞定了，改查詢條件也很容易，數據被修改后，重新執行查詢就可以了。 至於說到”優劣“，其實沒有什么”優劣“，因為它們是不同的產品，基於不同的應用來設計的，各有各 的針對性。 至於說到哪些場合適合用哪個，這個因為點太多，其實有點不太好總結，我只總結一條吧： 如果有什么功能，只能在Access和Excel中選擇，先想想”這個功能是不是要用RDBMS的方式來完成更合 適？“，如果答案是”是“的話，就用Access，不要勉強用Excel來代替，因為那樣會很痛苦。其它情 況，都可以先用Excel再說。 至於哪些場合適合用RDBMS，只要知道如何”把現實中數據間的關系，通過關系模型加以描述“，你就知 道哪些場合適合用RDBMS了。