本文為本人原創，原發布於某公司微信公眾號，但有些內容並非本人初稿意見，現將原稿發布到本Blog。
隨着市場競爭的日益劇烈，企業若想在競爭中取得管理優勢和競爭優勢，就離不開信息系統這一重要的工具，這一點已經成為許多企業的共識。
然而，許多企業對於信息系統的認識，僅僅停留於“我們需要信息系統”，對於“信息系統的價值究竟體現在哪里”、“如何才能充分發揮信息系統的價值”這些問題，大多數企業並不完全清楚。
因此，本文主要圍繞這兩個問題，分享一下個人在多年信息系統實施與開發中的一些心得體會。
一、完善的企業信息系統能為企業提供哪些價值？
(一)整合企業各類信息數據，改善企業信息孤島及信息傳遞不及時等現象
企業信息系統最首要的價值，就是幫助企業解決信息孤島問題，實現信息的流暢、及時溝通。
在沒有配備信息系統的情況下，企業各部門的信息只能存儲在自己的部門的電腦或文檔中，或是在各人的抽屜里、頭腦中，使得企業的經營管理信息成為部門私有或個人私有，形成了一個個“信息孤島”。在這種情況下，信息是在各部門之間的流動是十分不順暢的。
本人曾經接觸過這樣一個案例，某企業為了在各部門間進行訂單信息交流，采取的是由銷售內勤編寫銷售訂單，然后打印分發給各相關部門的辦法。一旦訂單進度更新，各部門再通過微信或QQ等形式反饋給銷售內勤，任何人想要了解訂單執行進度，也要再次詢問銷售內勤。這種方式不僅效率低下，而且經常因為缺乏及時溝通導致信息出錯。
如果引入信息系統，上述案例所說的問題將不復存在，只需將銷售訂單錄入信息系統，后續各環節執行狀態都能實時更新，並可被相關人員實時查詢。
(二)有效減少不必要工作或重復工作，顯著提升各部門、各環節操作效率
信息系統的第二個重要價值就是減少重復工作、降低出錯率。采用信息系統后，各類原始信息數據一旦錄入系統后，后續各環節就可以直接使用，無需重復錄入或者重復整理。
在信息系統中，有一個十分重要的概念叫做“業務-財務一體化”，各類業務處理完成后，自動傳遞到財務環節進行賬務處理，財務人員既不需要也無權錄入原始業務信息，而是審核這些信息后進行賬務處理，實現了業務數據向財務數據的流動。
以企業常見的采購銷售業務為例，業務部門負責錄入采購訂貨及銷售訂單信息，倉儲部門根據這些信息執行到貨入庫或者發貨出庫，然后業務部門根據出入庫單據填寫應收應付結算單確認收付款，最后財務部門對這些結算信息進行審核，並手動或自動生成憑證。在整個業務過程中，原始數據只需錄入一次，有效避免了重復工作、降低了出錯率，還實現了財務內部控制。
除此之外，信息系統還能自動完成各類數據歸集、運算、核對、統計與分析工作，幫助企業節約大量的人力成本。
(三)促進企業各管理流程優化與再造，有效實現企業流程管理控制等需求
流程管理是企業經營管理中的一大難題，許多企業管理難題歸根結底其實是流程不合理導致的，但由於各種原因，即便有什么好的改進措施，也難以有效推行，尤其是跨部門流程。
引入信息系統后，可以將企業的業務管理流程與信息系統相結合，通過系統來強制流程的走向與及時處理，因此，企業一定要把握住這個絕佳的時機來開展流程優化。
通過引入信息系統，不僅可以將企業現有業務流傳盡可能轉移到信息系統中處理，還能根據企業需要在流程中加入各種控制點及審批點，確保了流程的嚴格、有序與合規執行。像企業常見的業務流程審核審批問題、超計划或單據數量執行問題、超預算執行問題、流程執行順序問題，在引入信息系統后都能得到有效的解決。
(四)明確企業責任部門管理責任，強化企業內控需求，有效降低管理風險
在信息系統應用過程中，各類數據的錄入、修改、刪除、變更等操作均會自動留下記錄，包括操作人員、操作時間及操作內容等，而且后續流程一經執行后，被引用的數據就無法隨意修改或者刪除了，結合信息系統數據權限控制后，有利於企業明確相關部門或人員的管理責任，進而強化內部控制，有效降低企業經營管理風險。
以某企業物資采購環節為例，企業內各部門負責執行不同的流程，其中采購部門負責錄入采購合同、采購請購單及采購訂單，並在貨物到達公司后，根據實際到貨數量錄入采購到貨單；檢驗部門負責進行檢驗，並根據到貨單開具檢驗單；檢驗完畢，確認可以入庫后，倉儲部門根據檢驗結果錄入采購入庫單。以上各環節環環相扣，原始數據僅在采購合同中錄入，后續單據都是參照上游單據開具，各環節人員只錄入實際數量等信息，並對自己錄入數據的真實性、准確性與及時性負責，有效明確了各部門的管理責任。
再以制造企業最關注的倉儲物資管理問題來說，在沒有信息系統的情況下，想要確保倉儲數據的准確性、實現賬實相符的難度很高。引入信息系統后，在確保物資由倉管員獨立管理，每一筆業務都由倉管員經手的情況下，就可以要求倉管員對其管理倉庫的數據准確性負責，倉管員無法再以任何理由推卸責任。
(五)通過對各類系統數據信息的查詢、統計與分析，為企業創造管理價值
在企業經營管理過程中，往往需要編制大量報表，包括查詢、統計、分析報表。但是，每一份報表從數據采集與整理，到報表編制，到報表打印或傳輸，不僅需要耗費大量的時間，且難以避免出錯。此外，由於編制過程需要花費一定的時間，當報表提交到企業經營管理者環節的時候，所呈現的往往已經是過時的信息，報表的價值往往大打折扣。
啟用信息系統后，只要被統計分析的數據已經進入信息系統，就可以通過系統內報表進行自動、實時統計分析，相關人員隨時都可以直接在信息系統中進行查詢。當然，這一點需要兩個方面的支持，一方面是在信息系統實施過程中充分考慮到后續需要使用的信息源，確保各類數據源在業務過程中得以記錄到系統中，另外一方面需要有熟悉信息系統數據表及業務邏輯的人員進行針對性的報表二次開發。
對於企業關注的重要的數據信息，還可以設置自動預警，一旦有特定數據信息達到企業預先設置的預警線，就能立即自動提示相關人員，以便及時做出相應的管理決策。對於部分實時性要求特別高的數據，企業還可以配置看板，將特定的業務信息數據實時展示在顯示屏上，實現對業務數據的實施監控。
三、如何才能讓信息系統為企業發揮應有的功能與價值？
1、選擇適合企業實際情況的信息系統產品，並做好軟硬件設備及網絡安全保障工作
企業在開展信息系統產品選型過程中，一定要在充分考慮自身需求的基礎上，盡可能選擇知名度高、用戶量大的信息系統產品；同時，在信息系統版本及模塊選配過程中，要與軟件供應商售前顧問進行充分的溝通，選擇適合企業自身情況的合理功能模塊組合。
無論如何，一定要避免以下兩個極端情況：一種是軟件供應商為了提高成交金額，不負責任的為企業推薦不需要的功能模塊或對企業來說過於高端的軟件產品，導致浪費了不必要的金錢與時間成本，甚至可能因為軟件增加了過多不必要的功能節點及控制節點，導致業務管理流程效率受到影響；另一種是企業為了節約成本，選擇了最入門的軟件版本及最精簡的功能模塊，導致大量業務需求無法得到實現，信息系統上線后還有大量的工作需要通過手動進行處理，最終難以達到想要的效果。
此外，對於軟件配套的服務器、網絡設備等硬件設施，企業也應當注意合理配置。一方面為了提高軟件運行效率，進而提高工作效率，另一方面則是為了信息數據的安全性與穩定性。
目前網絡上有很多“勒索病毒”，主要攻擊對象就是企業信息系統服務器。本人已經見過太多不注重服務器安全防護，導致中勒索病毒，不得不花費大量金錢進行解密，或者花費大量時間進行數據修復的案例了。
2、重視“信息系統實施”工程，選擇合適的軟件實施服務商，軟件固然重要但實施更重要
許多人可能不理解什么是“信息系統實施”，其實，軟件供應商銷售給企業的信息系統軟件通常都是標准產品組件，但由於每個企業的經營特點、檔案資料、業務流程及管理需求等都存在差異，所以購買后的信息系統軟件必須經過“信息系統實施”后才能上線使用。
信息系統的實施與裝修房子有點類似，業主向房地產開發商購買“毛坯房”后是無法直接入住的，還需要耗費大量時間進行“設計”與“裝修”。然而，絕大多數沒有接觸過信息系統的人並不了解實施這件事情，所以當軟件供應商提出除了購買軟件產品費用外，還需要支付一筆的“軟件實施費”的時候，許多企業是排斥的，在他們看來，“我們已經花了這么多錢向你們購買軟件了，你們不是應該幫我們把軟件裝好，然后教我們怎么使用嗎？”
在信息系統軟件行業中，有一個十分經典的說法叫做 “三分軟件，七分實施”，這句話的意思是軟件是否成功，主要取決於實施，這是因為國內知名的信息系統軟件比如金蝶、用友，其同價位產品的功能都是大同小異的，信息化項目能否成功，主要取決於軟件實施過程。個人對這個問題的看法更極端一些，我認為是“一分軟件，九分實施”，因為我見過太多因為實施水平不足，導致項目失敗的案例了。
因此，企業一定要高度重視系統實施，盡可能選擇經驗豐富、有責任心的軟件實施服務商。畢竟，同樣一套“毛坯房”，在不同設計師、不同用料、不同裝修隊的設計與裝修下，最終的效果是天差地別的。
3、在實施過程中積極配合服務商開展需求調研確認、數據檔案整理及系統管理流程設計
如前所述，軟件實施過程實際上就是將企業管理需求應用到信息系統的過程，這是一項需要甲乙雙方高度配合才能完成的工程，絕不是軟件實施服務商的“獨角戲”。對於甲方來說，了解自身的管理情況及需求但並不了解軟件，對於乙方來說，熟悉軟件情況卻不知道甲方的實際情況，只有雙方共同配合，才能真正做好實施工作，在這之中需要考慮的事項很多，本文僅列舉如下三點：
1）組織信息系統需求調研，充分收集各部門的信息化需求，在確認需求是否應實現及能否實現后，再開展軟件實施工作。
企業各部門人員對於信息系統都有着自己的獨特需求，如果沒有提前調研溝通確認需求，等到實施完成后才提出來就為時已晚了。這就好比房子裝修，如果事先不考慮清楚就開始施工，裝修到一半時再想要改變就只能返工了。因此，企業一定要在軟件正式開展實施前，甚至是軟件選型過程中，就提前開展需求調研，全面收集各部門的信息化需求。
當然，需求也是要分情況考慮的，並非所有需求都一定要實現的，還要考慮實現需求所需付出的成本。因此，企業在與服務上溝通過程中，一定要確認各類需求是重要、是否確實需要在信息系統中實現、能否在系統中完美實現。如果現有配備的系統無法完美實現需求的話，是選擇讓步實現，還是選擇增加增購能實現的功能模塊，或是進行二次開發，甚至是更換軟件產品，這些都是要提前考慮清楚的。
需要注意的一點事，由於甲方並不了解軟件，所以提出來的需求可能是有局限性的，因此，企業一定要要求軟件服務商對軟件功能進行全面、細致的介紹，並將軟件各類功能充分利用起來。本人在多年信息系統實施中，就遇到過許多企業存在這樣一種現象，他們主觀的認為某些功能信息系統是不可能實現的，也就沒有向我們提出來，直到我們無意之中發現，才幫助企業將該項工作轉為通過信息系統處理，極大提升了工作效率與工作質量。當然，這一點與軟件實施服務商關系也很大，很多軟件實施服務商抱着“多一事不如少一事”的心態，即便遇到也不會主動提出來，以免增加工作。
2）在充分考慮企業未來管理需求、統計分析需求及業務應用需求的前提下，對各基礎檔案資料進行合理分類設計與梳理。
信息系統本質上是關系型數據庫構成的，其應用基礎就是各類檔案資料，這樣才能確保數據的一致性、規范性與嚴謹性。然而，許多企業在實施過程中並不了解或者不重視這項工作，加上許多軟件實施服務商為了快速上線，也沒有向甲方傳達這一工作的重要意義，僅僅要求甲方簡單提供現有的檔案資料並導入系統中，造成的結果就是后續甲方在應用系統時，大量存在一物多碼、檔案遺漏、分類不合理、名稱容易混淆等問題，為系統應用及數據統計分析帶來了很大的困擾。
因此，企業一定要積極配合乙方，對各類基礎檔案進行梳理，包括並不限於：存貨分類與檔案、客商分類與檔案、BOM資料、價格體系、會計科目與項目核算體系、購銷類型、出入庫類別、收付協議、合同分類與階段檔案等。對於這些檔案資料，應當組織相關部門一起進行討論，尤其是數據使用部門。在梳理完成后，還應當明確后續的檔案維護歸口部門，檔案維護與命名規則等，以保持數據的長期規范性。
3）結合所選信息系統的功能、企業業務流程現狀、業務控制需求等因素，將企業管理流程與系統流程進行有效融合設計。
前面已經提到過，信息系統的引入，是企業開展流程優化再造的重要時機，因此企業一定要避免如下兩種情況的出現：
第一種是不作任何思考將企業現有業務流程照搬到系統中，卻沒有思考一下原有業務流程是否合理，結合信息系統后是否可以進行改進，浪費了利用信息化進行業務流程優化與重構的絕佳機會。
第二種是完全按照軟件實施服務商提供的建議進行系統流程設置，完全不考慮企業自身實際狀況，最終造成管理流程不合理，甚至是缺乏內控有效性。
4、重視信息系統的數據價值，充分利用系統報表或進行報表二次開發，盡可能杜絕手工報表編制工作
如前所述，如果企業已經將各類經營管理數據納入信息系統中進行管理，自然就能夠自動呈現企業需要的任意報表數據格式。
然而，許多企業引入信息系統后，並沒有意識到數據已經在系統中，還在沿用以前的手工登記數據、手工編制報表、口頭交流信息等環節，而且這個現象非常普遍。
以本人曾經實施過的某個項目為例，在該企業信息系統已經詳細記錄采購業務全過程信息的情況下，采購部門還保持着手工編制Excel到貨台賬的習慣，手工登記每一批項目物資到貨情況，然后發送給生產等相關部門。這項工作不僅需要耗費大量不必要的時間，而且數據的准確性、及時性都難以保證，得悉這點后，我們為其量身定制了一份到貨登記表，徹底取消了這項工作，所有相關部門可以隨時在系統內自行查詢到貨信息。
因此，企業一定要高度重視對系統報表的利用，在本人所實施過的企業中，只要是已經進入系統內的數據，如果需要查詢、統計或者分析，我們都盡可能幫助其配置系統報表或進行報表二次開發，極大提升了數據的准確性、實時性，並節約了大量工作時間。
5、重視知識轉移工作及系統運維工作，確保軟件服務商離開后，企業能夠獨立對軟件進行優化與運維
實施得再好的信息系統軟件，也離不開人的使用，如果企業不重視“知識轉移”工作，各信息系統用戶不注重對軟件原理與操作細節的學習，或者不能嚴格執行系統操作規范，那再好的軟件也不可能發揮出應有的價值。因此，企業一定要要求軟件實施服務商充分開展信息系統相關培訓工作，如有必要應可對系統用戶進行測試與考核。
在培訓過程中，盡可能要求軟件實施服務商根據企業實際情況進行培訓資料的准備，甚至是編制專門的培訓課件資料，同時要求企業各部門必須無條件配合參與培訓，並認真進行學習、測試，如有必要還應當組織測試，並對測試結果進行考核。不過，由於許多企業並不重視實施，在實施費用方面過於節約，軟件服務商很難做到針對性的培訓，培訓過程通常局限於對軟件基本功能的介紹講解，效果並不理想。
最后需要注意的是，企業管理並不是一成不變的，當企業實際情況發生變化后，信息系統流程很可能需要進行相應的調整，當企業內部產生新的需求后，信息系統可能需要進行修改配置甚至是開發。所以，企業一定要注重信息系統運維工作，最好是配備一名專職的運維人員，參與信息系統實施的全部過程，才能確保后續軟件服務商離開后，能夠獨立對軟件進行持續優化調整，這對於運維人員的要求還是比較高的，所以許多企業的選擇是在項目完成后，把乙方實施人員挖到甲方信息部門。
結語
總的來說，企業不僅需要充分認識到ERP系統的重要性，更應該深入了解如何有效發揮這些價值，采購ERP系統並非結束，僅僅是企業信息化的開始。