當今工作和生活中，來自外部的壓力要求我們提高效率，節約時間。當時間等於金錢，工作產出等於績效時，我們不僅需要工作，而且需要有效率地工作。
提高效率可以改善我們工作和生活的平衡、工作滿意度、個人成就感和對工作的自豪感。問題是，高效工作說起來容易做起來難。但幸運的是，你可以記住一部分提高效率的辦法並將其付諸實踐，然后讓自己慢慢去改變。
1. 記住收益遞減法則
每當我們提到工作和效率的時候，要記住並不是越多越好。研究發現，企業業務員工平均使用60種生產力工具來實現效率和工作之間的協作。考慮一下每個員工為了學會每種工具需要多少花費時間，再考慮一下使用這么多工具來完成每一項任務所花費的時間。這么做從表面上來看似乎將員工培養成了多面手，但其實潛在的精力消耗要遠遠超過了收益。由此我們就知道了，通過減少使用的工具數量，並精研於一些優秀和易於使用的工具，可以使你的效率顯著提升。
2. 減少任務之間的切換
工作過程中最浪費時間的事情之一就是任務切換。任務切換成本是指從一個未完成的任務切換到另一個未完成的任務時所浪費的時間。任務切換會嚴重分散你的注意力，讓你無法長時間地集中精力處理一件任務。當你收到的通知太多時，並感到需要立即處理這些通知帶來的問題時，你可能會無意中發現自己的效率大大降低了。RingCentral的一項研究發現，我們平均每天在不同的任務和工具之間的切換成本是一小時（相當於一年32個工作日）。雖然最小化電子郵件窗口，打開項目管理系統，然后再切換回電子郵件窗口似乎只需要很短的時間，但是想想重新注意力所需要的額外時間，你就知道潛在的損失都在哪里了。在任務轉換過程中真正損失的時間和單純的頁面轉換關系不大，因為關鍵在於你的大腦得花多久重新識別新的目標來集中注意力。
與其在瀏覽器窗口或工具之間切換，不如一次專注於一項任務。如果你需要在某項任務中休息一下，比起重新開始另一項任務來，我建議你不如花點時間喝口水，繞着辦公室轉一圈，或者把筆記本電腦關掉，暫時不去想那些勞什子。
3. 限制外部干擾
雖然智能手機可能是我們這個時代最偉大的創新之一，但它們有時也會讓人覺得是一種禍害。我們很多人都或多或少忍受着手機成癮的痛苦，我們會發現自己很難完全脫離社交媒體、短信、游戲或任何其他我們經常使用的應用程序和網絡程序。社交控或者說是害怕錯過的心理在一定程度上推動了這一趨勢，但我們很多人可能只是在瀏覽朋友圈微博，而不是在工作中處理待辦事項。
你的手機可能使你效率低下、拖延太久、似乎無法長時間專注於一件事情的重要原因。因此，你首先需要確定自己沉迷手機的問題有多嚴重。大多數智能手機上的新功能使你可以看到自己使用屏幕的實際時間，以及你把這些時間用來干什么了。如果你很難改掉動不動就玩會兒手機這個習慣，可以試試利用屏蔽功能來限制你訪問手機上的某些應用程序。這樣一來即使你忍不住想玩手機，由於客觀條件所限，你也玩不了了。
4. 效率應當由目標驅動
許多人缺乏工作效率的一個重要原因，就是缺乏目標。當我們不僅知道需要做什么，而且知道為什么要做時，我們會變得更有動力。當你努力實現了某個目標時，你可能經常會想到你想要（或需要）實現它的理由。當我們缺乏方向，不理解自己的需求，或者對結果或后續活動感到困惑時，我們就失去了目標感。
我們大多數人都不喜歡忙碌。我們想知道自己所做的一切是為某件事做貢獻還是更大的願景的一部分。當我們在工作中沒有了目標時，效率就會直線下降。有時候這些事情是我們無法控制的，但是為了讓自己提升效率，試着想想你完成某件事的目標，並把它作為前進的動力。
5. 確定任務的先后順序
缺乏效率（以及在各種人物之間切換）的一個重要原因是我們可能不知道自己應該先做什么后做什么。為了不再拖延下去並確保你能在重要的事情上取得突破，你需要把手頭的事情分個輕重緩急。根據事情的緊急程度為你手頭的任務確定先后順序可能是一個好的開始，但是通過考慮事情的先后順序，你可以完全剔除掉那些你發現根本不重要的事情。這么做對於確定需要首先完成的任務以及后續任務也很重要。
你可以建立一套划分輕重緩急的標准來，比如說什么是對你提高效率來說最重要的事情。由於效率這件事是因人而異的，所以有些人會考慮先完成自己最不喜歡的任務，然后再做別的事情。對另一些人來說，把冗長乏味的項目留到最后，可以確保自己動力十足地開始其他事項，你也可以從手頭的各項任務中找出更容易或更有趣的任務先完成，讓自己有繼續下去的動力。
6. 讓大家和你合作，而不是跟你作對
我們都經歷過毫無意義（或者看不到結束可能）的會議，我們都和團隊成員一起工作，他們有時候會讓我們覺得還不如自己把所有的事情都做完。這些情況非常常見，但在大多數組織中，合作是必不可少的程序。為了確保協作項目不會讓你和你的工作效率下降，公司內部應該有明確的任務授權，以及一整套工作流程或系統來確保任務的完成和問題的分類。當你能創造一個能讓你的同事或管理團隊幫助你提高效率而不是互相競爭來完成工作的環境、並輔之以卓有成效的溝通時，你會發現整個團隊的效率會有質的飛躍。
7. 准備好備用方案
工作效率的另一大障礙就是當事情沒有按計划進行時缺乏備用方案。在工作中，就像在生活中一樣，事情很少會按計划進行。為了在最后期限前完成任務或者保持工作效率，知道當自己的第一個方案失敗時接下來該做什么是至關重要的。如果沒有備用方案，我們可能會花很多時間不知所措，絞盡腦汁地想弄明白到底哪里出了問題。然后，我們才會另起爐灶，炮制一個新的解決方案或想出一個新的行動計划。所以，最好在一開始就做好最壞的打算，就當是確保事情出錯時知道該怎么做，或者就當是萬一你需要改變計划也可以立即采取行動。
8. 知道該如何衡量效率高低
與大多數其他業務領域一樣，你也需要對效率的高低進行衡量。如果你不知道該如何衡量效率，或者至少不知道高效的指標是什么，那么要想知道自己的效率是高是低就不太容易了。
效率的衡量在公司、行業和個人之間差異很大，因為在每個人看來效率並不相同。但是，重要的是要有一個可以衡量的標准，起碼你要有一套自己的期望或者評判方法。它可以是每天減少盯着手機屏幕的時間，在給定時間段內處理盡可能多的任務，或者記下完成單個任務所耗費的時間，然后對不同任務的完成時間進行比較。對於某些組織來說，效率可能就直接等於一定的金錢數量，所以如果可能的話，你也可以嘗試計算自己因為效率提升而節省（或掙得）的金錢數量。
9. 少一點盲目樂觀
我們都知道那些時間樂觀主義者——比如說，總是遲到的人只是因為他們對一項活動需要多長時間沒有直觀的認知和估計。提高效率還可以是放棄那些我們可能無法實現的承諾，以及對我們的能力、我們的效率以及我們何時能夠完成目標有一種更加現實和清醒的認識。
有時候，當你對完成一項任務所需要的時間過於樂觀時（這意味着你估計的時間有點少），你會因為完成任務的壓力而失去效率。或者，你擔心的是任務是否能夠完成而不是工作的實際質量。所以，為了提高效率，你不妨更現實地考慮你需要完成哪些活動以及完成這些活動所需要的時間。然后，如果你在更短的時間內完成了任務，你就可以把這件事情從手頭的任務清單中刪除了。
10. 勤於動手做筆記
你有沒有感覺自己哪次會議的經歷非常棒而且感覺富有成效？在會議上你非常專注，好像闡釋了很多好主意或者制定了不少的行動計划？但后來你以為自己可以把每個細節都記在腦子里，結果第二天醒來，你發現自己忘了所有說過的事情。把這些事情重新回憶起來不僅對你來說是浪費時間，對其他人來說也是浪費時間，因為他們需要放下手頭的工作提醒你你做了什么、說了什么。為了在一次富有成效的會議后馬上開始工作，你需要懂得做筆記，並確保當你稍后看這些筆記時，你知道它們的意思以及你需要做什么來完成這些工作。
另一個提高效率的技巧是，當你有了想法時立刻簡單地寫下來。沒有什么比早上在家里喝咖啡，想出一個好主意，然后在午餐時間坐下來花30分鍾絞盡腦汁來想起它是什么更令人沮喪的了。只需要花費幾分鍾的時間記兩筆，就可以為你節省大量的工作時間，何樂而不為呢？高效往往可以歸結為減少分心的次數，同時區分好事情的輕重緩急和找到目標。當你有意識地做出決定來提高你的工作效率時，你就會考慮使用何種生產力工具，強調更有效的協作，在以結果為導向的同時還准備好了備用方案。
"我懂得了那么些道理，卻依然過不好這一生。"