針對威脅,可以考慮下列五種備選策略:
上報。如果項目團隊或項目發起人認為某威脅不在項目范圍內,或提議的應對措施超出了項目經理的權限,就應該采用上報策略。被上報的風險將在項目集層面、項目組合層面或組織的其他相關部門加以管理,而不在項目層面。項目經理確定應就威脅通知哪些人員,並向該人員或組織部門傳達關於該威脅的詳細信息。對於被上報的威脅,組織中的相關人員必須願意承擔應對責任,這一點非常重要。威脅通常要上報給其目標會受該威脅影響的那個層級。威脅一旦上報,就不再由項目團隊做進一步監督,雖然仍可出現在風險登記冊中供參考。
規避。風險規避是指項目團隊采取行動來消除威脅,或保護項目免受威脅的影響。它可能適用於發生概率較高,且具有嚴重負面影響的高優先級威脅。規避策略可能涉及變更項目管理計划的某些方面,或改變會受負面影響的目標,以便於徹底消除威脅,將它的發生概率降低到零。風險責任人也可以采取措施,來分離項目目標與風險萬一發生的影響。規避措施可能包括消除威脅的原因、延長進度計划、改變項目策略,或縮小范圍。有些風險可以通過澄清需求、獲取信息、改善溝通或取得專有技能來加以規避。
轉移。轉移涉及到將應對威脅的責任轉移給第三方,讓第三方管理風險並承擔威脅發生的影響。采用轉移策略,通常需要向承擔威脅的一方支付風險轉移費用。風險轉移可能需要通過一系列行動才得以實現,包括(但不限於)購買保險、使用履約保函、使用擔保書、使用保證書等。也可以通過簽訂協議,把具體風險的歸屬和責任轉移給第三方。
減輕。風險減輕是指采取措施來降低威脅發生的概率和(或)影響。提前采取減輕措施通常比威脅出現后嘗試進行彌補更加有效。減輕措施包括采用較簡單的流程,進行更多次測試,或者選用更可靠的賣方。還可能涉及原型開發(見 5.2.2.8 節),以降低從實驗台模型放大到實際工藝或產品中的風險。如果無法降低概率,也許可以從決定風險嚴重性的因素入手,來減輕風險發生的影響。例如,在一個系統中加入冗余部件,可以減輕原始部件故障所造成的影響。
接受。風險接受是指承認威脅的存在,但不主動采取措施。此策略可用於低優先級威脅,也可用於無法以任何其他方式加以經濟有效地應對的威脅。接受策略又分為主動或被動方式。最常見的主動接受策略是建立應急儲備,包括預留時間、資金或資源以應對出現的威脅;被動接受策略則不會主動采取行動,而只是定期對威脅進行審查,確保其並未發生重大改變。
針對機會,可以考慮下列五種備選策略:
上報。如果項目團隊或項目發起人認為某機會不在項目范圍內,或提議的應對措施超出了項目經理的權限,就應該取用上報策略。被上報的機會將在項目集層面、項目組合層面或組織的其他相關部門加以管理,而不在項目層面。項目經理確定應就機會通知哪些人員,並向該人員或組織部門傳達關於該機會的詳細信息。對於被上報的機會,組織中的相關人員必須願意承擔應對責任,這一點非常重要。機會通常要上報給其目標會受該機會影響的那個層級。機會一旦上報,就不再由項目團隊做進一步監督,雖然仍可出現在風險登記冊中供參考。
開拓。如果組織想確保把握住高優先級的機會,就可以選擇開拓策略。此策略將特定機會的出現概率提高到 100%,確保其肯定出現,從而獲得與其相關的收益。開拓措施可能包括:把組織中最有能力的資源分配給項目來縮短完工時間,或采用全新技術或技術升級來節約項目成本並縮短項目持續時間。
分享。分享涉及到將應對機會的責任轉移給第三方,使其享有機會所帶來的部分收益。必須仔細為已分享的機會安排新的風險責任人,讓那些最有能力為項目抓住機會的人擔任新的風險責任人。采用風險分享策略,通常需要向承擔機會應對責任的一方支付風險費用。分享措施包括建立合伙關系、合作團隊、特殊公司或合資企業來分享機會。
提高。提高策略用於提高機會出現的概率和(或)影響。提前采取提高措施通常比機會出現后嘗試改善收益更加有效。通過關注其原因,可以提高機會出現的概率;如果無法提高概率,也許可以針對決定其潛在收益規模的因素來提高機會發生的影響。機會提高措施包括為早日完成活動而增加資源。
接受。接受機會是指承認機會的存在,但不主動采取措施。此策略可用於低優先級機會,也可用於無法以任何其他方式加以經濟有效地應對的機會。接受策略又分為主動或被動方式。最常見的主動接受策略是建立應急儲備,包括預留時間、資金或資源,以便在機會出現時加以利用;被動接受策略則不會主動采取行動,而只是定期對機會進行審查,確保其並未發生重大改變。
整體項目風險應對策略
風險應對措施的規划和實施不應只針對單個項目風險,還應針對整體項目風險。用於應對單個項目風險的策略也適用於整體項目風險:
規避。如果整體項目風險有嚴重的負面影響,並已超出商定的項目風險臨界值,就可以采用規避策略。此策略涉及采取集中行動,弱化不確定性對項目整體的負面影響,並將項目拉回到臨界值以內。例如,取消項目范圍中的高風險工作,就是一種整個項目層面的規避措施。如果無法將項目拉回到臨界值以內,則可能取消項目。這是最極端的風險規避措施,僅適用於威脅的整體級別在當前和未來都不可接受。
開拓。如果整體項目風險有顯著的正面影響,並已超出商定的項目風險臨界值,就可以采用開拓策略。此策略涉及采取集中行動,去獲得不確定性對整體項目的正面影響。例如,在項目范圍中增加高收益的工作,以提高項目對相關方的價值或效益;或者,也可以與關鍵相關方協商修改項目的風險臨界值,以便將機會包含在內。
轉移或分享。如果整體項目風險的級別很高,組織無法有效加以應對,就可能需要讓第三方代表組織對風險進行管理。若整體項目風險是負面的,就需要采取轉移策略,這可能涉及支付風險費用;如果整體項目風險高度正面,則由多方分享,以獲得相關收益。整體項目風險的轉移和分享策略包括(但不限於):建立買方和賣方分享整體項目風險的協作式業務結構、成立合資企業或特殊目的公司,或對項目的關鍵工作進行分包。
減輕或提高。本策略涉及變更整體項目風險的級別,以優化實現項目目標的可能性。減輕策略適用於負面的整體項目風險,而提高策略則適用於正面的整體項目風險。減輕或提高策略包括重新規划項目、改變項目范圍和邊界、調整項目優先級、改變資源配置、調整交付時間等。
接受。即使整體項目風險已超出商定的臨界值,如果無法針對整體項目風險采取主動的應對策略,組織可能選擇繼續按當前的定義推動項目進展。接受策略又分為主動或被動方式。最常見的主動接受策略是為項目建立整體應急儲備,包括預留時間、資金或資源,以便在項目風險超出臨界值時使用;被動接受策略則不會主動采取行動,而只是定期對整體項目風險的級別進行審查,確保其未發生重大改變。