摘要：開個好頭，萬事不難。項目啟動會作為項目建設生命周期的開始，其意義和難度不言而喻。作為項目管理辦公室的負責人，需要特別重視項目啟動會的召開，杜絕走過場，避免雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文結合公司信息系統項目的實際經驗，總結歸納出項目外部啟動會議的目的（作用）、需要參會的人員和會上需要介紹的主要內容，為甲乙各方項目經理更好地組織和召開項目外部啟動會議提供參考。
這里的項目啟動會，指的是項目外部啟動會，需要甲乙雙方共同考慮組織、參與的會議。
（一） 項目啟動會議所處的項目生命周期時間點
一般而言，項目啟動會議在項目招投標結束，甲方選定了項目乙方后，雙方基本談攏了合同，就會商議在合適的時間召開項目啟動會。因此，項目啟動會在雙方簽署完合同后即可召開項目啟動會。
（二）項目啟動會由誰來組織
項目啟動會，由甲方來組織。具體到人，由甲方的項目管理辦公室負責人來組織。但在國內，很多企業因在項目立項前期就指定了項目經理，因此項目啟動會的組織工作由甲方的項目經理來負責。因在中標通知工作完畢后，項目乙方也會指定項目經理，故乙方的項目經理一般會被要求配合甲方的項目啟動會工作。
（三）項目啟動會召開的場地和目的
項目啟動會議一般選擇在建設方或用戶方現場召開。主要是讓項目建設方、用戶方、監理方（如有）等項目主要干系方對該項目的整體情況（包括項目的建設背景、項目總體規划及項目團隊成員等信息）有一個清晰的認識和了解，讓項目各主要干系方清楚各自的職責和義務，讓項目建設方、用戶方在項目建設的過程中所需要給予的支持和配合給予承諾，從而讓各方就項目建設的相關事宜達成共識。
（四）與會人員有哪些
一般而言，甲方乙方監理方的主管領導、甲方的項目團隊成員、甲方業務部門代表、甲方系統用戶代表、監理方團隊代表、乙方項目團隊成員均需要參加項目啟動會。其中，甲方
（五）會議議程及主要內容
A.甲方會議主持人（通常是甲方副總）宣布召開啟動會議，介紹與會領導和人員，介紹會議議程。
B.甲方項目管理辦公室負責人介紹項目總體情況（項目立項、資金預算、項目招投標、項目建設周期）、項目中標方名稱、甲方項目經理名稱。
C.乙方項目主管介紹項目情況和項目的建設方案，通常由乙方技術主管、總工程師、分管領導負責介紹。同時宣告乙方項目經理名字。
D.乙方領導發言。就本項目的建設做出工作指示，許諾項目的支撐資源，向甲方保證將按質按量完成項目建設。
E.甲方領導發言。甲方領導重申項目重視情況，並宣布項目正式啟動。
在乙方項目主管介紹項目情況和項目的建設方案時，將講述如下內容：
A.介紹乙方基本情況，讓甲方各參與者對乙方的實力有所了解，對完成系統建設的能力充滿期待。
B.介紹項目背景，說明項目立項之前甲方存在哪些問題，進而引出現在做的工作將是為了解決XX問題。需要注意的是，介紹資料要詳細列出存在哪些問題，如溝通不暢，是哪些部門/單位溝通不暢，哪些系統之間無數據或者弱數據溝通。信息孤島，哪里存在信息孤島，這些孤島不串接起來會怎樣？串接起來又怎樣？
C.接下來講述將如何去解決這些問題。如在部門/單位/現有業務系統之間構建一個XXX系統（包括系統功能介紹），完成什么樣的業務串聯，有什么樣的意義，對於甲方現有內部管理流程、服務能力、商業價值等方面有些什么樣的幫助。需要注意的是，由如何解決這些問題來闡述系統建設的意義，是領導真正關心的價值點，要盡可能說明白這方面的內容。
D.有提出了解決方案后，PPT還應該講述期待甲方、業務單位如何配合工作，哪些工作需要甲方、業務單位積極參與。如需求調研工作，詳細列出將去哪些單位了解組織架構、業務過程，希望部門/單位提供業務能手協助和講解單位現有業務系統、現有業務流程；需求評審工作，將組織甲方業務部門代表，逐條評審確認需求說明書內容；系統用戶驗證測試與試運行工作，希望XXX部門/單位提供測試場地、組織測試資源，進行測試與試運行工作。同時闡述項目總體規划、項目各主要干系方的責任和義務項目存在的風險及其應對策略（包括項目實施計划、項目開展）。
E.最后介紹乙方對項目的寄語，展望。
需要注意的是，由於項目啟動會議主要是信息展示而不是討論，一般時間都比較短，因此一些需要與會各方認可或承諾的事宜，需要在啟動會議前溝通清楚，否則會嚴重影響啟動會議的效果。
（五）總結
能否開好項目啟動會議，關鍵取決於前期准備工作是否做得充分和到位，當然啟動會議文稿的組織、會議的形式、各發言人的臨場表達也非常重要。“片言以居要，一目能傳神”，願啟動會議的組織者、參與者能充分利用項目啟動會議上有限的時間，達到非常的效果；同時借用項目啟動會議這一契機，用團隊的智慧點亮項目前進道路上的明燈。
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作者：機場信息系統研究員
來源：CSDN
原文：https://blog.csdn.net/lejuo/article/details/38367891
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