方倍工作室在和幾千家企業及個人用戶軟件外包需求的溝通交流中，發現大部分用戶都不明白自己的需要什么，也不知道如何來提出自己的需求，現在我們以某企業開發優秀員工評比投票及轉發分享得紅包功能為例，介紹如何寫一份簡單易懂的軟件外包需求說明書。
一、明確已經有什么
首先自己要知道自己已經有了什么，這是第一步。主要包括公眾賬號、服務器信息、現有的數據等內容。比如：
公眾賬號：方倍工作室，類型：服務號，已申請微信認證，已申請微信支付，已申請微信紅包及企業付款 [不同的賬號類型及功能意味着是否有相應的權限，有權限才能進行相應的開發，沒有權限就開發不了，程序不能創建出公眾號的權限，只能在已有的權限上開發功能]
服 務 器：新浪雲，運行環境：PHP5.3，MySQL5.6 。<不了解這些信息，或者沒有服務器的則不填，要求方倍工作室提供即可，報價中則包含服務器費用>
已有數據：公司員工數據，包括員工姓名、手機號、工號、職務名稱等。以Excel形式提供。<對於需求和現有數據關聯的，必須提供已有的數據信息，並且告知對方提供形式，是以Excel，SQL腳本還是API接口等形式提供。如果沒有數據，則開發過程中創建數據庫，然后需求方自己錄入數據。>
二、明確自己需要什么
分為以下部分。
1. 管理員要有什么功能
功能點1：
功能簡介：上傳員工數據。
詳細說明：管理員登錄管理后台之后，可以將Excel導入后台數據庫中。
功能點2：
功能簡介：創建月評比活動。
詳細說明：管理員可以創建下個月的評比活動，並且選擇候選員工。
功能點3：
功能簡介：查看投票結果。
詳細說明：管理員可以查看每月的投票結果。
功能點4：
功能簡介：其他基本功能。
詳細說明：包括修改后台管理密碼等。
2. 公眾號接口部分
功能點1：
功能簡介：生成菜單。
詳細說明：底部菜單按鈕中，員工可以點擊進入。
功能點2：
功能簡介：關鍵字回復。
詳細說明：發送某個關鍵字，比如“10月”，可以查詢該月的評比結果排名。
3. 用戶要有什么功能
功能點1：
功能簡介：查看當月候選員工列表。
詳細說明：員工可以看到當月候選員工列表。
功能點2：
功能簡介：投票。
詳細說明：員工可以給某個員工進行投票。
功能點3：
功能簡介：轉發得紅包。
詳細說明：員工分享投票頁面到朋友圈，將得到一個1元錢的微信現金紅包。
【上述這些功能，並不需要寫得多么詳細，但將各種功能類別理清，並且提取出來，是非常重要的個人水平能力，也是一種高效溝通能力的體現】
【另外，如果能做好功能的整理，那么開發方的報價會比較合理，如果自己的功能都無法理清，那么開發方會覺得后續溝通修改的成本可能會較高，從而提高報價。】
三、明確預算
分析出上述需求以后，就需要自己有一個預算。如果是公司項目，就直接問領導大概可以提供多少經費支持。如果是個人項目，就直接估算出一個自己可以出得起的最高價錢。
如何估算外包需求的價值呢？
這需要以一線城市高級程序員工資為參考標准(因為他們代表了被市場認可的高水平與高質量，如果不想被坑的話，就不要找小白)，他們的工資在1萬~3萬之間。日工資在500~1500左右，一個項目無論大小，總有前期的需求溝通、開發實現、調試測試等過程，所以中小型項目在1000~10000是個合理的報價區間，復雜的在項目在幾萬到幾十萬也是正常的。對方並沒有漫天要價。你的預算不要低於這個最低值。
切忌
不要以自己也是開發人員覺得對方報價貴，然后砍價一半以上，對方覺得你不僅開發能力有問題，而且人品道德有問題，直接將你拉黑。
或者不要說自己是學生沒錢，只能出個零頭的錢，學生不是不可以找外包，但也需要尊重對方的時間及勞動。