本文概況
- 閱讀時間: 約2分鍾
- 適用版本：SharePoint Server 2010及以上
- 面向用戶：普通用戶，管理員
- 難度指數：★★☆☆☆
在日常工作中，總有一些常用的文檔需要經常打開查看，其實我們可以使用Outlook連接SharePoint中的文檔庫，自動下載文檔並將同其他郵件目錄一起顯示在導航區域，而且可以直接在Outlook中查看預覽文檔內容，就像查看郵件一樣方便。
當有新文件上傳或文件有更新，文件變動也將同步顯示在Outlook中，也可以點擊在Outlook中的文件夾直接跳轉到瀏覽器中查看。
效果圖
實現步驟
打開任意文檔庫，在文檔庫根目錄點擊Ribbon功能區的庫選項卡，點擊上面連接到Outlook圖標按鈕
瀏覽器將彈出安全提示框是否允許瀏覽器打開此計算機上的程序，點擊允許
瀏覽器啟動Outlook后，會詢問是否將此SharePoint 文檔庫-連接到Outlook，點擊是即可
允許Outlook連接SharePoint后，會提示輸入SharePoint賬號密碼登陸，這里的界面因SharePoint版本可能不一致，但沒有關系，登陸驗證即可
驗證成功后，Outlook將同步下載所連接文檔庫的文檔到本地
下載后的文件顯示在SharePoint 列表欄目下，並與郵件一樣會高亮顯示未查看的條目，另外文檔庫中的文件夾層級結構也下載下來了，可以折疊展開顯示。
文件預覽
選擇一個文件，文件內容將在郵件預覽區顯示，支持Word、Excel、PPT直接預覽，PDF需要安裝與Outlook兼容的預覽程序，也可以直接雙擊文件直接調用本機PDF默認打開程序預覽。
通過郵件發送文件
在已離線的文件上，點擊右鍵，在顯示的菜單中選擇轉發，將顯示新建郵件窗口，可以看到文件已經在郵件的附件欄里了，即可輸入收件人發送該文件，
在瀏覽器中打開
在Outlook中查看文件比較方便，但如果需要查看文件的歷史版本就需要在瀏覽器中操作了。我們可以直接在OutlookSharePoint 列表欄目下，在想要在瀏覽器中查看的文件夾上點擊右鍵，選擇在Web瀏覽器中打開,將自動在瀏覽器中跳轉到SharePoint中所選文件夾目錄。
如果
在Web瀏覽器中打開后，提示404錯誤，請確認在點擊連接到Outlook按鈕時是否處於文檔庫根目錄。處理辦法：回到瀏覽器，導航到所要連接到Outlook中的SharePoint文檔庫根目錄，點擊
連接到Outlook按鈕安裝上面的步驟重新操作即刻，Outlook中先前已連接的庫可以右鍵刪除.
需要注意的是，這些離線到本地的文件屬於只讀文件，對文件的刪除操作都不會保存到SharePoint文檔庫中。
將文件更改同步到服務器
在Outlook同步的SharePoint文檔庫文件列表中，雙擊文檔自動調用Office程序打開該文件，選擇脫機編輯，將會把當前文件保存在導航欄SharePoint 草稿欄目中並進入編輯模式，修改完成后關閉保存。
在SharePoint 草稿中找到剛才編輯的文件，選中后可以在文檔預覽區看到提示只能在這台計算機上使用此文檔的更改，請打開此文檔以簽入更改，根據提示雙擊打開文件，將提示是否嘗試將您的脫機更改更新到服務器(會在Outlook檢測到聯機的情況下提示，否則不會提示),點擊更新
文件將同步更新到SharePoint服務器，更新完成后可以看到所打開的文件狀態又恢復成只讀模式。
以上演示環境：
- SharePoint版本：SharePoint Online
- Outlook版本：Outlook 2016